质量体系文件控制程序概要1.doc

文件更改履历表 *******有限公司 文件控制程序 文件编号 **-QP-423-01 编制日期 2015-01-01 版本/状态 A/0 页码 版本状态 更改章节 更改事项 更改部门 更改人 更改日期 编制/日期 审核/日期 批准/日期 1 目的 依据标准要求，对与本公司管理体系有关的文件及资料的管理做出规定，确保文件系统处于受控状态，使公司的管理体系处于有效文件的控制下进行正常运作。 注：有效文件是指按规定编制、审核、批准，并按规定的途径与方式传递的文件。 2 适用范围 本程序适用于公司管理体系文件如：质量手册、程序文件、作业指导书、图样、外来资料及其有关文件的管理。 3 引用文件 下列文件中的有关条款通过引用而成为本文件的条款。凡注明日期或版次的引用文件，其后的任何修订版本都不适用于本文件；凡不注明日期或版次的引用文件，其最新的有效版本适用于本文件。 4 工作职责 4.1 质量保障部为本文件的归口管理部门。负责管理体系文件系统的管理。 4.2 各部门负责在用文件的控制管理。 4.3 总经理对文件的有效性负责。 5 程序要求 5.1 文件的分类及编号方式 5.1.1 文件的分类 文件的分类如下图： 图1 文件化标准体系结构 5.1.2 文件的编号方式 a）质量手册 b）程序文件 程序所在过程：属于GJB9001B-2009标准中的423过程，即用“423”表示，……以此类推 登记顺序代号：01、02、03……以此类推 c）三级文件 1）管理标准 登记顺序代号：001、002、003……以此类推 2）一般技术标准：检验规范、仪表操作规程、设备操作规程 技术标准代号：JY-表示检验规范 YB-表示仪表操作规程 SB-表示设备操作规程 3）外来资料 外来资料代号：A-表示材料类 B-表示设计类 C-表示产品类 D-表示管理类 E-表示其他类 登记顺序代号：001、002、003……以此类推 更改次数代号：A-表示第一次更改 B-表示第二次更改 C-表示第三次更改……以此类推 注：外来资料可包含法律法规、国标、军标和行业标准、计算机软件、顾客提供的图纸和技术文件，上级下发的与质量有关的文件等。 5.2 文件与资料的编写、审核、批准 5.2.1 质量手册的编、审、批：质量手册由质量保障部负责组织编写，管理者代表负责审核，总经理批准后发布。 5.2.2 程序文件的编、审、批：管理者代表负责分配给各程序归口部门编写与之相关的程序文件，经有关部门会审，由管理者代表批准后生效。 5.2.3 三级文件类的编、审、批：各部门根据工作需要，编写相应的作业指导书类文件供生产、检验及管理使用。由文件归口部门编写，部门主管审核，公司主管领导批准后生效。 5.3 外来文件的控制 5.3.1 管理体系（副）代表负责在外来文件方面与客户方面的联系工作。 5.3.2 文件管理员负责对所有外来文件进行编号和管理。 5.3.3 各部门应保存管理下列文件、验证用数据以及记录： a）从供应商处得到的数据（不使用环境管理物质保证书、测试报告、成分表等）。 b）与顾客的往来文件。 c）来自顾客的文件（包括借用文件的外部文件）。 d）从顾客以外得到的外部文件（法令法规等）。 5.4 文件状态及格式的规定 5.4.1 版本号采用英文字母A、B、C……以此类推，后者较前者为最新有效版本。如结构体制等大修改则更换版本号。 5.4.2 状态采用自然数字表示，即从0开始，0表示未修改，1表示第一次修改，依次排序最大为30，大者为最新有效状态。若内容和程序修改则更换状态号。状态修改若达到30次，则版本号用后一字母表示：如：原来为B版的某一程序文件，若修改达30次，则更换新版本号为C版，修改状态则从0开始。特殊情况不受此项规定限制可直接换版。 5.4.3 二、三级文件的格式规定 a）首页格式规定 1）页面设置：具体见下图红色框内容： 图2 首页页面设置示意图 2）字体及其他要求： 标题和文件名称为三号黑体，其它均为五号宋体； 表的外框线、表头的下框线均为1?磅的粗实线； 表中的行高为0.8cm，列宽为默认值。 b）正文格式规定 1）将光标放在首页末，单击“插入”——“分隔符”，如下图： 图 3 分隔符示意图 2）页面设置，具体见下图红色框内容： 图4 正文页面设置示意