缴库作业 - 总务处.PPT

一、收料作業二、檢驗作業三、付款作業四、標售作業 報告人：吳允傑 採購、收料、檢驗及付款作業簡圖(一般案件) 一、收料作業 總務處 1.廠商交貨時將於警衛室管制，廠商須於警衛室由工讀生辦理列印收料單及換證事宜，並於完成後如屬直卸現場(系上)或大型貨物者將由請購人員或單位助理、技士取貨，一般案件則由總務處收貨 。 2.上述各單位收貨人員務必於收料單現場簽收人欄位簽名並註記收料數量，並將收料單交回送貨人員，以利辦理出校事宜。 3.一般貨品由總務處資材收貨並聯繫請購人員自總務處取貨。 4.屬直卸現場發票隨貨品到系上(不經總務處者)或廠商於交貨時未隨貨品付上發票，而於事後補寄於系上，各單位需將發票儘速送回總務處，以利辦理付款作業。 5.請購單位於廠商交貨時，若發現送貨人員未檢附收料單，請勿收貨，應轉知送貨人員至警衛室辦理列印收料單事宜後才可收貨。 檢驗及試車檢驗作業 總務處 1.總務處將於收料隔天連同檢驗單送各單位核簽，請各單位經辦人員務必於5日內完成檢驗作業，並檢附相關資料送回總務處，另各單位若收到由總務處送出之相關表單(收料及檢驗單)，但貨品尚未收到請務必儘速至總務處領貨。 2.針對檢驗品質不合格之物品，各單位應於MIS現場人員檢驗作業輸入不合格，以便採購部辦理廠商換料、退貨或扣款事宜。 (檢驗不合格MIS輸入) (檢驗不合格MIS輸入) 如處理方式若為”允收扣款”輸入%及金額，存檔後，由採購部與廠商詢議扣款金額。 上述作業完成後皆須由主管檢驗覆核，流程才可完成。 4.付款資料未檢附完成(如固定資產增加單、保固書及買賣合約書等)視同未檢驗完成，可於『MIS檢驗作業輸入檢驗不合格』，並於缺品質問件項目輸入所缺之文件，以利採購部通知廠商補齊相關文件，各單位應於廠商資料檢附完成後才可執行MIS檢驗輸入。 (檢驗缺品質文件MIS輸入) (檢驗缺品質文件MIS輸入) (檢驗缺品質文件MIS輸入) (檢驗缺品質文件MIS輸入)  (檢驗缺品質文件MIS輸入) 上述作業完成後皆須由主管檢驗覆核，流程才可完成。 5.為符合政府採購法驗收之要求，對獎補助案件，總務處辦理收料後，隔天列印出檢驗通知單或材料檢驗表，加蓋核簽欄位章，請各單位負責人於會驗人員及檢驗通知單之檢驗欄位簽章。 6.檢驗案件如遇其他原因需修訂檢驗日期，可於『MIS付款進度修訂』展延檢驗日期，但須由現場主管權限輸入，現場人員無法輸入。  (檢驗日期修訂MIS輸入) (檢驗日期修訂MIS輸入)  (檢驗日期修訂MIS輸入) 缺品質文件或檢驗不合格案件，無須修訂檢驗日期。 檢驗日期修訂以三次為限，，每次展延為10-15天不等(須以預定完成日為準)。 試車檢驗 試車檢驗報告 CHECK LIST CHECK LIST列印 試車報告覆核輸入 付款作業 總務處 總務處於收料隔日列印檢驗單連同『付款案件遞送清單』傳遞予各單位，各單位須依照案件性質，檢附付款案件遞送清單內之所需文件(且於請購單位欄位簽章)，並於檢驗完成後將該表單連同付款所需資料一併送回總務處辦理付款。 總務處將針對各單位所送之付款案件參照付款案件遞送清單之項目進行檢核 ，如發現遺漏資料，且已輸入檢驗完成之案件作紀錄並退回該單位。 (付款案件遞送清單) 3.各單位收到總務處轉寄之NOTES付款逾期催辦單，如原因為【整理付款逾期】，即表示該付款案件未送達總務處，請務必追蹤案件目前進度，，以避免被列為異常案件。 收料檢驗付款作業時效 結論 檢驗付款案件皆俱有時效性，一旦案件逾期系統將以NOTES跟催，請各單位經辦人員務必注意時效性，以避免案件產生異常。 QA 標售作業 總務處 配合叫貨作業 總務處 舊品繳回作業 總務處 請購案新品收料時，屬舊品繳回項目（MIS以材料編號管制），OA系統將轉出舊品繳回通知訊息。 請購之新品領用後，舊品需辦理全數繳回、部份新領部份繳回。 屬舊品繳回項目，經辦需點選自行經辦後輸入繳回數量再呈核傳簽。 若OA訊息傳送單位主管，務必告知主管須交辦給經辦處理，避免造成催辦。 採購案屬舊品繳回項目之OA通知 舊品繳回OA通知 舊品繳回作業-列印舊品催繳單 舊品繳回作業-舊品催繳單呈核 舊品繳回作業-現場繳庫 將舊品催繳單呈主管簽核後，送總務處資材銷案並存檔，另通知資材辦理舊品交運至倉庫存放。 屬固定資產設備項目，繳庫單位後續須辦理資產閒置，若無其他單位移轉即辦理標售作業。 標售清運後須辦理資產減損結案；若標售無廠商決標，即憑標售立案相關單據送資材，與前繳庫單歸檔結案。 繳庫作業 總務處 各單位固定資產標售後若無廠商報價，則辦理後續繳庫作業，由總務處統一以回收料辦理標售。 各單位辦理繳庫，須檢附表單如下： 固定資產繳庫單、固定資產減損明細表、閒置