本院『公文线上签核系统』执行作业协调会议纪录.PDFVIP

本院『公文線上簽核系統』執行作業協調會議紀錄 時 間： 104 年9月 8日上 午8:30 地 點： 文書組組長辦公室 主 席：總務 室文書組 蔡堯仁組長 出席人員：教學部陳素真 組長、蔣培英、孫玉倩 、賴昕怡 、林淑瑛 總務 室吳美玉 、金禹萱 記 錄：金禹萱 壹、討論暨決議事項 ： 一、依據 本院 104 年9月 7日 北總總字第1040800310號函，公文陳 核時，請依院內核定之「分層負責明細表」勾選決行層級，切勿 一律點選「主任秘書決行」，以免造成作業困擾。另會辦案件得 以會辦單或e-mail或電話等方式先期作業，再彙辦陳核 ，該公文 已發院內各同仁，尚有其他相關項目，請參考並請確時照辦。 二、會辦公文時承辦人於公文系統內已設定好流程後，送至單位主管 （得由直屬主管代行），異動別應預設帶出承辦人設定之選項 ， 但系統常常無法正常運作，未能設定會辦後退回承辦單位而設為 一層長官，受會單位未注意時，均傳送至主任秘書，造成困擾。 請總務室協助與公文系統廠商協調，「預排流程」 之功能可順利 使用 。 三、有關教學支援案，因受會單位反映， 希先會辦其同意後始可創稿 發文，又因系統尚 無法設定會辦單不上陳主秘以上長官，故教學 部同意，預設流程尚未改好前，於會辦單最後一個順會單位上加 註「惠示意見後請擲回本部續辦」，並隨時以 e-mail或電話追蹤 會辦單，避免公文逾期。總務室已另 協助與會同仁之帳號內，設 立章戳，以利其作業。 四、因案情複雜或因各單位作業需要，會辦人事室、主計室及政風室 案件，教學部已內部決議使用紙本公文會辦乙節。本案原則一般 案件仍以線上會辦為主，特殊複雜個案則同意以紙本辦理。 五、原則上不建議將來文 以 「先存查後續辦」之方式處理，惟會辦案 太複雜，需簽核、研議較久時 ，則可以個案處理，同意 先將來文 存查結案，另再創簽稿併案續辦 。 貳、 散會 (上午9:30 ） 1