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图书情报与档案管理 浅谈新形势下人事档案管理的重要性 李全喜 (山东 省滨州市就业办公室，山东 滨州 256603) 在现代劳动用工管理中，人事档案的作用包括两个方面:对职工个 效的管理制度 ,发现问题,及时解决。定期对档案管理人员进行业务培 人而言，人事档案管理部门可以据此为员工提供办理护照、港澳通行 训,不断提高档案管理人员业务水平。针对 目前企业职工档案管理存在 证的政审手续;提供婚姻状况证明;为流动人员提供身份认定和办理社 的诸多问题,在规定时期内对所有企业职工档案进行全面的清理、规 会保险;为员工代办申报职称;根据档案确定退休年龄;根据档案中从事 范,确保职工档案的完整、真实、准确。三是使企业职工档案管理更加 有毒、有害工作的年限推算提前退休年龄;代为缴纳职工的养老保险、 规范化、科学化。对职工档案的内容、分类、档案用品标准重新进行 失业保险和大病医疗统筹、工资调整;出具与人事档案有关的证明材料 规范。有条件的地方要利用计算机网络技术,逐步建立职工个人档案与 等等。 养老保险、失业保险、生育保险、医疗保险、再就业等系统化管理体 1 档案管理的意义和任务 系,通过科学的管理,为企业提供便利的服务,有效地保障职工和企业利 1、 档案管理工作的意义。 档案的存在是一种社会现象，它是以 益,充分发挥人力资源社会保障部门的服务职能,提高办事效率,使档案 一定的物质形式存在并且其中有一部分要永久保存下去，为子孙后代 管理工作科学规范化。实施 “以我为主”的立卷归档原则是推进档案 造福。然而也要看到:随着社会的发展和时间的推移，一方面档案的 工作规范化、标准化，是实现档案管理现代化的重要环节。 数量和成分在 日益增加和不断丰富，另一方面档案又处在不断损毁的 4 职工档案管理的发展趋势 过程中。 对于不断形成和增加的档案，通过加强档案的收集工作来解 在中国，人事档案与户籍对人才的流动具有极大的制约作用。如 决这一矛盾，而对于处于不断损毁的档案，则通过加强档案的保管工 果某人想调到更适宜于发挥自己专长特点的地方和单位工作，原单位 作来解决。目前在档案保管工作中的许多问题急待解决。 总之档案工 领导若不同意调走，其人事档案和户口就不能转走，那么，既便是这 作的实践，向我们提出了一个很尖锐的问题:一方面要求我们把档案长 个人调走了，但在工作、家庭、婚姻、住房等方面都会遇到很多麻 期保管下去，为了维护集体和个人历史真实面貌服务;另一方面档案的 烦。如果建立人事档案社会化开放式管理模式，每个人是社会人而不 “寿命”是有限的。为了解决这些急迫的问题，必须加强档案的保管 只是单位人，每个人的人事档案由社会化的人才机构集中统一管理， 工作，无论对于现在还是将来的事业，都是一件任重道远的工作。 与户籍制度、人事代理制度协调运行，那么许多问题都会迎刃而解。 2、档案管理工作的任务。 维护档案的完整与安全，既是整个档 可见，在社会主义市场经济条件下，建立一种社会化的开放式人事档 案工作中必须始终遵循的基本要求，也是档案工作各项业务环节的共 案管理模式是非常必要的。 市场经济的建立，产生了多种经济组织 同任务。从一定意义上讲，维护档案的完整与安全，更是档案管理工 形式，这有利于人才的吸纳、流动，但与旧的人事制度发生了巨大的 作中心任务，这是因为档案管理工作这个环节，是实现维护完整和安 碰撞，新型的人事管理制度如人事代理制应运而生，人事管理变成了 全的重点环节和主要手段