第三章电子文件的鉴定详解.pptVIP

* * 第三章 电子文件的鉴定 第一节 电子文件鉴定的内容 一、电子文件鉴定工作重要性的提升 由于形成、传输和利用的方便，电子文件的数量巨增，远远超过纸质文件，尽管这些文件的储存空间小于纸质文件，但是，一则这些文件并非都具有长久保存的价值；二则数量巨大的电子文件会增加电子信息的负担，既降低系统响应检索提问的速度，也增加维护保管的费用。 电子文件的鉴定是指根据有关规定鉴别电子文件的档案价值，确定其保管期限，删除、销毁已积累但无保存价值的电子文件。 在电子文件管理中，文件一经产生，所经历的第一个环节就是鉴定，档案工作的其他一切环节都紧随其后。从这点上说鉴定在顺序上是居首位的。没有鉴定也就没有其他工作产生的必要。另一方面，鉴定工作又是控制文件质与量的关口，文件是否要作为档案进行保存，保存数量的多少和时间的长短都是由鉴定决定的。从这一点而言，鉴定在重要性上又是居第一位的。因此，把鉴定作为电子文件管理的控制核心，是对鉴定地位的重新认识。 二、电子文件鉴定的内容、特点和程序 （一）电子文件鉴定的内容 1. 内容鉴定 内容鉴定也称为内容价值鉴定或内容分析，是指根据电子文件自身的状况和信息内容来确定电子文件的档案价值和保管期限。即根据电子文件所含信息的有用性和社会需求，鉴定电子文件的实用价值和历史意义，并在此基础上确定其保管期限。这是传统鉴定工作的核心。 2. 技术鉴定 技术鉴定是指根据电子文件保存、识读等方面的技术状况来确定电子文件的档案价值和保管期限。 内容价值鉴定和技术鉴定这两个要素对于确定电子文件的保存价值来说缺一不可，这就要求电子文件的鉴定从内容和技术状况两个方面同时展开，并最终将两个方面的鉴定结果联系起来，综合判定电子文件的保存价值。 第一节 电子文件鉴定的内容 （二）电子文件鉴定的特点 1、多维性 首先，是其鉴定范围的拓宽，使得电子文件鉴定不仅仅要鉴定其内容上的有用性，还要对其文件属性、文件技术状况进行鉴定。其次，电子文件的鉴定工作不像传统文件那样只是在文件运行的一个节点进行，而是在电子文件管理的许多环节都存在，这就使得电子文件鉴定与多项工作相联系，内容上有很多交叉的地方。 2、连续性 从文件的形成、办理、归档到存储、开放、利用、销毁整个过程，每一个环节都有鉴定的身影。 3、分散性 分散性是指电子文件鉴定需要多方承担，而不是由档案工作人员独立完成。 4、风险性 电子文件鉴定工作的内容比传统文件鉴定更加复杂，这也就是说，鉴定过程中出现意外的几率也就远远高于传统文件的鉴定，电子文件的鉴定具有一定的风险。 第一节 电子文件鉴定的内容 （三）电子文件鉴定的程序 我国传统的档案价值鉴定一般分三个阶段来完成：即文书处理部门对应归档材料的完整性鉴定和保管期限的划分；档案室对进馆前具有永久保存价值的档案鉴定；馆藏期满档案价值的鉴定。 电子文件的初次鉴定主要是对电子文件的内容价值进行鉴定。它实际上是在电子文件形成、积累的同时完成的，在归档前就完成了。 电子文件的二次鉴定，是介质归档鉴定，可以在介质物理归档（实体归档）时，即将电子文件脱机保存到移动载体上时进行。鉴定内容包括内容价值鉴定和技术鉴定两个方面。 电子文件的三次鉴定一般由机关（企事业）档案室在电子文件保管期满时进行，也是一种全面鉴定，可结合电子文件的复制进行。 电子文件的四次鉴定是电子文件向档案馆信息系统移送时进行，以确保进入档案馆的电子文件信息具有永久保存的价值。 电子文件鉴定贯穿于电子文件管理的始终，因此也被称为全过程鉴定。各环节的鉴定是相互联系、相辅相成的，初次鉴定是基础，二次、三次、四次鉴定是继续和补充。 第一节 电子文件鉴定的内容 第一节 电子文件鉴定的内容 （四）电子文件鉴定工作的组织实施 在初次鉴定中，文件管理人员和档案管理人员应对文件的保存要求和鉴定过程向信息技术专家提出意见，以便在电子信息系统设计和软硬件的选择上符合档案管理和鉴定的要求。信息技术人员还应对元数据进行识别和保留，并就电子文件的采集和维护提供专家意见。 电子文件二次鉴定是电子文件形成部门在档案部门的协助下，对归档文件内容、载体进行鉴定、检测，确定取舍，对其所需的软硬件环境作出说明，并根据电子文件的价值划分其保管期限，提出在保管期限内配套的软硬件环境要求。 三次和四次鉴定是在电子文件作为档案管理过程中进行的，主要由档案部门负责，会同有关部门人员一起进行。其主要任务是对已到保管期限的电子文件重新审查鉴定，把失去保存价值的电子文件剔除销毁。 第二节 电子文件的内容鉴定 一、“直接鉴定法” 所谓“直接鉴定法”即是通过直接审查档案来鉴定档案的价值。它要求鉴定人员逐件逐张地审查文件，而不是根据案卷目录和案卷标题来判定其价值。 20世纪80年代，随着电子文件的