附件一：重庆市质监系统办公环境规范.doc.docVIP

重庆市质监系统办公环境规范 第一章 总 则 第一条 为营造整洁规范、高效有序的办公环境，提升质监形象和职工素养，进一步巩固5S与目视化管理成果，根据《5S执行手册》特制定本规范。 第二条 本规范所称办公环境是指各单位办公区域范围内的整体环境，包括办公室、会议室、资料室、走廊、大厅等各个场所。 第三条 本规范是对办公环境的基本要求，各单位应遵照执行。 第二章 整理、整顿 第四条 办公区域内物品明确为“必需品”和“可选物品”，除这两类外的都属于“非必需品”。判断“必需品”与“非必需品”，不能简单以时间长短为标准来区分，要以是否有利于开展工作，有利于提高效率来判断。 第五条 非必需品一律清理出办公区域。办公室“必需品”和“可选物品”应按《办公室物品配置表》规定进行配置摆放。凡未列入配置表的物品未经本单位领导同意，不得在办公室内陈列摆放。 第六条 办公桌面要整洁、有序、固定，桌面用品摆放位置按方便取用、美观整洁、有序固定的原则进行摆放。 （一）单位、部门领导。计算机显示器、台灯放在座位的左侧或靠窗户一侧（以方便使用为宜），音箱放置在显示器两侧，电话机、茶杯放置在座位右侧，当日处理的文件资料定点摆放在电话机旁固定位置，座牌、笔筒、文具盒、台历依次放置在办公桌中间位置。若有副柜，可放置打印机、纸巾盒等常用物品。 （二）工作人员。计算机显示器放在桌面正中、距桌面靠座位边缘45cm，电话机、茶杯放置在桌面靠墙的一边，当日处理的文件资料定点摆放在与电话机相反的另一侧固定位置或放在副柜上，文具盒放置在计算机显示器旁靠墙的一侧，座牌放置在计算机显示器旁靠门的一侧，距该侧桌边20 cm。文件架放置在副柜靠办公桌的一端。 （三）桌面文件夹。一般用于存放两种状态的文档。第一种是使用频率很高的资料、文件等，便于随手取用，提高工作效率；第二种是正在处理或近期刚处理完毕的文件、文档、记录等，暂存于桌面文件夹，在每周的整理整顿活动时，将其归入文件柜或档案室。 第七条 办公桌抽屉要整洁、有序、方便。第一层抽屉放置常用电话本、工作日志，第二层抽屉放置常用的会议记录、笔记本，最下面一层抽屉可放置个人物品。重要物品和资料整齐摆放在带锁的抽屉内。 若只有一个抽屉，则放置常用电话本、笔记本及印章等重要物品。 常用的部分个人文具用品（除笔筒内物品）如：订书机、透明胶、U盘、燕尾夹等也可根据使用频率整齐的放入抽屉第一层或第二层，可利用敞口式的小型收纳盒来帮助整理整顿。 第八条 文件柜要整齐、醒目、方便、美观。 （一）书籍。常用的书籍摆放在文件柜中间一格，不常用的书籍摆放在文件柜最上一格；每格书籍先按专业、性质进行分类，每类书籍从左至右一律按开本大小、厚薄竖立摆放。确需双层摆放的，政治类学习书籍摆放里层，业务类书籍摆放外层。 （二）文件、资料。当年内或要长期查阅的文件、资料分类装入档案盒，贴上统一、清楚的标签，按类别存放在文件柜中（具体分类和保管要求参见《重庆质监业务档案管理规范》）。专项活动资料（如：党组会议、专项审计、专项整治、教育整顿等）按类别以时间为序依次装入档案盒存放。凡一年以上不使用、必须保存的，移入资料室或档案柜分类存放。 （三）不常用的物品、空白表格、备用文具等可以存放在文件柜下部（非玻璃储物层内）。为方便取用，空白表格一般不放入档案盒或文件夹内，但可以利用书签插页等方式进行分类区分，易于取用。 第九条 茶几要干净、简洁。茶几上可放置两天内的报纸和当期杂志，要注意放置整齐；茶几中间部位可放置烟灰缸，并保持干净卫生（领导办公室茶几面上摆放物品自定）。 第十条 沙发、座椅要干净、平稳。沙发靠墙固定摆放，座椅放正，并注意沙发、座椅支脚的出厂保护膜已清理，并保持干净整洁，注意维护沙发和座椅完好。 第十一条 墙面、地面要洁净、清爽。字画、植物符合办公室整体布局，若发现墙面、地面脏污应主动清理或及时通知保洁员清理，若发现墙纸脱落、破损应及时联系办公室或后勤部门统一修整。 第十二条 电脑和电话线束要规范、美观、无缠绕。使用专用扎带分类、分走向进行处理，方便操作和使用。接听电话后，注意理顺听筒线，保证不缠绕。 第三章 系统清洁 第十三条 坚持每天下班前开展5分钟自检。 （一）整理文件资料，将文件资料放回应该放置的位置； （二）将不需要的物品（文件资料、报纸等）清理出办公室，包括私人物品； （三）整理和彻底清洁办公桌面、座牌等，固定可能脱落的标签； （四）检查文件柜、办公用品（电脑、打印机等），将放得不恰当的物品改正过来； （五）保持电脑、电话、传真机及其它办公设备干净； （六）检查电源开关、门窗、空调、电脑等是否已关上； （七）清理垃圾桶内的垃圾； （八）清洁地面； （九）检查电脑桌面，将处理完毕的电子文档及时存入相应的硬盘分区； （十）及时处理