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从档案安全体系建设角度看档案保护
从档案安全体系建设角度看档案保护档案安全体系建设的提出,是继覆盖广大人民群众的档案资源体系、方便广大人民群众的档案利用体系思想之后,在我国现代档案体系建设理念上的又一个重大突破。三大体系的提出和完善,标志着我国档案工作在观念和理论创新上趋于完善和成熟,必将极大地推动档案工作现代化的步伐,带动我国档案带来跨上一个新的台阶。
一、档案安全体系浅议
关于档案安全体系的概念,目前还没有明确的定义。简单地分析,档案安全体系包含着两个方面的内容,一是档案安全,二体系,其中档案安全是目标,而体系则意味着针对目标实现的全方位审视和整合
档案安全一直是各级档案管理部门高度重视的问题。但到底什么是档案安全?对此还缺乏深入、系统的研究和认识,甚至还存在着一些误区。在工作中,一般各个部门各自有各自的强调重点,如保卫部门主要强调信息保密问题,保管部门主要强调档案保全不遗失,利用部门主要强调盗毁问题,保护部门主要强调档案老化受损的防护问题等,缺少在全局和系统高度上的统一部署和协调配合,衔接不够紧密,容易出现管理缝隙和漏洞。在国家层面上,对国家档案资源的认识还不够明确和深入,如何保障国家档案资源的完整性、如何确保对国家档案资源的掌控权等问题都有待进一步研究
由此可见,开展档案安全体系的建设,需要进行一系列的工作,包括档案安全体系的理论研究、国家政策、法规标准、实施模式、经费保障、技术研究、人才培养等,要努力做到科学决策,依法履职,合理布局,系统实施,重点突破,使档案安全的保障工作真正落到实处,没有纰漏
档案安全体系建设理念的提出,最大的创新是对档案安全的重新定位,突破了以往从局部对待档案安全的做法,力求以全新的思维出发,建设全面、系统、科学的档案安全体系。档案安全保障建设涉及各方各面,档案保护作为其中极为重要的一个组成部分,更应以档案安全体系建设的理念重新审视
二、档案保护的新特点
档案保护不是―项单纯的、简单的业务工作,而是贯穿档案管理全流程的系统性工作,所有针对档案的活动或环节都要考虑档案保护的问题。随着新载体、新技术在档案工作中的大量应用,档案保护表现出越来越多的新特点:
一是涉及面广。档案保护不仅体现在档案从生成到利用运行全流程管理之中,并在馆库建设甚至基础建设、档案缩微及数字化迁移,电子文件系统、灾害预防系统等各种档案馆项目建设中都是必须要考虑的重要问题。经常有些项目在建设中没有充分地考虑档案保护问题,给后继的工作造成不便,甚至形成档案安全的隐患
二是技术种类多。现在的档案载体种类繁多,诸如纸质档案、照片档案、胶片档案、缩微品、音像磁带、计算机磁带、计算机硬盘、光盘、各种实物档案、钢丝录音等各种特殊档案等,而每一种载体具体又有多种不同的细类,所涉及的保护技术和手段纷繁复杂
三是技术要求高。由于档案载体所具有的多样性,档案保护技术需要极为丰富的科学知识,包括物理、化学、生物、材料、信息、甚至历史、管理等诸多学科,同时还需要各种各样的专业技术,尤其是一些新的载体,本身科技含量就非常高,对档案保护提出越来越高的要求
四是难度越来越大。档案不仅种类多数量大,而且大都具有唯一性、不可再生性,不容损坏,具体到每一件档案上,又存在着巨大的差异性,对于一些新的载体,更是缺少实用的、经验证的技术手段,档案保护的难度正在不断加大
五是创新性与实践性的高度结合。面对档案保护中的各种技术及管理问题,档案保护需要更多的理论、技术创新,而所有的创新都必须接受实践甚至时间的考验,只有两者完美结合,才能不断丰富档案保护的手段,提升档案保护的水平
三、关于档案的寿命
随着档案管理实践的不断深入发展,档案与文件、档案实体与档案信息之间的关系正在发生着微妙的变化,档案与文件如影随形,实体与信息忽隐忽现,传统的档案概念面临革命性转变。但不管如何,档案保护的使命一如既往,最大程度延长档案信息及载体寿命以满足档案保管期限的要求仍是档案保护唯一的目标
档案的寿命从不同的角度出发,可以分为档案的保管寿命、档案的信息寿命、档案的载体寿命、档案的技术寿命四种
档案的保管寿命:就是希望档案能够达到的寿命,由档案保管期限表决定
档案的信息寿命:是档案的信息能够被正确、完整、可信读取的寿命,它受到多方面因素的影响
档案的载体寿命:由档案的制成材料耐久陛及影响其耐久性的各种因素决定
档案的技术寿命:由档案记录信息的技术变迁决定,主要是一些非直读档案,由于技术的变迁和进步而不能被人所读取,如钢丝录音档案、计算机机读档案等
档案保护的目标,就满足档案保管寿命的要求,保证在档案保管寿命之内档案信息的可读取性和真实性,而不为档案载体寿命及档案技术寿命的终结所限制。也就是说,随着新技术在档案工作中的不断应用,档案保护的目
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