南京中医药大学数字档案馆档案信息着录与标引规则.DOC

南京中医药大学数字档案馆档案信息著录与标引规则 为了进一步提高档案信息著录水平，确保档案信息计算机检索的查准率和查全率，现根据《档案著录规则》（DA/T18-1999）,结合本校档案工作实际，特制定本著录规则。 本规则适用于我校档案馆各门类档案的著录。对特殊载体的档案信息著录，可参照本规则另行制定细则。 1 题名 又称标题，是表达档案文件中心内容和形式特征的名称。完整的标题由责任者、问题和文种三个部分组成，可以依据文件的文头和文尾著录。若“责任者”项已著录作者，则文件题名中的作者项可以省略。如果文件的标题可以完全、清楚地揭示文种，“文种”项也可以省略。 1.1 正题名 正题名是档案文件的主要题名，一般指单份文件文首的题目。正题名照原文著录。 1.1.1 单份文件若没有题名，依据其内容拟写题名，并加“[]”号。 1.1.2 单份文件的题名不能揭示文件内容时，原题名照录，并根据其内容另拟题名附后，所拟写的题名加“[]”号。 例如:原题名为“通知”的一份文件。可以根据其具体内容拟为：通知[关于体育馆开放时间的通知] 1.1.3 单份文件的题名过于冗长时，在不丢失重要信息和损伤原意的情况下，可删去冗余部分，节略内容用“…”号表示。 1.2 并列题名 并列题名是以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名。必要时并列题名和正题名一并著录，并列题名前加“=”号。 1.3 副题名及说明题名文字 副题名是解释或从属于正题名的另一题名。副题名照原文著录。 说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途、载体形式等的说明文字。必要时说明题名文字照原文著录。 副题名文字前加“——”，说明题名文字前加“：”号。 2 责任者 责任者是对文件内容进行创作或发布、并负有责任的团体或个人。责任者照原文著录，必要时还需著录其职责或身份（职务、职称等）。责任者为个人的，著录个人姓名；责任者为团体或机构的，著录团体或机构全称或规范的简称。 2.1 责任者只有一个时，照原文著录。如需著录职责或身份时，在其后加“（）”号著录，多个职责或身份之间以“，”号相隔。 例如：张三（财务处处长，办公室主任） 2.2 责任者有多个时，著录列居首位的责任者，被省略的责任者用“[等]”表示。若立档单位本身是责任者，必须著录，其余视实际需要著录。多个责任者之间用“；”号相隔。 例如:南京中医药大学校档案馆；南京中医药大学教务处；[等] 2.2.1 多个责任者具有同一职责或身份且需著录时，可将职责或身份置于最末一个责任者后的“（）” 号中，责任者之间以“；”号相隔。 例如：张三；李四（办公室秘书） 2.2.2 同一责任者有多个职务或身份且需著录时，可将多个职务或身份置于责任者后的“（）” 号中，职务或身份之间以“，”号相隔。 2.3 机关团体责任者 2.3.1机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用的规范简称。 例如：南中医，应该著录为：南京中医药大学； 南京中医药大学校长办公室，可以著录为：南京中医药大学校办。 2.3.2 历代政权机关团体责任者必须在其名称前冠以朝代或政权名称，并加“（）”号。 2.4 个人责任者 2.4.1 个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后加“（）”号著录与形成文件时相应的职务、职称或其他职责。 2.4.2 清代及其以前的个人责任者必须在其名称前冠以朝代名称，并加“（）”号。 2.4.3 少数民族个人责任者称谓各民族有差异，著录时，应依照该民族的署名习惯著录。 2.4.4 外国责任者，姓名前应著录各历史时期易于识别的国名简称，其后著录统一的中文姓氏译名；必要时著录姓氏原文和名的缩写。国别、姓氏原文和名的缩写均加“（）”号。 2.4.5 文件所署责任者为别名、笔名时，均照原文著录，但应将其真实名称附后，并加“（）”号。　 2.4.6 未署责任者的文件，应著录根据其内容、形式特征考证出的责任者，并加“[]”号；考证无结果时，以三个“□”代之。 2.4.7 文件责任者不完整或有误时,应照原文著录,将考证出的完整责任者附后，并加“[]”号。　　 2.4.8 考证出的责任者证据不足时，在其后加？，一并著录于[]号。 2.4.9 特例：各类协议、合同的责任者应著录签定协议或合同的各方单位全称或不发生误解的通用的规范简称；文章或剪报的责任者应著录文章的作者，而非编者、翻印者、编辑或报刊名。 3 文号 文号是文件印发过程中由印发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。文号包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等。文号照原文著录。 联合发文或档案文件上有多个文件编号时，照原件著录。多个文件编号中间用；号隔开。 4 附件 附件是指文件正文后的附加材料。 4.1 一般只著录附件题名。 4.2 文件正文后有多个附件时，应逐一著录各附件