会计信息化系统 ppt 第六节报表.ppt

报表管理系统 一、报表管理系统的几个基本概念 （一）格式状态和数据状态 1、格式状态 功能：（1）设计表样 表尺寸、行高、列宽、单元属性、单元风格、组合单元等 （2）定义报表的公式 注意：在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用 该状态不能进行数据的录入、计算等 2、数据状态 功能：管理报表数据 输入数据、增加或删除表页等 注意：（1）在数据状态下所做的操作只对本表页发生作用 （2）该状态不能修改报表的格式 （二）、单元（组成报表的最小单位） 三种类型：1、数值单元：是报表的数据，在数据状态下输入，数值单元必须是数字 2、字符单元：是报表的数据，在数据状态下输入，字符单元可以是汉字、字母、字符及数字 3、表样单元：是报表的格式，在格式状态下输入的所有文字、符号及数字。表样单元对所有表页都有效。 （三）、组合单元：由相邻的两个或更多的单元组成，这些单元必须是同一种单元类型。 （四）、区域：由一张表页的一组单元组成。 （五）、表页 （六）、关键字 关键字的显示位置在格式状态下设置、关键字的值在数据状态下录入。 二、报表格式的设计操作流程 1、启动UFO建立新表 2、设置报表表样 （1）设置表尺寸 （2）定义报表的行高、列宽 （3）画表格线 （4）定义组合单元 （5）输入表间项目（在输入报表项目时，编制单位、日期一般不需要输入，UFO系统将其单独设置为关键字） （6）设置单元风格 （7）定义单元属性 （8）设置关键字（同一张报表中不能有重复的关键字，但可以同时定义多个关键字） 三、报表公式设计（一）、单元公式 企业常用的财务函数一般是来源于总帐系统或报表系统本身。 1、自总帐系统取数的公式称为账务函数 基本格式： 函数名（“科目编码”, 会计期间, (“方向”), (账套号), (会计年度), (编码1), (编码2)） 科目编码也可以是科目名称，且必须用双引号括起来 利用函数向导输入公式 2、自本表表页取数的函数 PTOTAL( ) PAVG( ) PMAX( ) PMIN( ) 3、自本表其他表页取数的函数 有些报表数据是从以前的历史记录中取得的，如：本表其他表页。当然，这类数据可以通过查询历史资料而取得，然而，类似数据可能会繁多而复杂，查询起来既不方便，又会由于抄写错误而引起数据的失真。而如果在计算公式中进行取数设定，既减少工作量，又节约时间，同时数据的准确性也得到了保障。这就需要用到表页与表页间的计算公式。 对于取自于本表页的数据可以利用某个关键字作为表页定位的依据，或者直接以页标号作为定位依据，指定取某张表页的数据。 首先介绍二维表和三维表 确定某一数据位置的要素称为 维。在一张有方格的纸上填写一个数，这个数的位置可通过行和列（二维）来描述。 如果将一张有方格的纸称为表，那么这个表就是二维表，通过行(横轴)和列(纵轴)可以找到这个二维表中的任何位置的数据。 如果将多个相同的二维表叠在一起，找到某一个数据的要素需增加一个，即表页号（Z 轴）。这一叠表称为一个三维表。 如果将多个不同的三维表放在一起，要从这多个三维表中找到一个数据，又需增加一个要素，即表名。三维表中的表间操作即称为 “四维运算”。 在UFO中要确定一个数据的所有要素为：表名、列、行、表页，如利润表第2页的C5单元，表示为“利润表”-C5@2 （1）、取确定页号表页的数据 当所取数据所在的表页页号已知时，用以下格式可以方便的取得本表他页的数据： 目标区域 = 数据源区域 @ 页号 下面单元公式令各页B2单元均取当前表第一页C5单元的值。 B2=C5@1 （2）、用SELECT函数从本表他页取数 select()函数最常用在《损益表》中，求累计值。如： D=C+SELECT(D,年@=年and 月@=月+1) 表示：累计数=本月数+同年上月累计数 若当前表页中关键字“年”为1994，如下命令表示本页B列取本表关键字“年”为1993的表页中B列的数值。B=SELECT(B,年@=年+1)若当前表页中关键字“年”为1994，如下命令表示本页B列取关键字“年”为1995的表页中C列数值。B=SELECT(C,年@=年-1)如下命令表示本页B1:C4取关键字“单位编号”为1011的表页中B1:C4的数值。B1:C4=SELECT(B1:C4,单位编号=“1011”)如下命令表示本页B列取关键字“单位”为“用友公司”的表页的C列数值。B=SELECT(C,单位=“用友公司”)?