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细 节 决 定 品 质，品 质 决 定 价 值 公司内部如何发送邮件 部 门：企管中心 时 间：10月16日 培训人：李巍华 如何发送邮件 思考： 培训目录 1.正确使用发送、抄送及密送 2.如何写主题 3.如何写正文 4.如何写结束签名 5.附件 6.回复技巧 正确使用发送，抄送，暗送 . To的人（收件人）是要受理这封邮件所涉及的主要问题，理应对邮件予以回复响应。 而抄送的人则只是需要知道这回事，一般情况抄送的人不需要对邮件予以响应，如果抄送的人有建议，可以回Email，或者抄送的人是收件人的直属上级需要协助解决邮件问题并督促收件人及时回复（例如沟通单） 暗送，即收信人是不知道你发给了暗送的人。邮件的其它收件人看不到暗送人的名字。 公司邮件内容主要分为两类一是问题沟通类二是信息类。包括报告、申请、征求意见稿、非正式的小范围的通知、报表、工作小结等。 一、问题沟通类是以问题沟通单位形式出现。 正确使用发送，抄送，暗送 类别 发送 抄送 备注 公司内 问题责任人 问题部门责任人、企管部（文员或经理） 一般不需抄送总经理 公司间 问题责任人 问题部门责任人、总经理、企管部（文员或经理） 受双重领导的部门应当根据沟通单内容，即针对具体业务活动的职权归属可酌情抄送给系统负责人。问题责任人非企管部的沟通单不需抄送企管中心。不需抄送总裁及执行总裁。 公司与总部 问题责任人 系统负责人、总经理、企管中心专员 不需抄送总裁及执行总裁。 公司（总部）间问题沟通单未按时处理投诉 企管中心负责人 企管中心专员 企管中心负责对未按时处理责任人处罚。 沟通单的发送与抄送 二、信息类邮件（包括报告、申请、征求意见稿、非正式的小范围的通知、报表、工作小结等） （一）关于主送 应根据邮件的内容及发件、收件人的隶属关系及职权范围确定收件人。 确定收件人规范是： （1）请示，报告、工作小结、报表等一般只写一个抄送人即直属上级，如上级有要求可同时抄送平行部门，否则无需抄送。 除隔级负责人直接交办的事项外，一般不需主送必要时可抄送给隔级负责人。 （2）受双重领导的员工向上级发邮件，应当根据邮件内容，即针对具体业务活动的职权归属写明主送人和抄送人。 例如员工一天以上三天以内假期申请，依据流程主送应是所在公司总经理，抄送为所在公司企管部，所在部门负责人，如请假员工为部门负责人则抄送为所在公司企管部、所在系统负责人。 （二）关于抄送 抄送范围得当，有助于邮件处理，否则将贻误沟通或造成人力、物力的浪费。 1．应当抄送的情况 （1）除主送人外，需要监督执行或知晓邮件的其他人，应列为抄送人； （2）向下级或者本系统的重要行文，应当同时抄送直属上级； （3）上级向受双重领导的下级发邮件，必要时应当抄送其另一个上级； （4）下级因特殊情况必须越级请示时，应抄送被越过的上级； （5）上级越级向下级行文时，可以抄送受文下级的直属上级。 2．不应当抄送的情况 凡与邮件办理无关的人一律不予抄送。 ?? 正确使用发送，抄送，密送 1.发送邮件时要明确收件人的范围，不遗漏需要发送的人，不发给无关人员。 2. 连续回复、转发邮件，要重新整理和明确邮件内容，避免沟通有误，邮件发送前，检查一遍，确认无误后再发。（不要将回复了十多层的邮件直接转发） 提问：例如一份关于“**公司年底盘点时间安排”的邮件，应由谁发出？主送给谁？抄送给谁？ 正确使用发送，抄送，密送 1.邮件一定要有主题，要简短，不宜冗长。主题是正文的中心思想的提炼，即便于日后查询也便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。 2.标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！” 3.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。 4.可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* ！”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 5.回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题。 6、最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题 。 ? 如 何 写 主 题 提问：如何定义主题？张三周总结、张三8月周总结、张三8月第2周工作总结、张三2010年8月第2周总结 如 何 写 正 文 1.正文内容包含：收