关于修改高等学校档案管理办法建议.docVIP

关于修改高等学校档案管理办法建议 一、建议增加、修改若干二级类目及内容 １． 虽然学生工作与共青团工作有着十分密切的联系，但在高校中共青团与学生工作是两个独立的工作部门，它们工作的对象、任务是不同的，存在着十分明显的不同侧重点。因此建议将与学生工作有关的类目名称从ＤＱ１７团委内的类目名称中分离出来，单独设立一个二级类目ＤＱ１８学生工作，其归档内容包括上级关于学生工作的文件、本校学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和文件）、学生会文件材料、本校学生组织参与的各种学会和社团的有关材料、研究生会的有关材料、社团活动、勤工俭学、社会实践以及其他有关学生工作的文件材料 ２． 由于体制改革，实行全员聘任制，处级干部一般经过组织推荐、笔试、面试、群众评议、领导审核，竞争上岗。行政干部由校长任免，以学校名义发文；而党委系统的干部仍然由党委任免，以党委名义发文。这样党政两个系统区分十分明确。而《规范》中将所有党、政处级干部任免都归档在党群类的二级类目ＤＱ１３组织第５款、第６款中，是与现今党政分开的管理体制不符的。因此建议将行政处级干部任免从ＤＱ１３中分离出来，放入行政二级类目ＸＺ１２人事的第６款内，并将其内容“人事处权限内的干部任免文件及名册”修改为“行政干部任免文件及名册” ３． 由于招生制度改革，高校毕业生就业由原来的国家统一分配，改革为学校推荐，学生自主择业，学生和用人单位双向选择的方式。因此在二级类目ＪＸ１７毕业生归档材料内容的表述上应有所修改，建议将ＪＸ１７毕业生第１款“上级有关毕业生分配的文件材料”修改为“上级有关毕业生的文件材料”；第４款“毕业生正式分配方案及调配派遣名册”修改为“毕业生就业统计及派遣名册” ４． 学生进入高等学校学习，从招生录取、学籍管理，到毕业、就业的每个阶段都应有一个完整的花名册。在《规范》的归档范围中ＪＸ１３招生、ＪＸ１４学籍管理、ＪＸ１６学位等二级类目中都有相应花名册归档材料，惟有ＪＸ１７毕业生类目中没有毕业生名册归档材料。虽然ＪＸ１７毕业生类目中有第５款“毕业证、派遣证存根领取签收册”，但它与毕业生花名册在性质和功能方面都是不同的，是不能替代的。毕业生名册及统计表既能反映学校作为一个教育机构的最终成果，也能从不同角度反映教学的效果，把毕业生统计表与录取新生名册比较可以反映学成率；把毕业生统计表与就业派遣名册对比，可以反映一次就业率，这些都是衡量学校教学水平的重要指标。因此很有必要在教学二级类目ＪＸ１７毕业生内容中增加一款“毕业生名册及统计表” 二、修改保管期限 １． 新生录取是招生工作的重要环节，录取材料是学生进入高校的重要依据，它与学生在校期间学籍管理类目的“新生入学登记表”、“学生学籍卡片”、“学生成绩总册”、“在校学生名册”以及毕业生类目的“毕业生名册及统计表”、“毕业生就业统计及派遣名册”等构成了学生从考入学校到学成就业一个完整的接受高等教育的过程，这一过程既是学生进入高校学习阶段档案整理工作的重点，也是今后学生和用人单位查询档案、利用档案的重点，因此建议将教学类ＪＸ１３招生类目的第３款“新生录取材料及新生名单”的保管期限由“长期”改为“永久”，并建议将新增加的ＪＸ１７毕业生中的“毕业生名册及统计表”的保管期限也定为“永久” ２． 《分类法》和《规范》对科学研究、产品生产与科技开发、基本建设这３个大类都只设置２个二级类目，即?眼１１?演综合和?眼１２?演（按专业或产品或项目设置类目）２个二级类目。《规范》分别对这３个一级类目中的二级类目?眼１２?演的归档范围和保管期限作了明确规定。笔者认为这些规定绝大部分都是符合实际情况的，但实际工作中也发现存在一些问题。例如，基本建设大类的ＪＪ１２－３“设计文件”中的第３款“施工图设计”，《规范》规定的保管期限是“短期”，而第１款的“初步设计”主要用于立项，但其保管期限却定为“永久”；第２款的“技术设计”主要用于审批，保管期限也定为“永久”。实际上查询利用较多的“施工图设计”是建设项目进行维修、改建、扩建的依据，况且多数基建项目的寿命期都是几十年上百年的，故其保管期限应定为“永久”才是。又如产品生产与开发大类的ＣＰ１２－５产品生产阶段材料中的第４款“材料定额和代用单，工时定额”，《规范》规定的保管期限是“短期”。但其实一个产品在投产时的材料消耗定额和工时消耗定额是经过十分复杂的理论上推算和实际测算，并结合企业具体情况而确定的，它在该产品经济寿命期内的成本核算中起着很重要的作用，也不宜定为“短期”。本人觉得科学研究、产品生产与开发、基本建设这３个大类都有一个共同的特点，就是在同一课题、同一产品或同一单项工程内的各个阶段的归档材料都有其自然形成的规律，存在着紧密的有机联系，各阶段的文件材料与其实