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关于文档―体化建设问题思考[关键词]文档；―体化建设；档案工作 文档一体化管理是档案工作发展的必然趋势，也是电子信息时代对档案工作的客观要求。多年来，理论界一直把它作为重点问题不断研究，并将其理论不断深化，取得了明显成效。但在实际工作中还存在许多难题。为促进文档一体化建设，我们要针对实际问题进行深入思考和研究。 一、关于文档一体化 当前我国档案界对档案一体化管理有两种观点：第一种观点认为文档一体化是机关内部文件和档案的流程交互过程现模式为：文书部门一档案室。强调前端控制。第二种观点认为文档一体化是文件、档案全程管理。实现模式为：文书部门一档案室一档案馆。淡化文件与档案的阶段划分，强调全程控制与管理。从理论上讲，前端控制思想和后保管模式是实现文档一体化管理的理论基石，我国传统的文档管理更多地关注文件、档案各自的作用和意义，把文档一体化当作档案工作对文书工作的提前介入和参与。这样的理解是比较狭隘的。我们应结合国情，全面和科学地把握机关文书工作、档案室与档案工作的有机联系，更多地关注电子文件管理的起始点、管理的跨越部门和管理的连续性，强调全程控制与管理。 二、文档一体化运行中存在的问题 1.现行体制与文档一体化管理不相适应。表现在文书工作和档案工作分属在不同机关的领导下实行集中统一管理。我国档案工作统一归国家档案局领导，军地各级档案行政管理机关、中央及地方各专业主管机关的档案部门负责对全国、本地区、本系统的档案工作进行监督检查和指导。而文书工作又分别由中央办公厅、国务院办公厅和中央军委办公厅领导。这种分属的领导体制严重制约了文档管理一体化建设的进程。 2.电子政务系统与档案信息化建设结合不够。目前电子政务运行多数是”一把手工程”。在实际工作中，电子政务设计部门意识不到电子文件的管理应该按照档案管理的要求进行，不主动征求档案部门的意见。档案管理部门信息闭塞，只是忙于自己的档案信息数字化和数字档案系统的建设，主动参与不够。结果是电子文件的有效控制和收集都存在较大的困难。 3.文档一体化建设法规标准缺失。我国在上世纪90年代末建立了一套对电子文件的管理办法和标准，为保护和保存电子文件起到了一定的作用，但目前电子文件形成越来越多，档案管理的压力也越来越大。电子文件的控制技术虽然在不断提高，但实际工作中存在着许多不好解决的问题，关键是与文档管理相配套的政策、法律、规章、标准严重缺失，还没有建立起既有阶段又有层次的法规标准体系。 三、文档一体化建设的对策建议 文档一体化建设是一个系统工程，涉及面广，我们要适应时代发展要求，完善具有中国特色的文档一体化理论，建立健全与文档管理相适应的法律、法规体系，促进文档管理工作具有高效性、科学性和安全性。 1.调整建立管理机制。我国现行的文档管理机制虽然有不相适应的地方，但我们在完善文档管理体制过程中，还应根据我国国情，在现有体制的基础上调整，最大限度地降低文档一体化管理改革的成本和风险。所谓文档一体化管理机制，是指在电子政务建设体系中，文件和档案工作管理机关应作为其整体建设的一个分支机构，参与其规划，共同组织电子文件系统的设计、形成并指导监督档案室对电子文件进行全程管理和开展服务利于工作的一种综合机制。这样有利于推进文档一体化建设，促使它作为电子政务建设的一部分纳入国家信息建设战略规划中。 2.构建法规标准体系。法规标准体系是促进文档一体化管理健康发展的重要保证，我们必须高度重视并尽快完善。一是针对文档一体化要求，进行法规和标准体系的论证。二是对《电子签名法》、《电子文件归档与电子档案管理办法》、《公务电子邮件归档与管理规则》、《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》等已有法律和标准进行梳理，纳入文档一体化法规标准体系。三是建立宏观法规政策，完善相应技术标准。比如尽快建立《电子文件法》，确立电子文件的法律地位；针对一体化建设的特点，制定《文档管理一体化建设实施办法》，理顺文件档案统一管理和协调机制。明确文档管理一体化的建设范围、运行方式、建设要求等。同时要尽快研究出台文档一体化系统建设相配套的技术标准。包括结构与功能、各环节衔接，数据转换、迁移、备份等。四是各地区、各专业应根据国家法规制定实施细则和建设标准，确保文档一体化系统建设的规范化和电子文件的标准化。 3.强化安全性研究。文档一体化以计算机网络技术为支撑。网络的安全性是电子文件信息安全的重要保障。目前在各级机关里对涉密文件真是谈“网”色变。因此在文档一体化建设中还要解决好一体化系统中形成、流转、归档、利用的电子文件在长久保存过程中的安全问题。在科研和法规标准化方面要双管齐下，重点突破，通过一系列技术措施和标准的出台，确保文档一体化系统及其电子信息收、管、用的长久安全。 (