秘书日常事务资料.ppt

秘书日常事务 办公环境的维护与管理 1.办公环境布置的基本原则 体现企业的精神、重视以人为本、考虑成本 2.办公环境布置的内容 开放式办公室的布设、 封闭式办公室的布设 --小办公室：上司办公室靠里，秘书办公室紧靠上司的，打字、复印间远离上司办公室。 --大办公室：隔板一般高1.2米，上司办公室在最里面；最好为转椅（低靠背、高靠背）。 --公寓式办公室：客厅作为接待室或文员室，里间卧室为上司办公室。 办公环境的管理 --保持清洁卫生，温度湿度适宜 --及时清理废弃物，花卉保持生长良好 --摆放整齐有序 --时钟拨准，保持走动 --日历日期准确 --报纸、杂志是否较新 秘书办公室布置小技巧 --力求简单实用 --坐在办公桌前，伸直双臂，双手合拢，在高于桌子15cm左右画弧型，手臂所能覆盖区域，适合放与工作有关物品 --用文件夹存放、区分工作 --文具分类放在用品盒中 --小物品先放入盒中，再放在稍高于眼光平行的层面 --下班前整理好物品，确认电源是否关闭、抽屉、柜门是否锁好 值班工作 值班工作的主要任务 1保持信息畅通； 2办理接待工作； 3处理突发事件； 4承办领导交办事项。 值班工作的组织形式 1专职值班员； 2工作人员轮流值班。 值班工作的制度和要求 1岗位责任制 2交接班制度 3请示报告制度 4安全保密制度 电话往来 打电话要点 1态度和蔼； 2公私分明； 3用心专一； 4长度适宜； 5准备充分。 接电话要点 1接听及时； 2善待差错； 3乐于转接； 4以柔克刚。 挂电话要点 一般应由发话人先挂电话，受话人不宜抢先挂断电话。挂电话时，话筒要轻轻放下，不可用力摔挂。 接待工作 接待工作的分类 (1)按接待对象的国籍划分 (2)按是否有约划分 (3)按隶属关系划分 (4)按接待的性质划分 接待工作应遵循的原则 (1)热情诚恳 (2)讲究礼仪 (3)细致周到 (4)按章办事 (5)安全保密 (6)讲究效率 接待实务 (1)重要有约接待 (2)外宾接待 (3)下级（或群众）来访接待 接待工作 前台、秘书的责任之一，就是甄别客人，起到过滤、分流的作用。 迎客、待客、送客是接待工作中三个基本环节。 预约来访者的接待 1、亲切迎接——3S服务 Stand up 、See、Smile 大公司：办公室最好每天早上给前台接待员一份当 天来访者名单。 向领导确认后，按照领导指示带客人至会客室。 秘书不要首先主动伸手去和客人握手，但是如果客人首先做出了握手表示，秘书则必须与其握手。 秘书要努力记住单位有关人员的姓名及所在部门、科室（熟悉单位情况）。 客人等待期间，及时为其续水，以示关注。 引导：走在客人前放两三步，侧转约130度向客人。 手指并拢、拇指弯向掌边，掌心朝上，腰部以上的高度指示。有电梯工，请客人先进先下；无电梯工，秘书先进后下。 2、热情待客 特别注意：文件收拾、与客交谈、开门礼仪、衣物挂放、引座礼仪等。 招待：茶七酒八、出迎三步，身送七步 未预约来访者的接待 1）面带微笑主动问候 2）了解来访人员意图 3）联系有关部门及人员，确定是否接待预约客人 4）如果当天不能接待来访者，向来访者说明情况，不要浪费双方时间。请来访人留言或帮助其预约。 对固执来访者 1）毫不妥协但注意礼貌，反复解释 2）面对威胁，可随机应变尽快告知领导或单位保安部门，不要蛮横无理 3）保持冷静，语气平缓，耐心细致。 重要宾客与团体接待 1.接待规格：最终决定权在上司那里，接待规格决定了人员安排、日程安排、经费开支等。 ---高规格接待 ---对等规格接待 ---低规格接待 不宜均采取高规格接待方式。 1）会让客人轻视主方公司 2）影响领导的工作 3）攀比，产生厚此薄彼的误会 接待规格的确定 1）来访者身份 2）双方关系和利益 3）对方会见要求 4）突发情况 5）以往做法。 接待工作 接待方案的主要内容 接待方针 接待的指导思想 接待规格 在接待的准备工作中，核心环节是确定接待规格。它决定着礼仪活动的多少，规模大小，隆重程度，由哪些人员前往迎接、陪同等等。接待规格反映出对来宾的重视和欢迎的热烈程度，依据主要来宾的身份及实际需要来确定 接待形式 具体的接待方式、方法。确定迎接、宴请、会谈、送行等事宜举行的形式。例如：是否前去机场、车站迎接，是否举行一定的仪式，是否准备鲜花；宴请的规格，等等 接待日程安排 工作安排：安排好来宾的有关工作事宜。会见、会谈、汇报、交流及参观办公区或车间、产品演示