提高公文传阅效率的方法.pdf

鸯 耋蛰喀 ·l参汰强。Q 文 ，方玉军 提高公文传阅效率的方法 公文传阅是公文处理过程中的 阅文时间。时间长了，作为文书人 件攒在一起传阅，那应该怎么办 一 个重要环节。所谓公文传阅就是 员，就要逐步摸清每位领导的阅文 呢?具体就是来一份传一份，来多 文书人员按照批示意见将需要领导 风格、阅读习惯。比如有的领导喜 份传多份，什么时候来，什么时候 阅知的公文呈送给领导阅读、直至 欢提纲挈领地看文件，所以阅读速 传 。 所有领导阅毕后将文件取回整理归 度快，运用的时间就短，那么给这 适时提醒领导。为什么要这么 档的过程。由于这部分文件不需要 样的领导送取文件的时间间隔就要 做呢?因为领导的事情很多，有时 领导签批办理意见，只是需要领导 短一些。反之，如果领导喜欢精读 难免也有疏忽的时候，或者有时文 了解，所以相对来说时效性不是很 文件，那么估算的时间间隔就要长 件被其他物件压在下面 (一般传阅 强，但这并不是说可以无期限地拖 一 些。还有的领导习惯是先看文件 文件都有特定的文件夹)而一时看 延下去。如何组织传阅这些文件， 再干其他事情，那么给这样的领导 不到，因此，我们这时就有必要以 让所有领导在最短的时间里熟知这 送取文件应用时问也相应短一些。 适当的方式提醒一下领导。当然提 些内容，从而发挥文件的最大效用， 当然，如果领导喜欢认真阅读文件 醒领导时要注意语言的技巧，绝不 这也是一个十分重要的课题。本文 而又不影响其他领导传阅时，还可 可带有埋怨甚至责备的意思。 拟就这一问题谈点自己粗浅的看法。 以跟领导协商，留下复印件而原件 认真做好传文记录。实践证明， 继续传递等等。总之，熟知领导阅 做好传阅记录不仅有助于掌握文件 提高公文传阅效率的主要方法 读风格对于提高传阅效率非常重要， 运行情况，而且还能够进一步提高 根据个人体会，关于提高公文 这样就不致因取文较早领导没有看 传阅效率。因为需要传阅的文件很 传阅效率的方法大体有以下几种： 完而多跑一趟影响领导办公，也不 多，而且这么多文件由于各种因素 掌握领导出行动向，随时调整 会因领导早已阅毕而使文件滞留。 的影响，往往有时交叉有时重叠， 传阅顺序。掌握领导动向，这看似 及时送取文件。这就是大家经 所以必须对每份文件的传阅流程都 是值班秘书的工作，其实和公文传 常说的 “勤快论”，意思就是不积压 要认真做好记录，这样既能有效避 阅有直接的关系。因为领导只有在 文件。比如，需要上午领导阅知的 免传阅失误情况的发生，又能根据 办公室时，才能有效地阅读文件， 文件不能下午再送，表面看起来似 情况迅速选择下 位领导传阅。再 所 以掌握领导活动安排很重要。一 乎都是一天的事情，不耽误，但 由 者，如果遇有哪位领导想查阅某份 般的原则就是哪位领导在就先给哪 于呈送时问不同，一定程度上会影 文件时，也能根据记录立刻找出来。 位领导呈送。如果所有领导都在， 响领导阅文效率和阅文效果。再如， 利用网络传递视频文件。现代 那就按照正常的顺序先主要领导、 有的领导上午阅知完毕就应该取回 社会科技信息发展迅猛，有条件的 分管领导，后其他领导依次传递。 而你非要等到下午再取，说不定依 单位可以