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南方医科大学 声像类档案管理实施细则 声像类档案是高校档案的一个重要组成部分，它具有客观、形象和真实的特点，能生动、具体地再现学校教学、医疗、科研及各方面工作成果，真实记录学校各个时期的发展面貌，具有现实的查证和利用作用，对历史研究具有重要的参考价值，是学校重要的档案资料和宝贵财富。为加强对我校声像类档案材料的形成、积累以及归档工作的管理，更好地发挥其作用，根据国家《档案法》、《档案法实施办法》和教育部令第27号《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》等法律法规，结合我校声像类档案工作的实际情况，特制定本实施细则。 第一条 声像类档案管理工作的基本原则 （一）凡反映学校教学、医疗、科研、管理和历史发展，具有保存价值的各种以画面、音响形象等方式记录的专门载体及其相配套的文字材料均属声像类档案。 （二）声像类档案的主体是声像材料，必须遵循声像材料的特点和规律，进行特殊整理和管理。 （三）学校声像类档案均为学校财产，必须实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，以便开发利用。 （四）声像类档案工作必须纳入学校党政、教学、科研、外事、体育等有关单位的管理制度中，与各项管理工作紧密结合，实行制作工作和建档工作同步管理，即制作单位接受任务与接受声像材料的归档要求同步。 （五）对形成声像类档案材料数量大、利用率高的单位，经批准后可设立声像类档案分室。分室可保管本单位形成的声像类档案，在业务上接受档案部门的指导和监督，并将分室保管声像类档案的目录制作一式两份移交档案部门。 第二条 声像类档案归档范围 （一）确定的原则 1.归档的必须是学校各项活动中形成的、或校外单位形成的与学校有关的声像材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。 2.归档的声像材料必须反映声像制作活动的全过程，确保完整、准确、系统。 3.归档的声像材料必须遵守其自然形成规律，保持声像材料与纸质材料、不同声像材料之间的自然联系，与有关配套文字材料一致，并具有成套性。 （二）归档的主要内容和重点 1.归档的主要内容包括综合管理，重要会议及重大活动，教学、医疗、科研、资产设备活动，外事活动，文艺、体育活动，校园建设，成果、荣誉，人物及纪念性集体合影以及其他等方面，具体范围见附件2。 2.归档的重点是学校各种活动中直接形成的声像材料，尤其是声像材料的原件。 第三条 声像类档案的立卷方法与归档流程 （一）形成积累：声像类档案的管理实施部门立卷制度。前期制作（包括归档判断、编写声像档案说明等）由各活动承办单位负责；整理立卷工作由宣传部和教育技术中心负责，在业务上接受档案部门的指导和监督。 1.学校宣传部、教育技术中心为声像类档案的立卷单位，各单位要有一位负责人分管本单位声像类档案立卷工作，并指定一名兼职档案员认真做好本单位负责的声像类档案的形成、积累、立卷、归档工作，以维护声像类档案的完整和安全。 2.各单位应将在各项活动中形成的声像材料的归档判断、编写文字说明等工作纳入职责范围，明确专人负责。在收到拍摄部门（宣传部或教育技术中心）返回的有关声像材料一个月之内，应选择有保存价值的 3.属个人拍摄或录制的能反映学校面貌并具有参考价值的声像材料，应向档案部门归档，一经采用，学校将给予适当奖励。 4.学校一切可形成声像材料的有关重大事件等活动，必须做好相关声像类档案归档的工作，保证归档制度的落实。 （二）声像类档案的归档要求 1.归档的声像材料必须遵循其自然形成规律，保持声像材料与纸质材料、不同声像材料之间的自然联系、注意其成套性特点。 2. 归档的声像材料必须在有关的设备上演示或检测,档案部门认为运转正常、图像清晰、声音清楚、内容完整准确后，方可办理归档手续。 3.立卷负责部门应给声像材料编制案卷目录，与其它门类档案有密切关系的互相照应、互记参见号。 3～5张为宜，重大活动可以适当增加。 ②本次活动结束之后，由活动承办单位兼职档案员在一个月之内整理并编写说明，及时向立卷负责部门（宣传部或教育技术中心）归档。 ③照片、说明要齐全并一一对应。 ④数码照片应附同文字说明刻录成光盘，光盘内照片按顺序编写序号，与照片一一对应并填写照片说明一并归档。 ⑤文字说明的成分包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。（事由：照片影像所反映事件、事物的情由；时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；地点：被摄物所在的具体地点；人物：照片影像上主要人物的姓名、身份、在照片中所处位置（例如：前排左一）；背景：对揭示照片影响主题具有一定作用的背景；摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。）文字说明的编写综合运用六个要素，概括地揭示照片影像反映的全部信息；文字简洁、语言通顺，一般不超过50字。 ⑥毕业生