电子文件管理的难点与对策.pdfVIP

维普资讯 ● ● 工作业量并没有减少。所谓的文件管理，主要是将电子 文件打印成纸质文件唇对纸质文件的管理，而对电子文 ● ● 件的规范管理几乎未曾进行。、电子文件常常自生 自灭， 处于可有可无的散乱状态，随着时间的流逝逐渐丢失，各 一 ． 电子文件及其特征 种信．息被逐渐遗忘，电子文件的多用途快速检索，传递及 1、对电子文件概念的认识 同时满足多用户等优越性得不到充分体现，造成很大的 电．孑文f 艘解 、磁盘、光盘等载 资源浪费。 体，以i 阅读、处理并可笛邑f言网络 锦啪勺文件。 2、电子文件法定效力尚不明确 电子文件是电子l化的政务信息，按其产生的工作领域，可分 电子文件的起草人、签发人、阅示人等不能在网 为两种：—种是纪录人们在办理公务，处理_睃事物或交流 络环境形成数字化空间中得到确认，电子文件的法律 信虹 作中产曲 ．文件，E-mel(电子信箱)电子文件 效力都是与其载体相关来确定的，例如纸质文件。电 等，它们多以文本、图像、声音或影像等 0葩，另—种是 子文件由于没有固定载体，制定相应的法律条文就会 纪录^们生产或 乐舶键 凇 电子文件，~ ,CAD(计 遇到很大的困难。 ’ 算机辅助没i十)、CAM ({柏摹机辅助制造)等生成的电子文 3、电子文件的安全问题 件，它I1『多以光录图或矢量图等形式存在。本文中所 构 不少机关和部门除了电子公文外，还专门制作纸 电子文件是电子 掘 中兄减的，属前—币p类型。电子l 质副本作为备份，以防止网络和电脑发生系统崩溃、 文件通过电 浏嚣戬 ，实现无纸他掘簟fd 意外删除、病毒破坏。电子公文在网络环境中传播和 和自动处理，它加决了 务处理速度，大大提高了工作效率。 存储，极易受到黑客的攻击，造成信息被盗，被删除或 2、对电子文件特征的认知 被改写等严重后果。 ’ 应用发展的阶段性，办公自动化的应用是不断扩 三、针对管理难点问题应采取的措施 大、逐步从小局域网发展到大型网络甚至连成国际 l、将以电子文件管理为主档案信息化建设，纳入到 网；处理业务也由点到面，几乎覆盖办公业务的全部 国家信息化系统，实行统—规划 流程。在不同的应用发展阶段，电子文件作用不同， 针对电子文件管理可有可无的状态，应该首先将档 它们分别是草纸性电子文件、辅助性电子文件、正式 案信息资源的信息化工作，纳入到国家的整体信息化工 电子文件、无纸电子文件，现今电子政务时代电子文 作中。从宏观角度提高档案信息化的重要性，使各部门 件已经发展到正式电子文件阶段。 认识到电子文件管理的重要性及存在的重要意义，充分 (1)电子文件的设备依赖性。离开了计算凯及相应 实现电子文件的多用途快速检索，传递及同时满足多用 的软件，电子史 就无法生成 、识别。决定其设备依赖 户等优越性。 性的因素有：数字编码因素、硬件因素、软件因素、设备更新 2、’电 艾f 囊 是，我国电 艾f 经 因素、加密因素等。 之路 (2)电子文件信息与载体的相分离性。电亍礅．f牛 随着信良技=柑 口网络技术的进 ·步发展，办公自动化 邗 脏不同的计算柳之间传递，也卸：．在【不同的载体之间 增加了许多新的途径j}Ⅱ手段，使机关的公务活踟基入了办 相互复制，而信息形态无任衄 七，于是f郫酸啊 公自