使用Outlook提高工作效率.ppt

使用Outlook提高工作效率 2007年 语音平台事业部研发部 Outlook vs Outlook Express Outlook Express Outlook Express仅仅是Email客户端程序 Outlook Express在操作系统或IE中提供安装 Outlook 是Microsoft Office套件的一部分 电子邮件和日历、任务等有机结合，提供个人信息管理（PIM）的功能； Outlook与SharePoint Portal Server和Exchange Server等集成，提供微软的企业信息管理的整体解决方案，能实现团队乃至公司级的工作任务管理 本课程的主要内容 本培训包括 在单机上如何使用Outlook来提高工作效率，实现对个人工作更好的管理； 如何使用Outlook实现与其他人的简单协作； 本培训不包括 Outlook的基本使用说明； Outlook与SharePoint Portal Server和Exchange Server集成协作的内容； 具体来说包括 如何提高邮件处理效率 如何实现工作任务管理 其他使用技巧 本课程的听众 所有希望通过使用Outlook而使自己的工作更有条理，效率更高的员工； 对于邮件和工作事务较多的员工有直接的帮助； 对于任何员工，本课程中的技巧都可以帮助你改变工作管理方式，养成良好的工作习惯； 本培训需要时长：约30分钟； 邮件处理的难题 每天接收到的邮件越来越多，内容分类各不相同，有的邮件需要我后继的跟踪处理 怎么才能更快的在海量邮件中找到我想要的那一封邮件？ 怎么才能更有效对邮件进行分类管理？ 怎么才能标识出需要后继工作的邮件，并且提醒我在规定的时间内完成？ Tip1：提高邮件搜索效率 Outlook提供了基本的查找和高级查找的功能，但是搜索效率很低； 高级搜索工具（插件） Outlook 2003（及以前版本）可以安装Lookout插件 Outlook 2007可以通过安装Windows Desktop Search工具获得集成在Outlook中的高级搜索功能； 其他的桌面搜索引擎（如Google Desktop Search）也可以获得在Outlook中高级搜索的功能； 个人推荐使用Windows Desktop Search 与Outlook 2007的集成度更高 可以设置索引关注的目录，有效减小索引文件的大小； 重新设定索引文件的存放位置； Tip1：提高邮件搜索效率 Windows Desktop Search 缺省搜索邮件主题，内容，附件名称和微软格式（Word，PPT，Excel等）的附件内容； 自动构建搜索视图； 可以通过高级选项限定搜索范围 from:xxx 搜索来自于某人的邮件 to:xxx 搜索发送到某人的邮件 subject:xxx 搜索主题中包含指定字符串的邮件 contents:xxx 搜索内容中包含指定字符串的邮件 attachment:xxx 搜索附件名称中包含指定字符串的邮件 其他高级搜索选项参考Windows Desktop Search的说明文档 Tip2：通过目录和类别进行分类管理 通过分类可以更好的组织管理我们的邮件，形成邮件之间的逻辑关系； Outlook提供目录和类别等分类方法； 类别 Outlook 2007中使用6种颜色进行区分； Outlook 2003（及之前的版本）通过类别名称进行区分； 设置类别需要在列表中进行选择，并不是那么方便； 目录 目录方式更方便邮件的组织和访问； 目录方式可以体现层次结构； Outlook很多管理功能基于目录； Tip2：通过目录和类别进行分类管理 分类方法的使用主要根据个人习惯； 通过目录实现多层次的分类，在目录中通过一种特殊颜色表示重要的邮件，是一种可以考虑的分类方案； Tip2：通过目录和类别进行分类管理 Tip3：通过规则自动分类 除了手工对邮件进行分类，Outlook还提供了强大的基于规则的自动分类处理功能； 规则可以在收到或发出邮件之后自动运行，智能的分类处理邮件； 规则格式：条件-操作[-例外] 例如： （条件）主题中包含[SSML]（操作）将它移动到SSML文件夹 （条件）发件人电子邮件地址中包含（操作）将它移动到W3C文件夹（例外）主题或正文中包含[SSML]时除外 Tip3：通过规则自动分类 Tip4：邮件的工作提醒 在接收到需要后继工作的邮件之后，Outlook提供了丰富的手段进行标记和提醒； 通过将邮件拖放到左侧导航窗口的对应位置，可以将邮件转化为其他类型的事件，如日历的约会，任务等； 转化为约会有利于安排工作开始结束时间； 转化为任务有利于在完成之前进行提醒； 将邮件标记为待办事宜 可以设置待办事宜的提醒时间； 可以在Outlook的搜索文件夹中