长文档的编辑.ppt

大学计算机应用基础 3.4 长文档的编辑 大学计算机应用基础 大学计算机应用基础 目录 长文档的常用编辑技巧与流程 设置样式和格式 使用多级编号 文本页面设置 生成目录和索引 长文档的常用编辑技巧 长文档通常指那些文字内容较多，篇幅相对较长，文档层次结构相对复杂的文档。 高效地完成一篇长文档，文档的纲目结构应当是首先完成的工作 长文档编辑时往往需要多次对部分段落或者文字设置相同的格式，使用样式进行编辑就可以减少过多重复劳动 建立目录，方便阅读者可以快速地检阅或定位到感兴趣的内容 大学计算机应用基础 编辑流程 如果Word内嵌的模板中有适合的模板，可直接使用模板生成文档； 设置页面大小、设置样式和格式、多级编号； 一边写大纲，一边应用样式，设置合适的页眉和页脚； 文字的录入，插入、修改图片，题注的使用、自动生成动态的目录； 其他常用的技巧（超链接、书签、字数统计、查找和替换）； 如果想以后重用该文档的格式，可把文档保存为模板 大学计算机应用基础 使用合适的视图 大学计算机应用基础 视图方式 特点 页面 默认视图方式，可用于编辑页眉和页脚、调整页边距、处理分栏和图形图像，编辑效果和打印效果一致，即“所见即所得” 大纲 可以方便查看文档的结构，还可以通过拖动标题来移动、复制和重新组织文本 Web版式 主要用于显示网页格式的文档。可显示背景，文本为适应窗口而换行，图形位置与在Web浏览器中的位置一致 普通 不会显示边距、页眉和页脚、背景、图形对象以及不显示设置为“嵌入型”环绕方式的图片 阅读版式 在该视图下没有工具栏的出现，还可以根据计算机分辨率的设置缩放文本以获得最佳的可读性 文档结构图 能够显示文档的标题列表，可以对整个文档进行快速浏览 大学计算机应用基础 目录 长文档的常用编辑技巧与流程 设置样式和格式 使用多级编号 文本页面设置 生成目录和索引 样式 样式是字体、字号和缩进等格式设置特性的组合并作为集合加以命名和存储。应用样式时，将同时应用该样式中所有的格式设置。 段落样式控制段落外观的所有方面，如文本对齐、制表位、行间距和边框等，也可以包括字符格式。 字符样式影响段落内选定文字的外观，例如文字的字体、字号、加粗及倾斜格式。 表格样式可为表格的边框、阴影、对齐方式和字体提供一致的外观。 …… 大学计算机应用基础 样式的建立与修改 大学计算机应用基础 大学计算机应用基础 目录 长文档的常用编辑技巧与流程 设置样式和格式 多级编号与纲目 文本页面设置 生成目录和索引 多级编号 使用项目符号和编号不只能使文档变得条理清晰，还能实现多级章节自动编号的功能，对于长文档的编辑十分重要。 可对多级编号绑定样式 大学计算机应用基础 纲目 大纲是整个制作过程中最重要的一步，它好比一棵大树的主杆，主杆粗壮、结实，才能长出茂密的枝叶。 在大纲视图下整理文档的纲目结构 纲目可使用多级编号定义好的样式 大学计算机应用基础 大学计算机应用基础 目录 长文档的常用编辑技巧与流程 设置样式和格式 多级编号与纲目 文本页面设置 生成目录和索引 页面设置操作 分隔符 常用的分隔符有三种：分页符、分栏符、分节符 分节符能是文档分成若干独立定义设置的单元 “插入”→“分隔符”命令 页眉页脚 可以让读者了解当前阅读的内容是哪篇文章或哪一章节。 页眉页脚通常包含公司徽标、书名、章节名、页码、日期等文字或图形。 “视图”→“页面和页脚”命令 大学计算机应用基础 页面设置操作 页码 表示每页在文档中的顺序编号 在Word中添加的页码会随文档内容的增删而自动更新 “插入”→“页码”命令 脚注与尾注 这两者都是对文本的补充说明 脚注可作为某处内容的注释，如术语解释或背景说明等 尾注通常用来列出书籍或文章的参考文献等 “插入”→“引用”→“脚注和尾注” 大学计算机应用基础 大学计算机应用基础 目录 长文档的常用编辑技巧与流程 设置样式和格式 多级编号与纲目 文本页面设置 生成目录和索引 生成目录 目录是长文档必不可少的组成部分，由文章的标题和页码组成 先定好了大纲及样式，生成目录就非常简单 “插入”→“引用”→“索引和目录” 大学计算机应用基础 建立索引 索引就是将需要标示的字词列出来，并注明它们的页码 建立索引主要包含两个步骤： 一是对需要创建索引的关键词进行标记，即告诉Word哪些关键词参与索引的创建； 二是调出“索引和目录”对话框，通过相应的命令创建索引 大学计算机应用基础 大学计算机应用基础 大学计算机应用基础