秘书实务第四章接待工作资料.ppt

乘车位置的排序 乘车位置的排序 乘坐轿车有专职司机开车时，司机的右后方为上座。其次是正后方。 如果是主人自己开车，主人的右侧（副驾驶）为上座 乘坐中大型面包车时，司机后边的第一排右侧临窗的位置为上座。其他位置，前座高于后座，右座高于左座；距离前门越近，座次越高。 观看节目的座次安排 （1）观看文艺节目时，一般以第七、八排座位居中为最佳。 （2）观看电影则是第十五排前后居中为最佳。 （3）这两个最佳位置也就是我们说的贵宾席，VIP区域。专场演出时，要把贵宾席留给主人和主要客人，其他客人可排座位，也可自由出入。 客人离去后的有关工作 客人离去（后）的工作主要是欢送客人和资料归档 注意事项： （1）核实客人离去所乘航班或车次抵达时间、地点有无变化，以及飞机（火车）停靠的情况。 （2）按照接待方针和接待方案，设计和实施欢送礼仪。 （3）为表隆重，参加接待服务的人员在客人住地列队欢送。 （4）欢送人员目送客人所乘汽车、火车、飞机启动后，再返回。 第三节 接待礼仪及注意事项 如何称呼 称呼的方式列举以下四种 泛尊称：女士、先生、小姐 职务称：主任、书记、阁下 职称称：高工、教授 职业称：老师、律师、医生 称呼用语要求 举止文雅 表达恰当 言简意赅 表情自然 声音优美 注意口腔卫生 怎样介绍 怎样介绍 介绍分为：自我介绍和相互介绍，介绍顺序，采用尊者居后的原则 。 介绍方式 （1）将客人介绍给主人 （2）将地位低者介绍给地位高者 （3）将资历浅的介绍给资历深的 （4）先将年轻者介绍给年长者 （5）将非官方人士介绍给官方人士 （6）将男士介绍给女士 （7） 将公司同事介绍给客人 （8） 把迟到者介绍给早到者 介绍时动作：手心向上，介绍时一般应站立。 怎样握手 伸手次序 由尊者决定。公务场合职务高、身份高者先伸手，非公务场合，年长者、女姓先伸手。 握手动作 双目注视对方，面带微笑。对方伸手后，我方应迅速迎上去，身体稍前倾，伸出右手，手掌与地面平行，四指并拢，拇指张开，用大约2公斤的力，持续3-6秒，初次见面一般3秒以内。避免上下过分地摇动。 握手的注意事项 1.必须用右手，与异性握手不可用双手。 2.伸出的手是洁净的。 3.握手前要先脱帽、摘墨镜、摘手套。女性除非戴着与服装相配的、作为服装整体一部分的手套，否则也应摘下手套。 4.握手时眼睛注视对方，不要做其他事情或与他人交谈。 5.不宜交叉握手。 6.不宜坐着与人握手。 7.不在握手时长篇大论，或点头哈腰过分热情。 8.涉外场合需要照相时，握着的手则不要很快松开。 怎样致意 致意是向他人表示敬意的一种礼仪形式，在很多场合都适用，主要表现形式是：微笑、点头、招手、欠身、鞠躬、脱帽等。 基本规范： 1.男士首先向女士致意 2.年轻者先向年长者致意 3.下级应当首先向上级致意 4.当年轻的女士遇到比自己年岁大的多的男士的时候，应首先向男士致意。 怎样递送名片 动作要求 （1）递名片时要起身站立，双手拿出自己的名片齐胸递出，将名片的正面朝上，印有自己的姓名的一方朝向客人。 （2） 递送顺序按职务的先高后低和与自己距离的先近后远进行递送。 注意事项 （1）不要一只手去接别人递过来的名片，也不看一眼就把它塞进衣袋。这是非常不礼貌的。 （2）不要无意识的玩弄对方的名片。 （3）不要当场在对方的名片上写备忘事情。 （4）不要先于你的领导向对方递交名片。 （5）收取名片的一方如果备有名片，也应迅速递上自己的名片，若没有，则应该道歉。 （6）名片应放入专用的名片夹内，而不应该随便的放入钱夹或衣袋，这也代表了尊重之意。 （7）会客前检查和确认名片夹内是否有足够的名片。 怎样引导 怎样引领： 引领时，接待人员走在前面，应走在客人左前方约1.5米处，并用手势示意。 如领导并排行进时，引领者走在外侧。单行行进时，引导者应走在前。出入房门时，引领者主动开门、关门。 引导的规范手势： 手臂自然伸出，腕关节伸直，手心向上，四指并拢，手与前臂形成直线，以肘关节为轴，弯曲140度左右为宜，手掌与地面基本上形成45度角。 怎样保持良好的仪表形象 良好的仪表形象是做好接待工作的基础和开始，在接待工作中要始终坚持做到以下几点： 注意事项 （1）精神饱满自然，态度和蔼端庄。 （2