文员培训10.26试卷.ppt

1 通 告 今天上中班的员工15﹕00到人事文员处买工衣﹐违 者后果自负。 金属部 这是一则不完全整的通告﹐且有漏洞。当时﹐金属部上中班的时间是16﹕30﹐ 而15﹕00别人或许还在睡觉﹐谁知道这时间去买工衣呢﹖而且落款也没有日期（年﹑月﹑日） 例一 2 通 告 全体蓝球队员今天晚上到球场集中训练。 喷漆部 这则通知有一个明显的错误﹐没有具体的落款日期和具体的集中时间。到底是哪天发出的通知呢﹖到底是今晚上什么时间﹖这是错误情况的出现都是因为文员的粗心大意而造成的。 凡發出之文件如有修改，除文件內容以顏色識別修改處外，亦同時在文件編號及主題上加以修訂。舉例如下： ? 1）? 原檔案編號之後加上(REV.1、REV.2…) 例如：原文件檔案編號：0V02030502001 修定文件檔案編號：0V02030502001 (REV.1) ? 2） 原文主題之後亦需加上 (修定一、二…或版次2.0、3.0…等) 例如： 原主題：修定文件需注意檔案編號及主題之識別 修定後主題：修定文件需注意檔案編號及主題之識別 (修定一) ? * 電子郵件的使用DOC\0A120720024 盡快回復 尊重對方 收信人名單 愈短愈好 內容精簡 用字謹慎 避談機密 隨時主動電話溝通 站在讀者的觀點 多看一遍 * 文件的管理即如何处置公文﹐文件的收发和存盘是文件处理的几个重要五一节﹐处理文件时要求﹕准确﹐及时﹐安全保密。准确是公文的质量要求﹐如果文件处理出现差错﹐会影响工作的﹐有时甚至造成重大的损失。及时是公文的时效要求﹐文件处理只有做到及时﹐迅速﹐才能保证工作效率﹐根据文件的轻重缓急程度﹐坚持先主后次﹐先急后缓的原则。安全保密是文件指导正常工作的保证﹐有相关一部分文件有不同度的机密性﹐一旦泄密会给公司带来麻烦甚至造成损失。 第五节 文件的管理 新制未定按舊制 任何一種規則或方法﹐經過一段時間的實踐﹐由於各種客觀因素的變化﹐致使該規則或方法﹐出現不完全適用或産生某種不良影響﹐即使存在已久的規則從未使用﹐對它的效果存有疑問﹐應先用文字注釋﹐簽寫日期﹐以候修訂。但是﹐新的規則或方法尚未正式通過使用時﹐但仍需使用的規則和方法。  * 二）﹑本公司文件资料的日常处理 1.其它部门发来的日文一犍要做好签收手续﹐在其留底本背面签名﹐日期﹐时间﹐并在收文右上角签及日期时间﹐再在登记本上作好登记后﹐交给上司审阅﹐提出批示和意见。 2﹑送给上司审阅的资料要分类整理﹐分清主次﹐缓急程度。急件放于上面。﹐密件要妥善摆放。 3﹑签收文件的文员在时间允许下可认真阅看文件内容﹐重要的地方用萤光笔划上﹐发现文件有错误亦可提示上司。 4﹑发出的文件用划光笔按星级代表颜色划在受文部门及签发人签批字名。 5﹑有些文件无须发给对方时﹐可用传阅﹐阅后须签名及日期。 6﹑定期将文件资料整理存盘﹐按规律﹐依次序﹐以最新修订本存盘。费用报销或其它数据资料（或交何生审阅的报表）要使用纸带计算器打印纸带 7﹑各种表格的填写必须做到准确无误﹐工时表﹑考勤表﹑奖金表﹑物料申请（表）单﹐购物单等报表﹑单据﹐如未填满而有空格﹐须用笔划线删去﹐以锡上司审批后有人补加内容。 9﹑发出的文件资料必须保持纸面干净整洁﹐如遇不慎脏污﹐则须重新撰写或打印。 10﹑不论发出的还是签收的文件都必须小心传递﹐不得皱折﹑损坏﹑破裂 * 外部门或外单位送给本部门的文件﹑材料统称为收文。 签收﹕收悠扬在对方的投递文件的留底本背面签名﹐表示收到﹐这是收文处理工作的开端。 登记﹕文件经签收后在收文登记簿上登记。登记项目﹐收文时间﹐收文顺序号﹑来文档案编号﹐来文部门﹐文件主题﹐页数等。 送阅﹕登记后﹐须送上司审阅﹐以便作出处理。 批办﹕上司接到送部的文件并审阅后﹐作出批办意见﹐分发有关部门或承办人员处理。批示内容﹕承办部门或个人﹐处理原则﹑方法﹑措施和完成期限等。 承力﹕对反映的问题﹐承办人员要求认真办理或尽快答复。 催办﹕对需要输或答复的文件﹐文书人员应根据内容的缓急程序和时限要求﹐对作进行督促检查﹐防止漏办和延办。 范围﹕上级﹑平级﹑下级 重点﹕紧急文件和重要件 方式﹕电话﹑信函﹑上门 归档﹕对已办