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企业声像档案管理工作存在问题及建议[摘要]本文主要阐述了企业声像档案管理存在的主要问题，并提出了加强声像档案管理工作的几点建议。 [关键词]企业；声像档案；问题；建议 企业声像档案是企业音像档案和照片档案的统称，是指企业各部门或个人在从事各种活动中直接形成的对国家、社会和企业有保存价值的照片(包括底片、反转片)、影片、唱片、录音、录像等不同材料为载体并辅以文字说明的历史记录。它一般以照片、底片、录音带、录像带、CD盘片、VCD盘片、DVD盘片等不同材料为载体，以影像、声音为主。是一种特殊的文字材料，是一种特殊载体的专门档案，声像档案是企业档案的重要组成部分。 一、企业声像档案管理工作存在的问题 1.思想认识上的模糊。企业在思想认识上存在两大误区：一种是在日常工作中，部分领导和有关人员根本不了解什么是声像档案，误以为只有上级来文和红头文件才是档案，在各种公务活动中形成的照片、光盘、磁带首先在思想认识上就未引起重视，所以在完成公务活动后，不进行归档保存。第二种是一部分摄录人员认为在公务活动中谁拍的照片就归谁，是自己的“知识产权”，应用完毕后怎样处理属于个人行为。由于思想上的模糊，导致部分声像档案长期在个人或科室内部保存，随着人员的变动和机构的变迁，造成声像档案的失控和流失。 2.档案意识不强，声像档案难以及时完整归档。声像档案具有较强的实效性和特殊的归档管理要求。例如照片档案主要由底片、照片以及文字说明组成。如不及时归档。随着时间的流逝，摄影人员自己也难以追忆齐全和表述准确。一张照片如果没有文字说明材料，其使用价值就大为逊色，甚至失去利用价值。原底片是照片档案的最原始材料，也是照片档案的重点部分。但是企业有积存照片未归档，且多数照片、底片已分家或无底片，文字说明更难说清。 3.管理制度不健全，声像档案未实行集中管理，甚至归档了的声像档案由于管理制度不到位，档案人员缺乏责任感，使部分声像档案在借阅过程中丢失。 4.保管条件差，声像档案难以长久保存。声像档案是一种特殊的文字材料，是一种特殊载体的专门档案。因而其保管条件比纸质档案要求更高更严格，但一些企业不具备恒温、恒湿、防磁等保存要求，致使一些磁带受损，照片变黄褪色，底片粘边变质，失去了应有的保存价值和利用价值。 这些问题的存在，很大程度上影响了企业档案信息资源的开发和利用，甚至会给企业造成不必要的损失。 二、加强企业声像档案管理工作的建议 1.提高认识，加强对企业声像档案管理工作的宣传。企业声像档案是企业生产、经营活动的真实记录，具有很强的原始性和记录性，同时声像档案又具有其他档案无法替代的生动、形象的历史记录。完整的、规范的企业声像档案对提升企业形象、反映企业文化，更好地促进企业的良性发展具有重要意义。所以，企业要加强对《档案法》、《企业档案管理规定》、《照片档案管理规范》的宣传，提高对企业声像档案管理工作重要性的认识。一要向企业领导宣传。抓住一切有利时机向领导宣传有关法律法规和生动的企业声像档案的利用事例，争取企业领导的重视和支持。二要向企业声像档案的形成和管理人员宣传。宣传企业声像档案的整理归档及管理要求，保证声像档案的妥善、长久保存。 2.依法治档，建立健全企业声像档案管理规章制度。许多企业因管理制度不健全，致使企业声像档案没能实现集中统一管理；有些企业虽然制定了相应的企业声像档案管理规章制度，但仍处于无章可循的管理状态。我们知道，企业声像档案不同于传统的文书档案、科技档案，声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。如照片的底片要和照片一起归档，并且和影像胶片、光盘等需辅以文字说明后及时归档，以免日后难以追忆齐全和准确。要改变企业声像档案管理混乱的现状，保证此项工作的正常运行，就必须对企业声像档案依法管理。一要建立一套行之有效、具有可操作性的规章制度，如建立企业声像档案的形成、收集、整理、移交、保管、借阅、提供利用等规章制度，对企业声像档案管理的每个环节都要作出明确规定，使之有较强的制约作用，做到有章可循、有法必依，规范企业声像档案工作，同时还要建立企业声像档案管理人员岗位责任制和工作标准。二要企业各部门凡是能形成声像档案的都必须执行企业声像档案管理制度，以确保企业声像档案及时、齐全、完整地归档，由企业档案部门集中统一管理企业声像档案。 3.增加资金投入，不断改善企业声像档案保管条件。声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。但目前，只有少数企业设置了声像档案室或配备了声像档案专柜，而大多数企业则将声像档案与纸质档案混存，不具备恒温、恒湿、防磁等保管要求。致使一些照片变黄退色。底片粘连变质，磁带受损等。从长久保护和利用考虑，企业声像档案要求恒温、恒湿、防磁、防光、防震、防火等。目前一般企业对声像档案的保管条