采购档案信息管理制度..docVIP

文件名称 采购档案信息管理制度 文件编号 制订日期 年 月 日 版 本 号 制订部门 修订日期 年 月 日 编 制 审 核 审 批 一、目的： 为加强对公司采购档案信息的管理，确保采购决策、执行全过程有据可查，充分发挥采购档案信息资料为采购管理工作服务功能，制定本办法。 二、范围： 凡采购管理决策、执行、监督各项活动均应记录，留有证据，并形成各种形式的文件资料，予以归档保存。 三、权责： 3.1采购部：负责公司采购档案的收集、建档及管理各项工作 3.2档案室：负责重要采购档案资料集中归口存档管理、日常调阅等 四、定义： 无 五、作业内容： 5.1采购档案信息包含范围： 5.1.1 供应商调查、评估、考核评鉴过程记录及文件 5.1.2 招标及其他方式采购过程记录及文件 5.1.3 采购合同、协议及相关签订依据、谈判记录 5.1.4 公司采购审计记录 5.1.5 供应商资质文件资料 5.1.6 采购计划、资金预算及执行资料 5.1.7 与供应商日常业务往来函件 5.1.8 询价、比价、议价、定价等单记录 5.1.9 主要材料市场价格波动表 5.1.10 物料单价异动记录表—电子档 5.2凡涉及讨论、决定采购计划预算、采购方式、供应商引入退出、采购价格渠道、管理制度、供应商评价考核、采购付款分配比例及其它采购决策、敏感事宜的相关会议，参会人必须签到，发言应指定专人记录，会议决定应以纪要或其它会议专业记录等形式转发，内容重要的纪要应予以签收，且与会议资料一并归档。 5.3 凡涉及供应商资质评价、考核，必须制订评价方案包括：评价方式、评价细则、评价程序、评价人员分工等，方案需经采购部负责人及分管副总审批，参与 评价的人员及审批人员必须在评价结论上签名确认。经批准后，所涉及资料一并归档。 5.4 凡涉及采购方式的确定及执行，应建立专门卷宗，完整收集采购方案集体讨论、审批文件记录、经审核的招标及其它采购方式、法定代表人授权书（公开招标）、材料检测报告、谈判记录等，涉及采购决策、执行过程所有相关资料均应存档。 5.5 合格供应商及投标供应商资质文件按照一户一档原则建档，收集范围、内容依据供应商管理程序规定收集齐全，并核实无误。每年底应及时更新合格供应商相关评鉴考核等信息。 5.6 所有归档资料均应有承办人签名确认或单位盖章确认，采购部主管及档案员应复核。 5.7 采购档案管理： 5.7.1 档案记录装入文件盒或档案袋，其上标明记录名称、年份、供应商名称等信息。 5.7.2 文件盒或档案袋首页放置《文件清单》，包括：序号、档案记录名称、备注等内容。 5.7.3 一种记录装入一个文件盒或档案袋，如为成套记录，需用回形针或长尾夹夹整齐并按顺序存放。 5.7.4 文件盒内或档案袋内放置的清单与档案记录顺序一一对应，按时间顺序，后存的档案记录放在上面，先存的放在下面。 5.7.5 大类按年份归档，公司档案室要求归档的重要采购档案，每年采购部向其上交一次保存，档案管理人员负责保存好交接记录。 5.7.6 无需上交公司档案室的一般性采购档案资料保存3-5年，其中供应商提供的标书、标样、资质类资料保存3年，公司内部采购资料保存5年，期满有历史资料价值的继续保存，无价值的经采购部主管、分管副总核准后，档案室负责销毁。 5.7.7 采购档案的调阅及其它相关作业参看《档案管理制度》。 六、相关文件： 档案管理制度 七、相关表单： 无 ----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有---------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------