第一节企业办公室内环境管理.DOC

第七章 企业环境管理 第一节 企业办公室内环境管理 办公的环境是由办公所在地（办公室）、建筑设计、室内光线、空气、颜色、办公设备、办公布局等因素综合形成的。办公环境是行政人员的主要工作场所，可能影响到人在工作中身体的健康、心情的愉悦。优化办公环境可以对行政工作的效率产生直接作用。办公环境的优化管理，主要靠环境设计规划以及日常整理得到实现。 一、 企业办公室内办公室内部设计主要封闭式开放式和全景式三种。传统的办公室都是封闭式的，这种办公室由一系列小办公室组成，小办公室通过回廊连接。每间小办公室只有少数职员，办公工作在各间小办公室里完成，封闭式设计的好处是各种工作互不干扰，并能形成一种紧密的工作群体。目前仍旧有许多小型企业采用封闭式的设计方法。但对于大型企业来说，这种设计方法带来了沟通上的困难，而且还不利于建立标准化的工作程序，也不利于全面管理。而且，封闭式的设计很浪费空间，连结各个小办公室的回廊需要空间，小办公室之间的隔离墙需要空间，每扇办公室门的开关也需要空间。封闭式办公室的这些缺点，以及办公室职员的不断增加，导致了开放式办公室的产生。但对于某些工作来说，封闭式办公室仍旧是必须的。它的存在基于以下三个目的：执行一些保密性工作；执行一些需要最大限度地进行集中处理的工作；举行会谈。这些活动对于高级职员如公司秘书、部门经理、会计师来说是必不可少的。其他职员，例如所需人力和物力的估算人员，由于其工作具有保密性，并需要集中注意力，因此需要封闭式办公室；计算机程序员的工作也由于需要集中注意力而应在封闭式办公室中进行；人事部门的某些职员由于要对求职者进行面试，也需要封闭式办公室。 办公室由一块大而连续的空间组成。在这个空间里有许多不同部门（或称之为办公室子系统），相互之间完全没有隔墙。办公室和其他办公家具、办公设备排列整齐，并尽可能朝着同一方向，现代办公大厦多采用这种办公室设计方法。开放式办公室主要有以下优点：节约了大量空间估计比封闭式办公室节约 20 或以上的空间。由于没有隔墙和门，办公室职员可以在办公室里更自由地走动，有利于不同部门之间的工作联系。信息沟通更加容易，内部电话的使用频率降低，相应地减少了电话所产生的噪音。监督管理与封闭式办公室相比有较大改善。这主要是因为办公室经理或办公室监督者能观察到所有或大部分职员的工作情况。由于没有隔墙，办公室的内部设计更富有弹性。搬动办公家具和办公设备、重新安排各部门的位置也比较容易，而且所需费用少。开放式办公室提供了一个顺畅的工作流程，各种信息和文书能顺利地从一个地方传到另一个地方。照明与取暖更容易，安装费用较封闭式办公室低并且实践证明，开放式办公室的经营管理费也更低。 当然，开放式办公室也有其不利的一面。开放式办公室的噪音大。噪音来自不同方面，如不同部门的办公设备（计算机、打印机、复印机），电话交谈以及其他职员的谈话，走动等这对职员来说是一种干扰。高级职员也在开放式办公室中办公，这样很可能使他们过多地卷入日常事务而忽视了他们的真正。办公桌、办公家具呈对称性的分布形成一种类似车间的古板、非人性化气氛，妨碍了职员团队精神的形成。开放式办公室经常显得不如封闭式办公室整洁。所以必须有良好的监督管理。开放式的设计使得流行感冒等传染性疾病很容易在办公室职员间迅速传染。全景式办公室又称活动图景式办公室，这种起源于德国的办公室内部设计方法已经为许多大型企业所采用。全景式办公室也需要大而开阔的空间，但与开放式办公室不同的是它建立在被称之为有机规划的基础之上。全景式办公室放弃了开放式办公室的严密布局，它并不是根据整个办公室的工作流程进行组织，而是将和某个小组的工作流程有关的职员组织在一起工作，形成一个小的工作群体。当然，那些相互关联的工作群体彼此是十分靠近的。办公用具、办公设备等都随机地设置在各个小组（事实上是部门）的工作空间内，每一种设置都力求最好地配合各小组的工作流程。全景式办公室体现的是一种团体观念，这种团体观念使职员有一种归属感，并为某些集中性的工作提供了空间。这种布局既保留了开放式布局的优点，并使各部门相对集中，又弥补了其缺点，避免了相互干扰。所以，尽管它的花费较多，还是被众多三资企业所采用，成为目前最为科学合理的办公室布局 案例学习7-1 惠普的开放式移动办公环境 在北京的大北窑桥东南角，惠普大厦。这幢目前北京唯一一座实现移动无线办公的大厦里，你经常能见到这样的风景：有人风风火火地冲进电梯，左手握着手机，右手举着无线电话旁若无人地谈着业务；有人正坐在咖啡间一边“摆弄”笔记本电脑一边喝热饮，笔记本的左侧插着一块方方正正的无线上网卡。 这些人是惠普的员工，但是，他们却没有属于自己的固定办公桌。甚至，连中国惠普总裁孙振耀也一度要天天寻找自己的办公位子。奇怪吗？身份如此显赫的惠普总裁竟然没有一间属于自己的办