秘书临时事务处理思维训练资料.ppt

* （２）要坚持原则、按章办事，不要违法乱纪，为达到目的而不择手段。秘书为上司办事也必须坚持原则、按章办事，决不能超越原则、违法乱纪、搞特殊化，甚至为了达到目的而不择手段。尤其是上司的专职秘书，更应注意这一点。近年来，发现一些领导人的秘书违反原则，假借领导人的名义到处伸手、插手，不仅公开索要礼品、礼金，而且插手人事问题。有的秘书甚至模仿领导人笔迹乱批条子，假借领导人名义乱打电话，托人办事，达到了无所顾忌、无法无天的程度，严重损害了党群关系和干群关系。所以，我们强调这个问题绝不是危言耸听，而是一个非常现实的重要问题。 * （３）要一视同仁，不分亲疏，不要看人办事，有失公平。在一个组织中，往往不是只有一个领导人，而是一个领导班子，这个班子里的每一个领导人都有可能向秘书交办一些事情。秘书应以怎样的态度办理这些事项，先给谁办、后给谁办，这里就有一个掌握平衡的问题。否则，就会引发矛盾，伤害领导人的自尊心，进而伤害秘书与领导的关系。一般情况下，秘书办理领导交办事项，要尽量做到一视同仁，凡是领导交办的事项，都应以积极的态度认真去办，努力完成。 人有了知识，就会具备各种分析能力， 明辨是非的能力。 所以我们要勤恳读书，广泛阅读， 古人说“书中自有黄金屋。 ”通过阅读科技书籍，我们能丰富知识， 培养逻辑思维能力； 通过阅读文学作品，我们能提高文学鉴赏水平， 培养文学情趣； 通过阅读报刊，我们能增长见识，扩大自己的知识面。 有许多书籍还能培养我们的道德情操， 给我们巨大的精神力量， 鼓舞我们前进。 * 出版社 社文分社 秘书思维训练 * 第十八部分 秘书临时事务处理 思维训练 训练内容图解 * 第一单元　临时事务概念感知 一、要点讲解 秘书临时事务是指：上司临时交办或正常事务性工作之外突发的，需要秘书及时处理的事务。 * 二、活动设计 （一）议一议 性急的老总 这是一家规模较小的私营企业，总裁办有三个秘书，总裁办主任是个男性，他还兼着人力资源部经理。除了主任，就是经验丰富的小娜和今年刚刚参加工作的玛丽。这天上午，小娜外出有事，办公室只留下主任和玛丽。这时，一位看上去似乎有些耳背的老人拿着一张发票走了进来。可能是找销售部找错了门，玛丽正好有点别的事情去办，会路过销售部，于是顺路将他领到销售部去了。不巧，玛丽刚走，老板就来电话，让主任把新车间的设计图送去。负责文件收发的是玛丽。 * 主任左翻右翻怎么也找不到图纸，于是等得不耐烦的老板在电话里大发雷霆：“怎么搞的？连张图纸也找不到，你这个主任一天到晚在干些什么？”有什么办法？主任只好沮丧地等玛丽回来。玛丽刚进门，主任就把自己胸中的怒气全部发泄到玛丽头上：“托您的福，老板给了好果子吃！你干什么去了？！”玛丽想说明，但主任根本不给她说话的余地：“废物！饭桶！”玛丽怎么受得了这样的委屈，她泪流满面地冲出办公室，屋里只剩下主任对着硕大的天花板抽闷姻。这时，小娜回来了。…… 问题探讨：如果你是小娜，你怎么处理这件突发事件？ * 提示： 正确的处理方法及理由：小娜首先要向主任汇报外出办事的结果，然后小声地问：“主任，出了什么事？”“真是实在对不起，要是我早回来一会儿就好了……”当主任大致说完事情的经过后，立即向主任表示道歉。这样，主任的脸色就会阴转多云，这是第一步。第二步是小娜帮主任找到设计图，然后将图纸送到总经理办公室，向老板认错：“实在对不起，我刚出去办了点事……您要的是这份图纸吗？”如果现在由主任给老板送去，说不定老板还要发脾气，把主任奚落一顿。 * 但是由小娜送去，不管老板脾气如何，总不至于再发雷霆。沉着机灵，随时给自己的上司准备下台阶的梯子，只有具有丰富经验的秘书，才会有这种智慧的闪光。最后是第三步，小娜带玛丽到一个无人的接待室，心平气和地同她谈心：“你参加工作以来，工作很刻苦，而且对工作也很热情，大家对你的印象都不错。不过，只是有时候还得掌握点分寸，注意点工作方式。就拿今天的事来说吧，如果你在存放文件时，对主任说一句：‘主任，我把图纸放在这里。’ * 今天就不会让老板生气了。过去我也出过这方面的差错，其实，这也是我的不对，我应该及时提醒你才是。”小娜最好是这样和风细雨地去帮助玛丽，千万不能这么对待玛丽：“正是因为你走了，主任才生气嘛！”或者“你存放文件的方法就是有问题。” 本题的关键：换位思考是保持良好人际关系的法宝。 （二）练一练 １．你值班时，接到邻市交警大队的电话，告知你们单位的车在那儿除了交通事故。听到这个消息，你的第一反应是什么？说说你处理这一突发事件的思路。