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关注电子制单在国际贸易实务中应用进入二十世纪80年代后,随着计算机技术在国际商务制单工作中的应用,单证的制作速度大大提高,电子制单使国际贸易的交易管理做到无纸化、网络化。进出口商可直接通过因特网办理与银行、保险、税务、运输各方有关的电子票据和电子单证,完成部分或全部的结算以及索赔等工作,大大节省了交易过程的时间和费用。国际贸易运作效率也随之迅速提升,有力地推动了国际贸易的发展。 一、国际贸易传统单证制作方法及问题 传统的国际贸易程序,特别是国际贸易单证是由19世纪沿袭而来,其内容十分繁杂,且单据内容大约有80%的相同。譬如:货物名称、数量、收货人、发货人、启运地、目的地等等。这些相同的内容,在每缮制一种单据时,就需一再重复进行核对,如有填错时,又需要逐一更正。据联合国有关机构若干年前的统计,全世界每年耗于单证的经济支出可达16亿美元之巨,人力的消耗更是不可胜计。在美国,平均制单费用要占到货物价值的7.5%左右。即使如此,还避免不了出现差错。传统的制单方式主要有: (一)用英文打字机来制单 这是最传统的制单方式。即用英文打字机将需要缮制的内容打印在已事先印制好的各式空白单证上。这种方法的优点是直观、易懂、易操作、投资少。目前我国都仍有许多外经贸公司还在采用打字机来制作单证。但其突出的弊端是完全相同的项目内容在不同的单证中体现时必须重复制作,同一份单据需要多份时也必须进行重复制作。此外,由于打印出的内容无法储存、插入?删除或修改,因而一份单据只要一处出错就必须重新缮制,此种方式下的外贸制单就成为一项相当繁琐而费时的工作。由于人为因素的影响,同一数据的多次录入可能出现错误,从而导致一宗贸易单证的单单不符现象增多。传统方式下的外贸手工制单是一项专业性强而又相当繁琐、细致的工作,稍有不慎填写错误就可能给企业带来重大的损失。据商务部权威人士表述,我国每年因单证原因造成的收款呆账达150亿美元之巨,约占出口贸易额的1%。 (二)套合式一次制单法 鉴于英文打字机在制单工作中的上述缺陷,国际贸易界的有识之士在上个世纪50年代提出了国际贸易单证的简化和标准化构想,配合这一构想的制单方式也因此发生了变革。瑞典发明的“套合式”单证格式和“一次制单法”,在1960年得到联合国经济委员会的接纳,被定名为“欧洲经济委员会样版”,1973年又被联合国经济社会理事会采纳。1978年联合国贸发会又作出决议,把“欧洲经济委员会样版”命名为“联合国贸易单证样版”,从而进一步推动了世界性单证制作的简化和标准化的运动。这种制单方法是把所有需要制作的单据都收编在一个“套合一致的单证系列”(Aligned Document System)之中,这个单据系列由总单证(Master Document)、“子单证”(Sub Document)和遮盖板(Cover Board)三个部分组成。制单时,先把各项资料用打字机填入总单证的各个栏目中,经复检无误并由负责人签字后,便可送入复印机或影印机,复印机或影印机把总单证上的多种资料项目转移到各种子单证上,不同的遮盖板预先套放在总单证上,然后复印到 相应各子单证上,不同的遮盖板挡去总单证中与各子单证无关的资料。一套贸易单证经过上述程序制成后,需要多少副本任由人掌握,无需再重复缮制。 一步制单法较之打字机制单方式的突出优点是可以避免同一项内容在不同单证中的重复缮制和重复审核,以及同一单证需要多份时的重复缮制和重复审核,因此,在节省人力和物力上有了相当的进步。但随着国际贸易的不断发展,单证工作量也在迅速增加,单证人员的工作强度也在增加,加上单证本身种类繁多,要求复杂,在具体的单证工作中差错时有发生,影响了进出口业务发展的进程。这就对传统的制单方式提出了挑战。 二、国际贸易电子制单的快速发展 随着信息时代的来临以及全球因特网的兴起,作为因特网应用最广泛的电子商务,正日益受到世界组织、各国政府和企业界的重视。单证的简化工作,近年来发展迅速,世界上许多国家的商会或其他机构也设立单据委员会或单证标准化组织,研究和探讨有关单证制作的法律和具体技术问题。并且除了在西方工业国家外,新加坡、印度、泰国、香港等国家和地区也取得了一些成果。特别是进入80年代以后,计算机技术在各行业的应用取得了飞速的发展和显著的成效。由于计算机具有储存量大、记忆力强?运算能力强和编辑性能强等优点,因而很快就被利用到外贸单证制作中。 1.利用当时的通用软件包(如WORK-STAR SYMPHONY,LOTUS等)制单。制作时,首先输入所要求的单证格式和各项内容,然后设置出打印格式,最后,将要打印的各项信息用打印机打印在预先准备好的空白单证上。也可以根据要求设计出某一种完整的单证并自动打印在白纸上。 2.利用计算机