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档案年检工作信息化初探档案工作年检是各级档案行政管理部门对机关企事业单位的档案工作情况，依法逐年实施检查登记的一项工作制度，是督促档案管理制度化、规范化和现代化的有效措施和手段。近年来，绍兴市档案局逐渐将信息化技术引入档案业务指导工作，其中在开展档案网上年检方面上进行了有益的探索，并取得了一定的成效，有效地促进了机关企事业单位的档案信息化建设。 一、档案网上年检基本做法 在XX年尝试性档案网上年检的基础上，XX年起草了《绍兴市市直机关单位档案网上年检办法(试行)》，明确了网上年检的对象、内容和程序等，使年检工作更具可操作性。同时及时下发《关于开展XX年度档案网上年检工作的通知》，举办网上年检培训班，在绍兴市档案信息网上辟出专栏，开展下载及咨询服务工作，保证了该项工作的有序展开 档案网上年检的重点：是对市级机关单位上一年度档案材料形成、整理情况及计算机管理等有关工作实施检查。包括档案收集、整理、数据库建设、材料报送等方面进行评分 组织管理：市档案局统一组织，各协作组配合，以网上年检为主，实地抽查为辅的方式进行 年检程序：1、受检单位在收到市档案局的年检通知后，档案人员及时做好自查，并准备好年检的有关材料。2、各单位通过政务网或公众网填写相关电子材料，并网上报送档案局。3、市档案局进行网上审批，根据情况对部分单位进行实地抽查，对年检情况及时进行在线反馈，作出年检结果 年检结果：分为优秀、合格、不合格三类。对照年检评分表。达到90分以上的为优秀。80~89分为合格，79分以下为不合格 年检效用：1、每次年检结束后对年检情况进行书面通报。对优秀单位进行表扬，对不合格单位进行批评。2、年检结果作为档案工作年度先进评比的重要依据。3、连续两年年检不合格的单位，注销单位档案工作目标认定等级 年检材料：1、绍兴市市直机关单位档案网上年检审批表；2、绍兴市市直机关单位档案网上年检评分表；3、包括档案室分类方案、上一年度大事记等的全宗卷有关材料；4、基本情况统计表：档案数量统计、电子档案数量统计等；5、上一年度各种门类档案的电子目录(原文暂不要求) 二、档案网上年检取得成效 XX年网上年检以自愿为主，有87家市级部门和12家企事业单位通过年检。主要检查了XX年文书档案整理完成的情况、电子目录建设的质量。检查的数据量约8万条 XX年有108家单位通过了年检，其中26家单位达到了优秀，另有3家单位年检不合格。其中85家通过电子邮箱进行年检，有23家单位通过政务网“绍兴市数字档案室系统”的网上年检模块完成年检工作。XX年网上年检内容覆盖较广，从档案室的分类方案、大事记、室藏档案数量情况，到各类档案的电子目录都进行了检查。检查了包括文书档案、基建档案、照片档案、会计档案、各类业务档案等约12万条档案数据，反馈了约550条改进意见 其中通过政务网“绍兴市数字档案室系统”的网上年检模块完成年检是XX年新推出的。将是以后的主要方式，操作流程如下：依法及时完成档案整理工作，同时对档案室的档案业务进行了检查指导，检查重点有：1、检查各种门类的档案是否完成收集整理，如会计档案、业务档案、特种载体档案等；2、文书档案收集是否齐全，抽查如会议记录、工作总结、人员名册等；3、保管期限划分是否规范，是否存在偏长或偏短：4、档案目录是否完成计算机录入。录入的电子目录是否符合《绍兴市市直机关、企事业单位档案室电子目录数据库结构与交换格式》的要求；5、是否完成上一年度的大事记；6、档案室分类方案是否准确。等等 从检查的结果来看，XX年的年检无论是材料报送、数据质量方面都有很大的进步，年检成绩喜人，但也存在一些不足之处：1、少量单位档案整理、材料提交不够及时，通过多次催报才提交；2、部分单位档案业务差，经过多次退回修改才勉强通过年检；3、厚此薄彼，有些单位重视业务档案忽视文书档案，有些单位重视文书档案忽视其他门类档案；4、电子目录质量参差不齐，一般文书档案较好，会计档案、照片档案较差 三、档案网上年检与传统年检比较 档案网上年检和传统年检都是巩固和提高全市档案管理水平的有效管理手段，是档案部门履行档案行政管理职能和依法治档的一项重要工作。网上年检作为档案信息化发展下的新型年检方式，与传统年检比较具有以下优点 1、节省人力物力，提高工作效率。解决了因为档案行政部门行政执法人员少，年检对象多。导致的检查历时长，进度慢问题。传统年检情况下，两到三名执法人员一天时间能检查2～3家单位，约1家/天人；现在一名检查人员可以一天检查5～6家单位，约5家/天人，是原来的5倍左右。同时大大减少年检的前期联系、协调工作，档案行政部门可能灵活安排时间进行网上检查，年检单位也可以灵活安排时间进行年检报送，还减少了被年检单位的接待