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城建档案现代化管理存在不足及建议摘要：本文首先分析来城建档案实行现代化管理的优势，然后分析城建档案现代化管理建设的不足，并针对城建档案现代化管理队伍提出来建议和对策，供同行借鉴参考。 关键词：城建档案现代化管理不足素质 随着国民经济与社会信息化的飞速发展，信息化浪潮席卷全球。随着办公自动化的普及，档案管理工作也越来越多的运用网络技术，大多数企业已经从传统的档案管理过渡到现代化自动管理，这从根本上使档案管理工作跨上了一个新台阶。作为一名城建档案管理工作人员，笔者深切体会到这场前所未有的科技革命给档案管理工作带来的巨大变化，下面文谈几点认识，与同行交流。 一、城建档案现代化管理的突出优势 城建档案现代化管理主要包括档案管理标准化、组织管理科学化、管理手段现代化和工作人员专业化等内容。简单来讲是指以科学的组织管理，运用现代技术手段来实现对城建档案的标准化管理。具体到实际工作中，就是要按照管理标准要求建立一套功能完善、组织合理的计算机管理系统，依托这套系统来实现对城建档案的管理。在几年来的管理工作实践中，我们认识到相对于传统的城建档案管理，现代化城建档案管理系统具有存储量大、处理迅速、使用方便等突出的优势。 首先是存储量大。城建档案现代化管理首先可以将馆藏的综合类、城市勘测类、城市规划类、城市建设管理类、市政工程类、工业建筑类、民用建筑类、环境保护类、工程设计类、地下管线类、声像类档案等分类、全部通过扫描、著录等技术完成了纸质档案向电子档案的过渡。其次是可以将本市规划区域内建设工程档案移交责任书、认可文件、合格证书的签定和核发等信息及当年收集进馆的工程竣工档案、市政、道路、园林、绿化等各类档案进行分类、鉴定、审核及反馈情况及时录入城建档案管理系统。再次就是馆务工作信息，包括本馆信息、办公信息、设备设施、其它信息等都录入到管理系统中。看到这些浩繁的资料信息集中到小小的磁材料介质中，确实让人深切地感受到现代技术带来的便利。 其次是处理迅速。城建档案管理系统主要由文字图纸扫描子系统、建设施工单位整理归档管理子系统、声像档案子系统、各县（市）城建档案馆（室）管理子系统等构成。系统对馆务工作、业务工作、用户管理、系统维护等几方面进行了规范，实现了从城建档案馆内部管理到城建档案收集、移交、整理、编目、著录、扫描、统计、查询等一系列的管理功能。借助于计算机快速强大的处理能力，摆脱了过去手工编目、打号、统计、查询的模式，大大提高工作效率。 再次是使用方便。实现现代化管理后，功能完备，而且各类信息实现了共享，极大地方便了城建档案的查阅使用。领导者想了解各科室的工作进展、完成情况，只需轻轻一点，所需信息就跃然屏上；管理者想了解馆藏量、馆藏情况，只需轻轻一点，各项数据就整齐地排列出来；查阅者想了解相关的城建档案信息，只需输入关键词轻轻一点，就能得到他需要的完整的档案信息。一切尽在一点之间，既方便又快捷，整个档案管理系统清晰明朗，一目了然。 二、现代化档案管理存在的不足之处 现代化的档案管理方式虽然具有无可争议的种种优点，但作为现代科学技术的一项新生事物，仍有诸多不够完善和亟待改进的地方。 首先，电子档案对设备具有依赖性。电子档案改变了传统的办文格局，文件的修改、复制、粘贴、移动变得更加便捷。电子档案的起草修改、定稿、收发传递都在计算机上进行，其制作、处理以及归档后的全部活动都必须借助于计算机系统才能实现，这就形成了对系统的依赖性。一旦出现电力供应不足等问题，工作就会陷于停顿，依赖性的弱点更会被放大。 其次，电子档案与传统档案相比具有易更改性。电子档案一般是通过网络来进行转移的，具有可操作性，为我们编辑、修改文件提供了极其便利的条件，它在提高工作效率的同时，也带来了一定的不安全隐患，同时也难以保证档案的原始性、真实性、凭据性。其易更改性主要表现在两个方面：一是人为修改；二是电子档案容易遭受病毒侵袭。目前档案界普遍存在纸质档案和电子档案并存的方式，构成一套既能满足传统模式要求又能体现现代信息化趋势的解决方案―双重管理模式并存机制。这套机制事实上增加了工作人员的劳动强度。 第三，新型档案载体的产生，提出了新型档案载体归档和保管的新问题。加强电子文件管理，保障电子政务建设日益引起广泛重视。中央领导高度关注电子文件管理工作，多名领导要求档案部门加强电子文件归档工作，特别强调要针对电子文件的特点，进一步研究解决保真、保密和保存等问题，使电子文件和纸质文件一样得到科学保管和有效利用。国家档案局颁发了6号令《电子公文归档管理暂行办法》，规范和推动电子文件管理工作。电子文件管理已经成为档案信息化建设乃至档案工作发展的一项重点工作,如何提高对电子文件归档管理的认识,切实做好电子文件归档与保存是档案工作者面