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　　【工业设计毕业论文】办公自动化管理系统的总体设计 第4章办公动化管理系统的总体设计 4.1系统的设计原则 办公自动化管理系统是面向用户的管理系统，根据高校当前的实际情况，以客户为中心，采用先进的计算机理论技术，严格论证分析，提出了系统设计的基本原则。 (1) 系统简便易操作。由于行政办公人员的计算机技术水平良莠不齐，办公自动化管理系统的设计必须以易于使用，操作方便为前提。 (2) 先进的管理理念。随着全民教育的不断提高和发展，我国高校的行政办公的管理方式也由最初的经验管理转变为现在的科学管理，因此更加需要先进的管理系统，利用先进的管理方式，实现规范的管理流程，借此来提升教职工的办公效率。 (3)安全性。因高校拥有大量的科研项目，这就需要办公自动化管理系统有很高的安全性和保密性，保证文档资料和工作内容的安全。因此，要确保数据的安全保密性，就要对软件设计提出更高的要求。 (4) 系统可扩展。因高校的财政水平有限，对软件的投入也相对较少，但业务是在不断的发展的，这就需要软件能有良好的和可兼容性。 (5)稳定性。系统设计时要尽可能的考虑到所有可能出现和遇到的问题和故障，确保软件在今后的使用中能够良好有效的运行。 4.2办公管理系统的设计目标 在河北建材职业技术学院形成一个以网络环境为基础、计算机技术为辅助、信息集成化的办公平台是本文办公自动化管理系统的主要目标。将现阶段传统的纸质化办公方式转变为智能化的办公方式，实现无纸化办公，提高管理和办公绩效。该系统的主要目标是： (1)创建一套周全、完善规范的办公自动化管理系统的管理模式，将传统的人工办公方式转变为智能化办公模式，规范办公制度，提高工作绩效，从而提高高校的综合实力。 (2)需实现的功能有用户管理，信息发布、审批流转、资源共享、业务处理等功能。拥有友好的用户浏览界面，软件性能稳定便于操作。还要进一步的考虑数据库的安全性，数据信息的冗余性，降低数据存储空间，合理划分功能模块，设计出一套便捷高效的办公自动化软件。 (3)利用先进的计算机技术，结合河北建材职业技术学院的自身特点和管理理念，建立一套全面规范可扩充的办公自动化管理平台，将学院的各个办公流程集成为一个规范化的体系，保障高校行政办公的高效运行。 4.3办公管理系统的权限设计 (1)权限组设置：为保证用户的不同使用权限，就要求把每个用户设置到不同的权限组中，可由管理员设置每个权限组的权限范围。 (2)组织机构设置：采用树形结构来设置学院的各个部门功能，可批量导入部门结构，也可自定义部门结构，可批量导入或自定义部门领导和具体成员，各部门的领导和成员拥有不同的使用权限，也可以自定义权限范围形成权限组。 (3)用户帐号设计：可以批量导入账号，也可以新建教工账号，可进行密码重置，可修改各个部门的人员的权限组。 (4)岗位设置：按照学院的部门职能，建立层状结构，该方式可使用在在审批流转和收发文管理模块中，通过制定好的办公流程进行办公，避免了因某个人而中断流程的情形。 (5)系统日志：系统日志的功用为，具有相应权限的管理员和领导，可以随时查看个人或者某人的系统使用情况，可记录户使用的ip地址在何时登陆和退出，及其所进行的所有的功能操作。 (6)管理员设置：在这里只有管理员拥有基础数据维护的权限，能够设置单位名称、设置单位格言、内部IP地址段设定、管理员对通知、新闻、公告、消息等的处理功能、可以设置信息审批人员和审批方式、如果打开审批模式，用户信息发送后，信息将首先被送完审批者处，审批通过以后，信息才能被发布。有些不需要审批的功能，管理员可关闭相应功能的审批功能，可实施即时发布。 4.4办公自动化管理系统各个功能模块的设计 4.4.1信息发布模块 (1)公告：具有相关权限的用户可将各种类型的公告发送给指定的用户，为保证用户能收到重要公告，发送人员可选择设置自动回复功能，用户查看其发送和收到的所有公告，，发送人员可选择是否要求收到回执，查看公告的阅读时间，可对公告发送制定审批流程，审批通过后才能发送公告。 (2)新闻：具有相关权限的用户发送各种类型的新闻给指定的用户，这些用户可对其收到的新闻随时查看。用户可对收到的新闻进行评论，发送人员可选择是否要求收到回执，查看新闻的阅读时间，可对新闻发送制定审批流程，审批通过后才能发布新闻。 (3)通知：具有相关权限的用户发送通知给指定的用户，这些用户可查看其发送和收到的所有通知，能够存档所需通知，通知可设置为信短形式发出，发送人员可选择是否要求收到回执，查看通知的阅读时间，可对通知发送制定审批流程，审批通过后才能发送。 4.4.2公共资源共享模块 (1)档案管理：档案模块主要存放的是学院档案，包含档案类目、档案管理、档案借阅和借阅审批的功能。单位可通过档案分类存放，设定档案的保密级别，当有工作人