电算化会计档案管理规范化问题探究.pdfVIP

2012年 3月 扬州教育学院学报 Mar．2012 第3O卷第 1期 JournalofYangzhouCollegeofEducation Vo1．30，No．1 电算化会计档案管理规范化问题探究 黄 萍 (扬州职业大学，江苏 扬州 225009) 摘 要：当前电算化会计档案管理工作 中不同程度地存在着重视不够、保存不全、维护不力、安全不当等 问题，根据电算化会计档案涵盖的 内容和信息处理高效性、载体保存双重性、支撑 系统依赖性、保护工作安全 性的特点及管理要求，应着力提高认识、建章立制，完整存储、规范保护，提升能力、科学管理，注重防范、强化 安全 ，切实加强电算化会计档案管理的规范化建设 。 关键词 ：电算化会计 ；档案管理 ；规范化 中图分类号：G275．9 文献标识码 ：A 文章编号：1008—6536(2012)O1—0089—03 《会计电算化工作规范》中指出，电算化会计档 就给电算化会计档案的规范管理留下 了隐患。其 案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据以其它磁 二，一些单位电算化会计档案管理制度尚不完善。 性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的 电算化会计档案工作处于无序状态，对电算化会计 书面等形式的会计数据。… 《会计基础工作规范》明 档案的收集、整理、利用、销毁仍沿用手工系统的制 确规定，实行会计 电算化的单位 ，有关电子数据、会 度，没有对会计电算化信息系统档案管理要求、工作 计软件资料等应当作为会计档案进行管理。 由此 ， 人员的职责作出相应的规定，也没有采取相应的保 所有在会计电算化过程中形成并归档保存的各种帐 障措施来改善保管条件、环境等。其三，一些单位和 簿、报告 、凭证，存储会计数据和程序的光盘及其它 个人仍还停留在传统的纸质档案查阅服务方式上。 存储介质，计算机系统开发运行中编制的各种文档 无法适应电算化会计档案管理改革发展的要求，处 及其它会计信息资料均属于电算化会计档案的范 于一种低端、被动的状态 ，制约了电算化会计档案的 畴。 电算化会计档案管理是重要的会计基础工作 ， 高效利用。 随着信息技术和电算化会计工作方式的普及 ，配套 (二)保存不全 加强电算化会计档案的管理业已成为当务之急。我 部分单位或个人仅仅保存 了记账凭证、会计账 们必须正视当前 电算化会计档案管理工作面临的客 簿、会计报表 ，而没有全部存储电算化会计系统中的 观问题 ，准确把握电算化会计档案涵盖的内容、主要 所有系统软件、会计软件程序及全套文档资料等，或 特点及其管理要求 ，有的放矢，对症下药，切实加强 仅仅存放于计算机中，没有将计算机中的会计信息 电算化会计档案规范化管理工作。 备份 ，一旦因意外或人为因素造成系统数据的丢失、 一 、 电算化会计档案管理存在的问题 破坏 ，就不能在最短时间、最小损失下恢复原状 。 (一)重视不够 (三)维护不力 其一 ，一些财务人员 的电算化会计档案管理意 不少电算化会计档案管理人员的业务素质不全 识淡漠。认为会计电算化仅仅是数据处理工具的变 面，缺少应有的专业知识和计算机应用能力。单位 化，往往 “重核算 ，轻管理”，归档的常常只是传统的 会计电算化所需要的软硬件设备不能完全到位。也 纸质档案，而电算化会计档案仍保存在财务部门，这 不能将会计软件的版式及软件系统很好地保存，以