公司接待流程标准2017.5.3 2号文.docVIP

江西双德实业集团有限公司 双德办字（2015）第02号 公司接待流程及标准 一、目的 为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则开展接待工作。 二、范围 本标准适用于公司各种接待工作和相关部门。 三、管理 1、集团办公室为集团公司接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障。 2、公司各部门在接到重要来访预约后，须报集团办公室，并协助拟定接待计划。需集团公司领导出面、集团办公室协调的重要接待应提前半天告知。 3、需公司支付费用的接待，应事前联系、申报、经公司领导审核同意后，方能办理。 4、公司外出人员需因公接待，事前可用电话等方式请示，领导审批回复后才能办理。经办人员回公司后应速补办手续。 5、餐标不得超出，酒水、烟严格控制。 6、接待不铺张浪费，不得假公济私。 四、计划和准备 1、办公室在接到集团公司领导通知或相关部门来访预约时，了解来宾基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。在这基础上拟定接待计划，有必要时需制作接待手册，排出日程安排表，安排接待标准，并报领导审批，批准后展开接待工作。 2、办公室根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。 3、办公室根据接待标准酌情准备横幅、制作欢迎牌、指示牌、电脑、音响设备、投影设备、烟茶。如有特殊需要，准备会场花卉、水果、领导席签、安排礼仪人员，并邀请新闻媒体和草拟新闻通稿，安排摄影摄像等。 4、如需宴请，办公室提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店，酌情安排酒水、香烟、用餐标准；酒水和香烟需各部门负责人到办公室办理手续领取。 如要在公司宴请，正常情况下至少提前半天通知，有特殊要求和大型接待宴请的，至少需要提前1天通知。办公室按标准填写宴请接待流程单，双德之家根据流程单备餐、酒水、烟、水果等。 5、如需留宿，办公室提前按接待标准预约好来宾下榻酒店，酌情在房间内准备相关资料、水果、香烟等。 6、如需接送，办公室根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好。 7、如需考察，办公室根据情况安排行程，办公室根据情况提前购买车票及机票。 8、陪客人数据情确定，不得客少主多。 9、接待时确需礼品，经总经理批准后方可执行。 五、接待标准 一级接待标准： 陪同人员：总经理、副总经理、办公室主任 1、迎接：总经理、副总经理在机场、高速路口、车站迎接，注意把握迎候时间，提前等候于迎接地点，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。 2、参观：总经理、副总经理陪同，由办公室主任沿途介绍展示基本情况以及到达项目地后详细介绍相关信息。 3、座谈：由所需座谈部门配合办公室人员确保公司环境、楼道、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。根据需要制作领导席签、横幅、欢迎牌、指示牌，调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。 二级标准： 陪同人员：副总经理、相关部门负责人 1、迎接：由相关部门部长到公司驻地门口迎接，引导来宾。 2、参观：副总经理、办公室主任、相关部门负责人陪同，由专职的接待人员沿途介绍展示基本情况以及到达项目地后详细介绍相关信息。 3、座谈：由所需会谈部门配合办公室人员确保公司环境、楼道、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。 三级标准： 陪同人员：相关对口的部门负责人及人员 1、参观：相关对口的部门负责人及人员陪同，由专职的接待人员沿途介绍公司展示基本情况以及到达项目地后详细介绍相关信息。 2、座谈：由所需会谈部门配合行政人事部人员确保公司环境、楼道、室内、洗手间清洁，将公司简历或相关资料、纸笔、茶水杯摆放于接待室。 六、接待路线 公司来客参观路线：13楼前台—1320沿逆时针参观一圈——坐电梯到13A双德之家---理疗室——沿逆时针参观——参观结束，相关部门安排后续工作。 上13A前，专人在西电梯按好电梯，等待来宾。 13A的客房，服务员或办公室人员提前开门，开灯，并在迎候客人到来。 七、注意事项 接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。 八、信息反馈 接待人员应及时撰写重要来访信息，将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息交有