台北海洋技术学院视觉传达设计系104 级毕业筹备会组织章程.PDF

台北海洋技術學院視覺傳 達設計系 104 級畢業籌備會組織章程 2013.10.13製定 本辦法參考台北海洋技術學院（簡稱本校）及視覺傳達設計系（簡稱本系）相關流 程，畢業籌備會（簡稱畢籌會）需依照此標準流程進行，以避免各項糾紛與異議；本辦 法為畢籌會分數計算依據項目。 一、畢籌會成員及行政順位 1. 畢籌會成員為指導老師及幹部；幹部另細分為總召、副召、總務、場務、公關、 形象、總務、文書。 2. 依照行政順位為，畢籌會指導老師為第一行政順位，總召（總負責人）為第二行 政順位，副召為第三行政順位，總務長、場務長、公關長、文書長及形象為第四 行政順位，切勿逾權以及未通報，即私自處理畢籌會事項。 3.除內部資訊外，任何公開發表、文件、信函等皆需向總召呈報，由總召負責呈報 畢籌會指導老師，且同意後方可執行。（禁止逾權之發言，如有需要可提前詢問。） 4. 畢籌會各組幹部成員為各班分派兩位代表，分別為正（職務）、副（職務）兩位， 依照人力需求可增設一名副（職務）成員。 二、畢籌會內部工作流程 1. 依畢業辦法流程執行工作項目，由總召負責分派工作，工作內容依照表訂日期完 成後自行回報予總召，工作未完成也請回報。 2. 小組需有組內會議，討論及了解各項需求，方能向總召申請提出需求或討論相關 辦法；職務長需分配該組各項組務。 3. 職務長需了解組內日程並提前規劃工作項目，並呈報總召，方可排定工作日期。 如排定之日程表有缺漏，請聯絡總召，如事項可由副召代理則分派副召進行協助。 4. 各組如需要可請託副召進行適時協助；另於小組會議時，文書長需進行小組會議 紀錄，會後將紀錄表寄送至各副召信箱，副召確認後再寄送至各總召信箱並發 布，總召需立即了解會議內容且提供該組需求及解決相關事項。 三、各組基本工作事項 總 召 ：負責監督及指導各幹部，並解決其需求及疑問；各項活動前規劃各組相關工 作日程；其餘需與本校溝通事項由總召代理畢籌會協調處理。 副 召 ：協助總召幫忙各幹部，負責每次開會會議紀錄(電子檔)並於當天彙整發布。 財務組 ：擬定支出收款核銷等標準流程、了解各項花費概要、編列預算、每月核銷支 出、整理帳務明細、每次提報前收齊提報資格所需基金（參閱畢業辦法）、專戶管理 （指導老師共同管理）、退費處理(參閱畢業辦法)等；由總務長負責分派工作，與總 召協調補充工作日程。 備註：金額超過新台幣 2,000元整時 ，需由總務指導老師簽核支出。 場務組 ：各項未來所需器材提前建檔、租借歸還場地、租借歸還器材、整理提報會場、 管控提報會場等；由場務長負責分派工作，與總召協調補充工作日程。 文書組：需於小組討論時提供紀錄工作協助及負責該組文書（表單等）。訂定提報格 式、詢問各專兼任老師提報書需求之表單（紙本、電子檔）、收齊提報書（紙本、電 子檔）以及簡報、負責統一定裝、交送提報書。負責每次開會會議記錄(手抄紙本) 公關組 ：訂定邀請函格式、提報之餐飲處理、確定各師長到達時段及日期、邀請卡發 送、各項活動需求、宣傳計畫、尋找贊助廠商等；由公關長負責分派工作，與總召協 調補充工作日程。 形象組 ：應用設計、展場規劃、機構執行、影片製作、儲備人力等；由形象長負責分 派工作，與總召協調他組工作日程之配合。 四、畢籌會會議流程 1. 應畢業提報需求，於三年級上學期期中，成立畢業籌備會，至少每月進行 1次會 議，除第一次會議由指導老師訂定外，其餘由畢籌會成員共同訂定，如因活動需 求則可增設臨時會議。 2. 會議前兩週制定會議流程，會議前一週發送會議邀請函至老師、幹部、同學信箱； 除第一次會議外，皆邀請各班同學參與會議（如無自願，由抽籤決定兩位參與同 學）。 3. 會議標準流程有司儀、主席、參與師長、各幹部及同學，簽到時間為 15分鐘； 副召為司儀需將各流程清楚口述，總召負責會議主席，宣布表定流程內容及事項。 4. 會議需先將重點事項傳達後，即由各組宣布目前進度、未來日程規劃（如為重點 事項，需