行政物资管理流程.docVIP

流程编号： 流程名称：行政物资控制流程 生效日期：2011年12月1日 第一部分：流程说明 目的: 为加强与完善消耗品、低值易耗品和固定资产的使用管理，有效降低采购成本，根据《费用管理制度》、《固定资产及低值易耗品管理制度》，特制定本流程。 适用范围: 太平洋字号、九龙字号各自营门店及公司各部门。 流程描述：详见第二至第五部分。 第二部分 办公和门店消耗品 1、适用范围： 1.2办公用品：包括传真纸、A4纸、收银纸等； 1.2印刷品： 包括罚款单、特价标签、POP纸等； 1.3售后费用：包括缝纫剪刀、大线、打包针等； 1.4企划费用：包括吊旗、礼花、美工刀片等； 1.5维修配件：包括发电机润滑油、灭火器充装等； 1.6保洁费用：包括肥皂、垃圾袋、洗洁精等； 1.7急救药品：包括创可贴、风油精、云南白药等； 1.8购物袋。 具体内容参照《物资分类表》。 2、职责权限： 2.1人事行政部负责办公消耗品的定点、定价、采购、发放、保管、台帐等工作。 2.2人事行政部负责制订、颁发《物资分类表》，并按市场情况和使用需求进行不定期修订。《物资分类表》由财务部、监察办、各门店及相关部门各存一份。《物资分类表》属保密文档，不得对外交流。 2.3各门店及部门不得自行采购办公用品。所需办公用品须按流程到人事行政部领取、发放。此前各部门自行采购的一律截止到2011年11月底，对供货单位予以清帐。 2.4财务部负责发票的审核与结算工作。 2.5财务部、监察办负责对采购价格的审核工作。 3、价格的确定、维护和传递执行 3.1人事行政部根据使用情况，对《物资分类表》中的办公和门店消耗品进行采购，采购后的价格单由财务部、监察办进行审核，审核后作为采购的价格依据。 3.2非特殊情况不得采购《物资分类表》外物品。对新增加的物品，人事行政部比价后认定价格并由财务部、监察办审核，人事行政部依据实际需要，不定期对《物资分类表》进行修订。 3.3财务部审定发票时，必须依据市场价格进行核对，执行价格与市场价格不符的不予入账。 4常用消耗品的采购、领用流程 4.1计划申报：每月5日、15日、25日，各门店及部门向人事行政部提交领用计划。递交计划同时，必须同时提交①上次领用物品的发放明细和现有库存情况；②已发物品的《领料单》“财务部门存查联”。人事行政部对各部的领用计划根据实际情况进行审定、汇总。 4.2采购及入库：人事行政部根据汇总的采购计划进行采购。货物抵达即办理入库、做好台帐，并将《入库单》“财务结算联”交财务部。 4.3领用及发放：各部根据审定后的计划开具《领料单》，到进行领取、发放，并办理入库，做好领用台帐。 4.4外部结算：办公用品由人事行政部统一在财务结帐，每月结算一次。结算需凭①《入库单》“送货单位凭证联”；②发放明细及备库明细；③正式发票 4.5内部结算：人事行政部根据各分公司人事行政部领用的物资，每月汇总耗用清单。按物资耗用数量进行费用分摊，分摊明细表后面附各门店及部门领料单，明细表需经办人鉴字，财务部审核后办理入帐。明细表一式三联。第一联：人事行政部 存根、第二联：财务记帐、第三联：各部门及部门记帐。 5、非常用物品的请购、领用 非常用物品包括：临时发生的以及《物资分类表》中没有的办公消耗品。非常用物品须由各单位申请、人事行政部审定后采购、入库、领用，并做好相应台帐。 6、仓储管理 6.1物流部设办公消耗品仓库。设专职物资保管员。常用耗材需保持一定数量的库存，以备不时之需。 6.2所有采购物品必须办理入库。物资保管员根据供应商送货清单上物资明细与实物核对是否相符，再对照需求清单上的要求验收入库。对办公设备耗材、以及维修配件物资入库时，人事行政部应会同财务部网管共同验收。 5.3物资保管员应对入库后的物资进行分类保管，并及时登卡、记帐，做到帐、卡、物一致。 5.4人事行政部物资保管员每月底必须对库存的物资进行彻底盘点，核对帐、卡、物是否一致。对盘点中差异部分要查找原因，经领导审批同意方可调卡、调帐，盘点表每月报财务部存档备案。 第三部分 低值易耗品 1、使用范围 1.1电脑配件：包括鼠标、键盘、U盘等； 1.2缝纫耗材：包括锁边机、撬边机、蒸汽熨斗等； 1.3消防器材：包括灭火器、消防桶、消防水带等； 1.4灯具类：包括节能灯 T5支架T5灯管解码器剃毛机试衣间拖鞋鼓风机喊话器打气筒饮水机电话机传真机中国结装饰柜花篮电饭煲电压力锅试电笔螺丝刀锁水龙头电表箱急救箱员工工作服五珠正挂