企业档案管理办法手册-如何加强集团公司档案管理工作..doc

企业档案管理手册 为加强公司档案管理工作，严格工作制度、规范工作秩序、严肃工作纪律，提高档案管理水平，特制定本管理办法。 总 则 第一条 为了加强公司档案管理，有效地保护和利用档案，为公司的经营和发展服务，进而带动公司档案管理水平上个台阶，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，结合本公司实际情况，制定本管理办法。 第二条 公司的档案管理分为一和二级两部分。一级档案是指公司在基本建设、经营发展、党政管理、会计工作等各项活动中形成的具有利用、保存价值的各种文字、图表、图纸、声像以及其他不同载体，不同形式的历史记录。二级档案是指公司在进行主营业务以及基本建设、党政管理、经济活动、会计工作中形成的具有利用、保存价值的各种文字、图表、图纸、声像以及其他不同载体，不同形式的历史记录。 根据公司的实际情况和档案目标管理的要求，将档案统一划分为十六大类作为档案管理的范畴。它们分别是：党群工作类、决策类、监督类、行政管理类、经营管理类、营销贸易类、生产管理类、产品类、科学技术类、设备仪器类、基本建设类、会计档案类、员工档案类、实物档案类、声像档案类及电子档案类。 第三条 公司档案工作的基本任务是贯彻国家关于档案工作的方针、政策和指示精神，遵循档案工作统一领导，分级管理的原则，维护公司档案的完整、准确、系统、安全，为发展公司的事业服务。 第四条 档案工作是各项管理工作的重要组成部分，纳入公司工作的发展规划和年度工作计划中，保证档案管理职能、人员编制和经费适应整个公司档案工作发展的需求。 管理体制与职责 第五条 公司应设置专人专岗负责档案管理工作，，根据公司自身的情况对档案进行管理。 公司的档案工作在主管经理的领导下，实行档案工作集中统一管理，统筹规划、组织协调、统一制度；同时又是收集、保管公司档案和提供利用服务的职能部门，并对各部门立卷归档工作进行指导和监督。 第六条 各部门应明确一名部门领导负责本部门档案工作，并负责本办法在该部门业务范围内的贯彻实施；各部门应设立一名兼职档案员，负责做好本部门档案工作，并定期将整理好的档案移交档案室。 第七条 本办法第二条所列档案大类，根据各部门业务范围，其具体负责的各类档案为： （一）公司办负责行政管理类、经营管理类中经营决策档案、设备档案、实物档案、声像档案及电子档案的收集、积累、整理和归类。 （二）人力资源部负责人事档案、劳动人事方面档案的收集、整理和归类，人事档案由人力资源部负责该档案的保管和利用。 （三）财务部负责监督类中审计管理、经营管理类中财务管理及会计档案的收集、积累、整理和归类。 （四）资金部负责经营管理类财务管理中有关资金借款、担保等合同、协议的收集、积累、整理和归类。 （五）投资管理部负责决策类、经营管理类中投资管理档案的收集、积累、整理和 （六）贸易部负责营销贸易类中经营贸易档案的收集、积累、整理和 第八条 归档时间 （一）管理类、营销贸易类：一般每年三月各部门将上年度工作形成的文件材料收集、整理、立卷归档五月底前交档案室，由档案专管干部统一编目。 （二）设备档案：应抓住设备开箱验收和安装、调试完毕两个环节，将随机文件材料和安装、调试过程中形成的文件材料由专人收集，交档案员归档。设备档案应保证该设备资料齐全，使用完毕后及时立卷归档，设备维修记录按年归档。 （三）工程档案：要分阶段收集、整理，并在竣工验收时完成全部档案立卷归档工作。工程项目验收结束后6个月内移交档案室。 （四）会计档案：由公司财会负责收集归档，在财会处保存一年后于次年五月底前送公司档案室统一保管，此外并重视收集相关法律、法规、享受优惠的政策等。 （五）实物档案：当证书、奖状、奖杯等实物档案形成时即进行收集、存档，或将其复印件存档，实物办理借出手续后进行张贴或悬挂。 （六）声像档案：平时将反映公司主要职能活动的照片、录音带、录像带及时收集、整理、归类，于每年六月将上一年度的声像档案进行归档。 （七）电子档案：每年三月将上年度形成的反映本公司主要职能活动、存有重要数据信息的磁盘、光盘进行收集、整理、归类，五月底前交公司档案室 第九条 为完善公司档案管理工作，根据各自的特点，应制定一系列相关档案管理制度，做到公司的档案管理有法可依、有制度可依。 本办法所规定的工作制度有：各类档案的归档制度、管理制度、档案管理人员的岗位责任制、考核奖惩办法及档案的分类及编号办法。各部门必须认真贯彻执行，不得违反。 第三章 档案管理队伍建设及培训 第十条 根据公司经营业务的发展和档案目标管理的要求，公司应配备具备档案专业大专以上学历的专职档案人员，各部门及各档案管理人员在上岗前须经过档案岗位培训。培训的内容包括宣传贯彻《中华人民共