数字化档案馆建设初步设想.docVIP

数字化档案馆建设初步设想[关键词]数字化;档案馆;设想 随着信息技术的迅速发展和互联网的广泛应用,数字化已经渗透到人们生产生活的方方面面,建立数字化档案馆已经成为各档案馆的中心任务。数字化档案馆指在档案馆数字化基础上,形成以数字化信息为馆藏内容,以计算机为管理手段,以网络传递为利用方式的一种新型档案馆,是采用现代高新技术的数字信息资源系统。档案馆数字化。 一、档案馆的数字化含义 (一)档案管理的数字化。(二)馆藏信息的数字化。(三)档案信息传输平台数字化。 二、档案馆数字化建设需要注意的几个方面 (一)建立标准化的规范体系。《中华人民共和国标准化管理条例》指出:“标准化是组织现代化生产的重要手段,是科学管理的重要组成部分,在社会主义建设中推行标准化,是国家的一项重要技术经济政策。”这充分阐明了标准化的地位和作用。现在各地的档案馆对数字化建设还都处在试验和探索阶段,采用的方式方法也不尽相同,因此在档案馆数字化建设中,标准化的规范体系的确立就显得尤为重要,它是档案馆数字化建设高质量的坚实基础。如对档案馆现有的数据库与软件进行修改、规范,提高数据质量,完善软件功能,特别是数据标准接口功能。在建立标准化的规范体系方面应遵循以下原则:1.以标准化管理为主,制度管理为辅。2.首先考虑采用国际标准,其次才是国家、行业及地方标准。 (二)建设高质量的档案信息数据库。档案馆数字化建设的核心依然是建设档案信息数据库,并通过网络平台进行信息传递和信息交流。 档案馆计算机数据库类型以检索性数据库和文件性数据库两种较为常见,检索性数据库主要用于揭示馆藏内容,介绍开放档案的范围、目录和提供网上检索途径;文件性数据库,主要用于完整地载入档案文件,使人们可以通过网络获得档案信息。档案信息数字化后以数据形式集合成数据库,档案信息组织形式就发生了本质上的变化,从原先纸张上顺序的、线形的方式转变为计算机的直接的、网状的方式,索引文件、超文本技术可以使信息按本身的逻辑关系组织成相互联系的网状结构,依赖先进的智能化信息管理技术,以人工语言或自然语言进行搜索,为用户提供方便、高效的服务。一个高质量的数据库中的数字信息要达到以下质量标准:第一,数据的准确性;第二,数据项目和内容的完整性;第三,数据的规范性;第四,数据的稳定性。 (三)档案信息安全问题。安全是档案馆数字化建设不可忽视的一个重要方面。档案馆与图书馆最根本的不同在于图书信息基本上是面对普通公众,而档案信息则对安全保密有严格的要求,有相当一部分档案信息是需要控制使用的,所以档案馆数字化建设中必须采取一系列措施保证档案信息的保密和安全。通常采取的措施可以分为制度管理和技术保证两类,档案馆在数字化建设中对此应该形成一套管理制度体系,此外还需要有相应的技术措施进行自动控制,才能做到更加严密。 (四)加快相关人才的培养和使用。人才问题是关系到档案馆数字化建设成败的另一关键。档案馆数字化建设的过程是与新知识、新技术的普及密不可分的,所以各类相关人才的引进和培养必须引起高度的重视。档案馆数字化建设过程中必须考虑培养的人员有以下几类:系统开发与维护、数字化加工与管理、标准化建设、数据库运行等。档案馆必须重视对在职人员的培训工作,重视引进相关的专业人才,以适应档案馆数字化建设的需要。在相关的岗位培训及人才引进时应该遵守以下原则:1.做到有提前量,使有关人员对新技术新设备提前了解。2.针对不同对象分层次培养,要求知识技能与岗位相适应。3.充分依靠社会支持,引进人才但不浪费人才,做到人员结构合理。 三、数字化档案馆的建设方法 建设数字化档案馆档案部门没有现成的经验,但可借鉴图书部门和其他部门的经验,笔者认为其建设方法有三种: (一)数字化支持技术优先:先投入一定量的资金购置服务器、终端机、网络设备、扫描仪、数码相机等硬件设备,进行综合性网络的建设,然后集中力量对原有的档案信息进行数字化处理、分类、汇总,通过因特网、电话线、宽带数据网向社会提供数字化的档案信息,用户可以不受时间、空间的限制快速得到自己想要的档案信息,从根本上解决长期以来档案工作中的主要矛盾。这种途径见效快,但投入高,需很强的经济支持和技术支持。这种方法适合于大型综合性档案馆和一些与信息产业有关的专业性档案馆。 (二)数字化资源优先:先购置少量的计算机、扫描仪并建设档案馆内的局域网,对馆藏档案信息进行数字化处理,待数字化资源形成规模后逐步采用支持技术与其他档案馆的数据库互联,再形成广域网。这种途径见效慢,投入少,技术要求不高,适合于中小型综合档案馆和专业性档案馆。 (三)用户优先:在人员、经费不到位的情况下,可采用单机对档案目录进行著录标引,实现目录的数字化,使用户能在较短的时间内查