上海市新发及再现传染病研究所印章使用管理制度.docxVIP

上海市新发与再现传染病研究所印章使用管理制度文件名：上海市新发与再现传染病印章使用管理制度(试行版)共 3 页编码：ZD-PM(Ⅱ)-006-2016版本/修订次数： 2015年 12 月版第3次修订审核人：编写人：批准人：颁布生效日期： 2016 年 01月 01 日颁发部门：上海新发与再现传染病研究所新日期：修订历史：版本号批准日期 2009年08月第1版 2009年09月01日 2014年08月第2版 2014年09月01日 2015年12月第3版 2016年01月01日目的：为了加强上海市新发与再现传染病研究所（以下简称研究所）印章的统一管理，明确使用印章的责任和权限，规范印章使用流程，确保印章正确使用，特制定本制度。范围：适用于经研究所PI例会批准的中心内部与科研日常工作相关文件的盖章。职责：研究所办公室：指定用章专管员专人负责印章的保管和使用，以及印章使用前审核和使用后台账登记的备案工作。科研部门、平台或课题组负责人：负责用印文件内容审核。研究所PI例会：负责重大事项用印审批，以及审核、批准该管理制度，并监督执行。除特殊情况外，各科研部门、平台或课题组送印人须持用章审批单到研究所办公室使用印章并做好用印登记。内容：本制度管理的印章为“上海市新发与再现传染病研究所”公章(以下统称“印章”)，经由研究所向中心办申请备案后正式启用，委托研究所办公室负责管理。用印范围及审批：该印章只适用于研究所PI例会批准的中心内部与科研相关的文件，超出范围的文件一概不予受理；原则上用章要填写“用章审批单”，有下列情况之一者，无须办理用章审批，只需在印章使用登记薄登记即可办理盖章手续。经研究所PI例会批准的日常工作相关文件，如：研究所举办的各类学术讲座、培训等通知函；科研技术服务（内部）催款单；特殊情况时可由部门、平台或课题组负责人口头、短信或邮件申请用章，用章后需补齐用章申请。除上述情况外，其他情况均需填写“用章审批单”。介绍信、证明信、申请书用印：以研究所名义出具的上述证明，由研究所PI例会讨论后审批；各类材料、资料、数据用印：以研究所名义提供的各种材料、资料、数据，由研究所PI例会讨论后审批。所有证书、奖状等证明文书用印都必须提交相关文件资料；经研究所PI例会批准其他事项用印：由研究所PI例会讨论后审批；平台租用协议、技术服务委托协议书(对内)：经单位科研科审核后盖章生效。平台租用协议、技术服务委托协议书(对外)须经单位科研科审核后需加盖“上海市公共卫生临床中心”公章生效，不适用本印章。以单位名义与外单位签订的合同、协议及相关文件需向中心办申请需加盖上海公共卫生临床中心公章，不适用本印章。用印审查：凡用印，印章专管员须认真审核，明确了解用印的内容和目的，确认符合用印手续及本管理规定方可用印，否则不得用印；按规定份数盖章，多余份数不予盖章；空白纸张不得盖章；对用印过程中发现的疑问和问题应先暂停用印，与用章申请人及批准人核实后再行用章。送印文件在盖章处文字标识要准确，为“上海市新发与再现传染病研究所”，标识不明确，印章管理员有权拒绝盖章。任何人不能在空白书面文件上加盖印章。用印登记：研究所办公室设用印登记簿，送印人须对所需盖印的事项逐项登记，注明盖章日期、部门、内容、经办人、审批人等内容，以便备查，对需要留存的材料，须在盖印后留存一份，立卷归档。印章保管：印章由研究所办公室指定专人保管（监印）。印章管理员如因病、因事外出或工作变动等原因，应及时上缴印章，由重新确定的专管员行使用章手续，不得私自转交他人。印章不得随身携带，特殊情况需携带的，须经研究所PI例会批准。存放印章的处所必须加锁，不得将印章随意乱放或存放处不加锁；印章用完，应及时锁入保险柜（抽屉），以确保安全。印章要保持清洁，以确保用印质量。送印人对申请盖章的文件必须保证不损害研究所利益，不违反研究所的相关管理规定，否则有权追究该送印人责任；本管理制度经研究所PI例会批准后颁布，自颁布之日起生效。颁布生效日期：2016年 01月 01日相关表格：上海市新发与再现传染病研究所使用登记单附1：上海市新发与再现传染病研究所印章使用流程送印人填写用章审批单↓相关负责人审核签字↓送印人持用章审批单及需盖章文件送至研究所办公室↓送印人登记用印事项，印章专管员审核用印资格↓办理盖章手续↓相关文件存档