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01 文件管理制度.
乐清市精泰紧固件有限公司
文件管理制度
Q/JT-Z-0101-2013
1 目的
为确保本公司在生产、服务等各项质量活动中,都使用有效版本的文件和资料,并确保能及时收回作废的文件和资料。
2 范围
本制度规定了文件的编写、编号、审批、发放、存档、更改、回收及销毁等事项的管理要求与方法。
3 职责
3.1综合办职责
3.1.1综合办是管理性文件的归口管理部门。
3.1.1.1负责组织管理性文件的编写(修订)、审核、报批、发放、归档、复审、更改、换版、回收及销毁。
3.1.1.2负责外来管理文件的管理和控制。
3.2技质部职责
3.2.1技质部是技术性文件的归口管理部门。
3.2.2负责组织技术性文件的编写(修订)、审核、报批、发放、归档、复审、更改、换版、回收销毁。
3.2.3负责外来技术文件的管理和控制。
3.3各部门职责
3.3.1负责本部门文件的归口管理。
3.3.2负责本部门支撑性管理文件的编写(修订)、报审、报批、发放、归档、复审、更改、换版、回收及销毁。
4管理流程图(见附录A)
5管理内容与方法
5.1编写与审批
5.1.1管理文件、工作标准(岗位说明书)由综合办组织编写,报总经理批准。
技术文件、检验文件及作业指导书由技质部组织编写,报总经理批准。
5.1.2部门支撑性管理文件由各部门编写,报总经理批准。
5.2管理标准条款号规定
5.2.1条款号使用多级符号,如1;1.1;1.1.1;1.1.1.1;第五位起用字母a)、b)、
c)、d)…来表示,如还需细分,则用1)、2)、3)…表示。
5.3文件编号
5.3.1技术文件编号形式如下:
Q / ×× J (( (( - ((((
批准年号(用阿拉伯数字表示)
文件顺序号(用阿拉伯数字表示)
文件分类代号(见附录B)
技术文件代号
企业名称代号
企业文件代号
乐清市精泰紧固件有限公司2013-03-31批准 2013-04-01实施
Q/JT-Z-0101-2013
5.3.2管理文件编号形式如下:
Q / ×× G (( (( - ((((
批准年号(用阿拉伯数字表示)
文件顺序号(用阿拉伯数字表示)
文件分类代号(见附录C)
管理文件代号
企业名称代号
企业文件代号
5.3.3工作标准编号形式如下:
Q / ×× Z (( (( - ((((
批准年号(用阿拉伯数字表示)
标准顺序号(用阿拉伯数字表示)
标准分类代号(见附录D)
工作标准代号
企业名称代号
企业文件代号
5.4 文件发放
5.4.1管理性文件发放由综合办负责,技术性文件发放由技质部负责。文件发放前,发放部门应规定具体的发放范围和数量,填写“文件发放范围规定”(附件一),经部门负责人批准后发放。
5.4.2文件发放时须在文件适当位置加盖发放编号(见附录E)、是否受控章及版本号;
发放文件应登记在“文件发放登记表”(附件二)上,领用部门办理领用签字手续。发放部门登记“文件有效版本一览表”(附件三)。
5.4.3文件破损严重影响使用时,使用人应办理更换手续,交回破损文件,新文件仍沿用原文件发放编号。
5.4.4各单位所编写、修订的本单位内部实施支撑性文件经本部门会签,综合办统一审核、编号,由总经理批准、发布实施。
5.5文件复审
5.5.1每年年底,文件发放单位应组织一次文件的符合性和有效性复审活动;对复审中须更改、换版的文件,按3.3.8规定执行。
5.5.2复审活动结束,文件发放单位组织各单位填写“文件有效版本一览表”(附件二),确保本单位所使用的文件有效性。
5.6文件更改
5.6.1更改方式
发放更改单;
修订;
划改;
换页。
5.6.2文件因管理需要或文件复审中提出,需对标准条文、图表作少量修改、补充时,
由提出人或提出部门负责人填写“文件更改通知单(附件四),注明更改原因和更改情况交文件发放部门,经文件发放部门负责人审核后,由文件原批准人批准执行。
5.6.3文件发放部门应及时将经批准后的“文件更改通知单”发给文件使用单位。
5.6.4当文件更改使其结构发生较大变化或公司经营环境、产品结构、管理体制、环境因素发生较
乐清市精泰紧固件有限公司2013-03-31批准 2013-04-01实施
Q/JT-Z-0101-2013
大变化以及文件复审中要求时,相应的文件应予以修订。文件版本号按A、B、C……变更。
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