电子公文实时在线自动归档实现.doc

电子公文实时在线自动归档实现随着计算机技术和通讯技术的发展，办公自动化系统越来越普及，产生了大量的电子公文，电子公文已经成为归档对象的一大门类，如何对电子公文进行归档以及如何管理由此形成的电子档案成为一个重要课题。 一、电子档案管理现状 在现有的办公自动化系统中，从电子公文的生成到归档，在管理方法和制度上存在着混乱现象，有的还没有开始对电子公文进行归档。部分采用逻辑归档，即将电子公文进行标记或者存放到单独的数据库中即视为已经归档，但归档后的电子公文仍然存在于同一个服务器上。这样的归档方法一方面没有与未归档的电子公文安全隔离，另一方面不符合现行电子公文归档管理办法中有关物理归档的要求。由于硬件故障等原因使电子公文丢失的事件已屡屡发生，造成了档案价值的严重损失 办公自动化尚未完全社会化，电子公文与纸质文件将长期并存，而且正式文件的发布还将以纸质文件为主，电子档案与纸质档案结合利用的研究对档案管理具有长期的现实意义。电子公文实时在线自动归档与档案管理系统适应了“归档双轨制”的发展要求，可以同时实现电子档案的物理归档和逻辑归档，并与纸质文件归档相统一，实现了电子文件整个生命周期的有效管理和利用，弥补了电子政务系统中没有考虑档案管理需求的缺失 二、系统结构设计和功能 １．系统结构设计及归档流程 如图所示，办公自动化公文数据库为信息中心的办公自动化服务器上的公文数据库，纸质档案数据库、原始电子档案数据库和正式电子档案数据库保存在档案馆的服务器中。纸质档案数据库为纸质档案归档后登记的规范归档信息（如年度、档号、类别和保管期限等）的数据库；原始档案数据库为办公自动化公文数据库的复本；正式电子档案数据库是经纸质档案数据库鉴定后的电子档案的数据库 该系统与办公自动化系统紧密衔接，将流转完成的电子公文文档实时在线传输到原始电子档案数据库。鉴于电子公文归档与纸质文件归档分别进行的现状，归档过程需要电子公文与纸质档案数据库互相鉴定，鉴定依据为可以惟一标识档案的关键码，关键码可以是一个也可以是数个电子公文文档的属性信息和相应的纸质档案记录的字段信息。对于有相应纸质档案的电子公文，将从纸质档案数据库得到归档信息，形成符合归档办法的正式电子档案，同时建立纸质档案记录和电子档案文档的对应关系。在纸质档案数据库有新添加数据库时，自动完成电子档案鉴定工作。纸质档案数据库与正式电子档案数据可以互相通信，方便用户管理和查阅利用 ２．主要功能模块 纸质档案辅助管理：纸质档案仍具有不可替代的地位，使用微机辅助管理纸质档案，提高档案管理和利用效率，具有重要意义。该模块将标准的档案信息存储到微机中，可辅助档案管理员管理纸质档案库，并对纸质档案的信息进行查询和统计等工作 实时在线归档：档案管理人员可以设定任意时间自动对电子公文归档，也可根据需要手动进行。根据服务器的网络拓扑结构，可以采取中心辐射式、二叉树式等归档方式，以加强对档案的备份 电子公文管理：参照纸质档案数据库的信息，对电子文件归档进行鉴定以及必要的管理。统计和分析有关档案的查询利用情况，对今后档案的鉴定销毁提供决策支持 对外服务：对档案用户可提供网上利用等服务。可以设置多条件同时在纸质档案数据库、原始档案数据库以及正式电子档案数据库中进行复杂查询，还可以进行电子档案全文查询，查询到相关信息后，被授权的用户可察看档案信息以及正文，同时系统将记录该用户的行为 三、系统的技术实现 该系统结合使用文档型数据库Ｌｏｔｕｓ Ｄｏｍｉｎｏ／Ｎｏｔｅｓ和关系型数据库ＳＱＬ Ｓｅｒｖｅｒ，前者完成系统的大部分功能，后者主要完成纸质档案辅助管理功能，使用的开发语言为ＬｏｔｕｓＳｃｒｉｐｔ、ＪａｖａＳｃｒｉｐｔ、Ｄｏｍｉｎｏ Ｎｏｔｅｓ公式语言以及ＶＢＡ等。Ｌｏｔｕｓ Ｄｏｍｉｎｏ／Ｎｏｔｅｓ适于开发文档管理系统，多数的办公自动化系统都是基于Ｌｏｔｕｓ Ｄｏｍｉｎｏ／Ｎｏｔｅｓ的。对于传统的档案信息中的档号、分类号等这些大量的短字节的数据，则更适于使用关系型数据库如ＳＱＬ Ｓｅｒｖｅｒ来存储和管理。该系统则取两者的优点，既提高了纸质档案管理效率，又实现了与办公自动化系统的紧密衔接和对电子档案的有效管理和利用 １．文档型数据库的设计 表单（Ｆｏｒｍ）和代理（Ａｇｅｎｔ）的设计 表单和代理的成功设计是技术实现的关键。表单（Ｆｏｒｍ）是Ｌｏｔｕｓ Ｄｏｍｉｎｏ／Ｎｏｔｅｓ中最重要的设计元素，表单和文档（Ｄｏｃｕｍｅｎｔ）的关系类似于关系型数据库和它的记录的关系。用户通过表单录入数据，产生文档，同时用户也通过表单浏览文档。表单中包含其他设计元素如域属性、代理等，由此实现对文档的一般处理和逻辑控制。电子档案数据库中的表单既要体现电子公文的原貌，又要存储必要的档