解析国际工程项目管理模式下文控工作.doc

解析国际工程项目管理模式下文控工作一、文控工作在国际工程管理总承包工程中的作用 工程文件通常都具有时效性强、针对性强、直接影响工程进度、质量、造价，意义重大的特点。特别是现在工程多采用系统论的管理手段，设计、施工同步配合进行(俗称的“边设计、边施工、边修改”“三边工程”)，加之现代大工程、特大工程层出不穷，项目参预单位众多，造成文件信息工作量巨大，文控工作的重要性得到了空前加强。用文件工作来保证和证明工程管理工作，就是国际工程管理总承包模式下的文件工作的实质 二、外资模式下文件工作的特色 传统内资项目上，仅规定了竣工资料范畴的质量保证体系资料的体例，包括用表及文件的排列、组卷，对于工程建设生命周期内的管理类文件，特别是工程有关参与方(业主、工程管理公司、施工单位、供货商等)之间的沟通协调类文件，缺乏明确的规定。从欧美等西方发达国家引入的外资文件模式，比我国的传统文件工作方法严谨、科学很多，下面进行一些阐述和介绍 1　文体(FiIe Type)和分类 外资模式下的各单位间的用于沟通协调的管理性文件，英文总称为Correspondence，该词直译是信件、函件、通信的意思，中文可意译为“文书类文件”。这些文书类文件按文体(FileType)的不同，主要分为以WL种： (1)信函(Letter) 信函是最主要的文书文件。项目的各参与方――业主(建设单位)、工程管理公司、施工单位(及供货商)――等单位之间，都可使用(但限于有合同关系。无直接合同关系的承包商之间，或承包商与业主或管理公司管理的供货商之间等，不可以发生直接联系。本项也适用于其他文体)，平等地阐述各自的意见。其内容涉及通报、通知、通牒、意见等，是外资项目上最常用、最重要的一种文体 (2)文件传递单(Transmittal) 文件传递单(Transmittal)主要用于如下类型文件：图纸等施工类设计文件，地质勘察报告、水文勘察报告等勘测类的设计文件，设备图纸等供货商设计技术文件，合同、协议等重要文件，前期文件，不易归类的非常规零星文件，其他的发文单位认为重要的、应采用文件传递单形式的文件 与收文登记簿相比，文件传递单具有信息容量大、有格式、有编号、有审批程序等特点 (3)会议纪要(Minute of Meeting)与传统的会议纪要基本相同 (4)报告(Report) 从报告周期来分，可分为日报、周报、月报等，从内容上来分，分为施工报告、采购报告、质量报告、综合报告等等。内资项目的报告，主要有“事故调查报告”或“年度总结报告”等。而“事故调查报告”，在外资项目上不属于“报告”这种文体，适用的是Letter(信函)格式，内资项目的“年度总结报告”，相当于外资项目模式的“年度报告”(但是，外资项目上很少出现年度报告，长周期的报告一般为月报，年度报告有时用每年最终一期的月报来反映全年情况)。它要求有关承包商按照一定的格式和内容深度的要求，周期性的将报告期内的工程人力动员情况、天气状况、施工进度状况、质量状况、安全文明生产状况、材料设备采购和运输到货状况、设计进度情况、试车试生产准备状况等工程的方方面面进展情况，汇报给工程管理公司(或业主)。可以说，Report这种文体，相对于内资项目的“报告”，可谓是一种强化 (5)指令单(Instruction)(或现场指令单，Site Instruction)业主／管理公司等工程管理方发给承包商／供货商的明确要求做(或不做)什么、如何做(或不做)的指令(或命令)，是一种下行文 现在，一些外资模式的工程项目上，业主或工程管理公司对承包商的要求、指令，也用信函形式。个人认为，虽然此举“简化”了文体，但是，因为信函是一种特别正式的文书文件形式，许多工程管理具体事务的管理，使用信函形式显得太过庄重，不适用采用信函文体。而“指令单”这一文体的缺失，导致许多工程管理的具体业务要求、通知等事项，采用了口头指示、口头意见的形式表达，这是不利于工程管理正规化、可追溯性的基本要求 此外，在一些外资模式项目上，存在Instruction这种文体，但仅适用于业主或管理公司要求施工单位从事一些合同外工作的通知，是合同中工作量的增补文件，可被看成合同的补充附件。这种意义上的Instruction文件，实际上限制了Instruction文体的应用，上述的弊端仍然存在 按文体分类，是外资项目上文件工作的一大特点。每种文体的文件，又按来文单位进行存放。如信函类文件，又划分为A单位来函(Lettersfrom Organization A)，B单位来函(Letters from OrganizationB)，发给A单位的信函(Letter s t0 Organization A)，发给B单位的