浅论档案信息化资源开发利用.docVIP

浅论档案信息化资源开发利用国家档案局于2002年1月印发了《全国档案信息化建设实施纲要》,明确提出了全国档案信息化建设的目标和主要任务:本着统筹规划,统一标准,分级建设,安全保密的原则,加强档案信息化基础设施建设,加强电子文件归档和电子档案的规范化管理,推动馆藏档案的数字和数据库建设。当前由于认识不高,组织不力,资金以及人力资源的缺乏,档案信息化建设存在很多问题。 在高等院校档案管理中,档案利用与档案工作者的素质关系十分密切,两者既相辅相成,又是对立统一的。做好档案利用工作的根本途径是提高档案工作者的整体素质。人是一切活动的根本,只有提高人的综合素质,才能得心应手地做好各项工作。档案利用效率的高低、质量好坏以及档案利用活动的效益与档案工作者息息相关,取决于档案工作者的综合素质。 ―、阻碍有效开发的因素 1.开发客体的状况阻碍着有效开发。首先,档案保管的分散性影响了档案的有效开发。档案保管的分散性包括保管地点的分散性及保管形式的分散性。档案的保管地点随着档案形成年限的不同而不同,由档案室到档案馆,档案馆又分为综合性与专业性档案馆,国家级与地方级档案馆等,不同的档案保存在不同地点这势必会对档案开发造成或多或少的影响。进馆档案又有来源、事由等不同分类法,使有内容联系的档案在实体保管时变得分散了。其次,档案利用范围的内向性影响了档案的有效开发。档案在档案室阶段是档案第一价值实现阶段,档案室是某一独立的社会组织的内部职能机构之一,没有向社会提供利用服务的职责和义务,这个时期档案主要服务对象是档案形成机关,为本单位的各项工作服务。档案在档案馆阶段是档案第二价值的实现阶段,档案馆是社会中专门保管具有国家历史意义的历史文化财富并向社会各界提供广泛服务的基地,但由于档案查阅手续烦琐,一般人很难轻易的接触到档案,这些都给档案开发带来了不便。再次,档案传播的滞后性影响了档案的有效开发。档案工作依旧遵循到了一定年限开放这种做法阻碍了档案的开发工作,使档案开发的周期过长,对于急切需要利用档案的人们来说等待的时间太长了。最后,档案状态的原始性影响了档案的有效开发。档案的状态是指载体形式、自然条件和保管状况。现在的档案仍然是以纸质档案为主,其他载体的档案占少数。对于纸张这种载体,它极易受到温度、湿度、火灾、病虫害的影响,对其保管就应极为仔细,尽量延长纸张寿命,所以我们一直在寻找一个保存状态简易、可以比纸张寿命更长的存储档案的载体,以便使档案信息永久的保存下去。 2.开发主体的素质制约了有效开发。首先,开发意识的被动性制约了有效开发。长久以来,档案工作人员就处在一个被动的状态,只有上级下达任务及年度工作量的压力下才完成工作,档案工作者是档案信息资源有效开发的操纵者,档案工作者的文化层次及对工作是否用心、细致,直接关系到档案信息资源是否能够有效的开发。档案中所存在的信息是不变的、静止的,不经过对档案信息的仔细研究是发现不了蕴藏在档案信息中更深层次的含义的,而如何从一定量的档案信息中开发出更多的有用的资源,这也要求我们的档案工作者对档案信息的开发工作积极参与,用心探索。其次,知识结构的陈旧性制约了有效开发。档案中所蕴涵的信息是多方面的,可能会涉及历史、社会、经济等方面,这就要求档案工作者只掌握档案相关工作程序是不够的,也要相应地掌握一些历史、社会、经济方面的知识。而如今中国已加入WTO,与世界接轨,较高的外语及计算机水平也应为档案工作者所掌好更有效地开发档案信息资源。 二、档案及其信息化 1.档案概述。“档案,是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图标、声像等不同形式的历史记录。”档案学是一门社会科学。社会功能和社会使命是档案存在与发展的依据,档案是机关工作者查考的依据,是生产建设的丰富资料,是科学研究的基础和条件,是宣传教育的生动素材,对社会的发展起着多种积极的甚至不可缺少的作用。 2.档案信息化建设。开展档案信息化建设首先需要明确的是其内在理念,即确保保存“社会记忆”功能的实现。因此,在档案信息化建设中要加大对数字化档案研究的力度,解决数字化档案的长期保存与安全传输等问题。否则,“人类记忆”就会面临丢失的危险。 档案管理现代化、信息化,其核心是管理手段的现代化和保护技术的现代化。同时,需要明确的是网络化、数字化不等于信息化。档案信息化建设具有广泛的内容,它包括了档案信息资源的有序整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、档案信息资源的开发利用、档案信息化人才队伍的建没以及促进档案信息资源开发利用的政策法规、标准的制定等等。因此,不能简单地把各类档案的数字化、档案信息网络的建设等同于档案信息化建设,而应从多方面