第十一章 - My数位学习.PPT

第十一章 專案控制 本章重點 專案控制的意義 績效、成本與時間要控制的可能原因 控制的基本目的 基本控制機制的種類 專案控制常利用的工具或分析法 控制系統的平衡 創造性活動的控制 專案變革的控制 專案控制的意義 控制是執行規劃-監控-控制的專案週期中最後一項元素，主要是蒐集有關系統績效的資訊，並與預期的水準相比，如果落差未達控制者所期望的水準，就必須採取行動，這就是控制。 簡言之，控制就是為減少專案計劃與實際之間的差異，所採取的行動。 專案的目標是幫助組織達成某些策略的目標，因此必須透過監控與控制來達到監督與掌握的效果。 特殊的控制-風險管理 是一種特別形式的控制管理手法，風險管理團隊必須要在專案的某些方面上，採取某些特定的行動，來規避或降低風險，這些行動必須對環境或是專案的主要風險來源發生作用。 風險的來源，有許多是來自於外部專案所無法控制的事件，故而團隊必須採取行動來減少或移除這些威脅，尤其是影響專案聚焦三大要素「績效、時間和成本」。 導致績效必須要控制的可能原因 發生非預期的技術問題 可用資源不足 當前無法克服的技術困難 發生品質或可靠度問題 顧客要求改變系統規格 發生跨部門的糾紛 技術突破對專案產生作用 導致成本必須要控制的可能原因 技術困難，需要較多的資源 工作範圍增加 初始的投標或估價過低 報告結果不良或不合時宜 預算編列不適當 未及時修正控制 投入價格改變 導致時間必須要控制的可能原因 技術問題的解決時間比預期還長 初始時間估計過於樂觀 任務的順序錯誤 所需原料、人員或設備投入不足 先行任務未完成 顧客訂單需重做 政府修改規章 控制的基本目的 調節活動以達成目標 管理並節省組織的資產 實體資產 實體資產的保養維護 實體庫存存貨 人力資源 人力的成長與培訓 人員績效的評價 財務資源 控制機制與集中資源調節 三大基本控制機制種類 不論控制專案的目的為何，我們都可以使用三種基本的控制機制，即： 電腦控制 判斷控制 事後控制 電腦控制 電腦控制又稱為舵手控制，是控制系統中最常見的形式，其關鍵的特徵就是自動化作業。 系統的輸入值受限於輸入轉換成輸出的流程，同時監控系統的輸出，藉由感應裝置衡量，並與原先設定的標準值相比較，判斷差異過大則加以修正。 負回饋迴圈：指電腦控制系統中能減少與標準間之差異的設計。 電腦控制的等級類型 一階控制系統 簡單的功能，設定一個標準，不斷的以達到該標準目標才會暫停運作：如自動定溫器。 二階控制系統 根據一些事先設定的規則或程序來變更系統標準：如自動倉儲系統。 三階控制系統 可不經過特定預先設計的程式來改變目標，其可反應系統績效，並採取不預設在操作指南的方法，又可稱其為學習，如人工智慧。 電腦控制的資訊需求 需準確的定義如何控制輸出的特徵。 每個特徵都必須設置標準。 感應裝置必須在期望的準確度下衡量特徵。 衡量必須轉換成可與標準相比較的訊號。 若差異過大，必須送交決策者以查出問題。 若控制系統設計，允許採取一個或多個行動，必須提供一些額外的資訊。 判斷控制 是以一種測試的形式來檢視專案是否符合特定的預設條件，專案管理中大部份的控制為此。 判斷控制必須運用判斷，輸出的特徵必須落在精準的限制中，判斷控制只有在控制者使用它們時，才會有作用。 專案管理者必須預先設計具有查核點功能的里程碑控制系統，以控制整個過程中的計劃、預算、時程及績效。 判斷控制的預警及規避 專案管理人員應建立一個早期的預警系統，讓潛在的問題顯現出來，然後定期查核實際與預測輸出或進度的差異。 控制有時會令專案的成員感到不安，所導致的結果，便是規避控制，因此人員彼此間的信任是有效控制的必要條件。 階段性控制：不要等專案完成後，才來尋找無法達成目標的原因，應於各階段即進行控制。 專案企劃、計劃、說明、時程、預算及績效所包含的一切資訊，都須要應用判斷控制，里程碑是控制活動的關鍵元素，也是專案進行中的判斷資訊的最好輸出形式。 事後控制 也稱為事後績效控制或檢閱，應用在事實發生後，與亡羊補牢有類似的意思。 事後控制並非指在事後才試著做没有意義的修改，而是直接去改善未來專案，可達到目標的機會，也就是說，不像電腦控制或判斷控制是依循著組織的目標來進行控制。 事後控制常被當作獎懲的基礎，也會被應用在專案之間的協調，因此專案的有效管理也變的非常的重要。 事後控制報告的內容重點 專案目標 詳細描述專案的目標與標準。 里程碑、查核點與預算 實際與規劃的差異比較與說明 專案結果的最終報告 不論好壞皆應記載，重點應說明接下來該如何作。 績效和流程改善的建議 提出一些建議，選擇較有效果的部份進行改善，使專案未來的管理會更順暢更好。 專案控制常利用的工具或分析法 標竿 品質機能展開 階段流程 自動引導團隊 設計發展方法 變異數分析 趨勢規劃 關鍵比例控制圖 管制圖