填写收支结算表-区议会.PDF

附件 E 附錄 II(須知) 填寫收支結算表(表格乙—非政府機構)須知 (二零一二年七月修訂本) 1. 遞交限期 獲葵青區議會撥款資助的機構(下稱“獲資助機構＂)必須在活動完結後將已填 妥的收支結算表(表格乙) ，連同支出收據及有關證明文件(見下文第 4 段) ，送交葵青 民政事務處分區聯絡組/分處。葵青區議會發出的撥款通知書已列明提交收支結算表 的限期，敬請留意。提交收支結算表的限期一般是活動完成後一個月，但若活動在 每年二月十日或以後完成，限期則定為每年三月十日，以便趕及在政府的財政年度 結束前完成發還活動支出的程序。請注意，若獲資助機構未能在指定的限期內交回 收支結算表(表格乙) ，則葵青區議會將按《葵青區議會撥款使用指南》及葵青區議會 的規定採取適當的懲罰措施。 2. 一般事項 (i) 獲資助機構須確保收支結算表(表格乙) 內各部份已填寫妥當 ，並已夾附所需收 據及證明文件(詳見下文第 4 段) ； (ii) 獲資助機構須在收支結算表(表格乙)第(七)部填寫獲授權人或活動負責人的姓 名及簽署。團體亦必須在指定位置蓋上印章。有關資料必須與團體在撥款申請 表格(表格甲)內所提供的資料相符。 (iii) 收支結算表(表格乙) 內所載的資料如曾作修改，必須由獲資助機構的獲授權人 或活動負責人在旁加簽。 3. 收入及支出項目詳情 獲資助機構在填寫收入及支出項目詳情時，請注意下列各項： (i) 必須填報活動的所有收入(包括門票收入、現金贊助)及所有支出(無論是否以 區議會撥款支付) 。(實物贊助的資料應在表格乙第(二)(8)部列出。) (ii) 支出項目應作適當分類，同一類的物品或服務應列入同一項目。“雜項＂只可 用於文具及未能歸類的雜類支出，獲資助機構不能利用“雜項＂申請發還宣傳 開支、紀念品及獎品、飲品、茶點、便餐、運動制服及酬金的開支。 (iii) 獲資助機構不可從獲區議會資助的活動中賺取任何利潤。 4. 所需證明文件 請提供下列證明文件︰ (i) 支出收據，作為各項支出的證明(有關收據的規定載於下文第 5 段) ； (ii) 活動照片； (iii) 報價記錄表(如適用) ； (iv) 獲區議會資助製作的印刷品或刊物(如門券、資料冊、場刊、問卷調查報告) 、 宣傳品(如海報、宣傳單張及橫額)及參加者紀念品的樣本或照片；及 (v) (此項只適用獲批“地方組織撥款＂的機構) 獲資助機構須於活動舉行四星期前以書面形式邀請區議會議員出席活動，並將 邀請信的副本送交區議會秘書處存檔。如獲資助機構尚未遞交該邀請信的副 本，便應在提交撥還開銷申請時一併提交。 (vi) (此項只適用獲批“地方組織撥款＂的機構) 獲資助機構如向活動收取參加者費用，便須在申請發還撥款時，提交有關活動 的售票記錄(包括票價類別及各種門票的實際售出數量) 。若團體是經城市電腦 售票網出售活動門票，有關組織須提交該售票網發出的正式售票記錄，以供核 實。 表格 I (vii) 已填妥的臨時工作人員酬金、義工便餐或服務酬金支出表(如適用)(見表格 I) 。 獲資助機構須同時提交臨時工作人員的詳細資料(即：姓名、身份證號碼、電 話號碼和地址) 、有關工作性質、僱用期、薪酬的資料，以及已簽署的收據。 若獲資助機構聘用臨時工作人員或行政幹事協助推行活動，須為上述人員遞交 僱主申報表，列出支付予員工的薪金或津貼，並於提交收支結算表(