第九课查阅文档.DOC

第九课　查阅文档 目 录 （按住ctrl键，鼠标左键单击任意标题，则立即进入相应标题的页面） 第一节　文档结构图和大纲级别 - 1 - 第二节　定位和浏览 - 2 - 第三节　插入目录 - 3 - 第四节　视图的介绍 - 4 - 　　在Word里查阅文档比较简单，打开“视图”菜单，单击“文档结构图”命令(图1)，在页面视图中打开文档结构图，左边是文档结构图，单击这里的条目，可以把光标定位到文档中相应的位置。不过左边文档结构图中出现的是大纲级别，不是正文的段落。 　　　　 图1 　　　　　　　　　　　　图2 　　大纲级别是段落格式的一个选项，前面没有接触到，右边是稿件的原稿，左边的文档结构图中没有任何的文字，打开“格式”菜单，单击“段落”命令(图2)，打开“段落”对话框，在 “大纲级别”的下拉列表框中选择“2级”(图3)，单击“确定”按钮，这个段落就在左边的文档结构图中出现了；把下面段落的大纲级别设置为“2级”，这个段落也出现在了文档结构图的列表中。 图3 　　Word共将段落分成了十个级别，其中只有正文一级不会在文档结构图中出现，而从第一级到第九级的大纲级别是从属的关系，这个2级大纲归属于1级来管，单击这个减号，可以把层级折叠起来，而且减号变成了加号，单击加号，层级又展开了。 　　事实上一般文档多数用样式来排版，而通常在样式中已经包含了大纲级别的设置，因此只要应用了标准的样式排版，就可以在任何时候方便地查阅文档。 ?　　文档中的表格、图表、图片等可以使用浏览和定位，打开“编辑”菜单，单击“定位”命令，打开“定位”对话框，从“定位目标”列表中选择目标，单击“下一处”按钮，光标会自动在下一个表格处停住，单击“关闭”按钮，就可以看到表格了(图4)。 图4 　　使用浏览来也可以直接查看这些对象，Ctrl+PageUp和Ctrl+PageDown是浏览的快捷键，默认的浏览方式是按页浏览。实际上还可以按表格、域、图形、标题、节、脚注、尾注、批注、编辑位置等来浏览。单击垂直滚动条上的“选择浏览对象”按钮（图5)，在打开的面板中选择“按标题浏览”，单击滚动条上的有两个下箭头的按钮，光标到了下一个标题处，单击有两个上箭头的按钮，光标到了上一个标题处。这时两个快捷键“Ctrl+PageUp和Ctrl+PageDown”也可以起到同样的效果。 　 　　在Word中可以对一个编辑和排版完成的稿件自动生成目录。 　　把光标定位到文档的最后，打开“插入”菜单，单击“索引和目录”命令，单击“目录”选项卡，这里的目录设置是按照样式来进行的，单击“格式”下拉列表框，选择“简单”，选中“页码右对齐”前的复选框，单击“制表符前导符”下拉列表框，选择圆点，单击“确定”按钮，Word就自动生成了文档的目录(图6)。就像文档结构图一样，可以通过单击这些目录的条目直接跳转到文档中相应的位置。 　　 图6 　　所有的图形或表格也可以列一个目录，首先要给每一个图形对象加上一个题注：选择要在索引中出现的图形对象，打开“插入”菜单，单击“题注”命令，打开“题注”对话框(图7)，在“题注”输入框中对象编号的右边输入题注的内容，单击“确定”按钮，然后同样在其它的对象上都加上题注，将光标定位要插入索引的地方，打开“插入”菜单，单击“索引和目录”命令，单击“图表目录”选项卡，这里的设置和前面文档目录很相似，不做什么改变，单击“确定”按钮，就在文档中加入了一个图形的目录，单击相应的目录可以到达相应的图形处。 图7 　　在Word中一共有四种视图，通常使用的是页面视图，它以页面的形式显示编辑的文档，所有的图形对象都可以在这里完整地显示出来，因此也是平时用得最多的。 　　在使用了文档结构图之后，文档的内容经常无法在屏幕上完全显示出来，这时可以使用普通视图或大纲视图：单击水平滚动条左边的“普通视图”按钮，切换到普通视图中。每个视图都有不同的设置，在“文档结构图”的视图中，打开“工具”菜单，单击“选项”命令，选中“大纲视图和普通视图选项”选择区中“窗口中自动换行”前的复选框(图8)，单击“确定”按钮，在文档的内容就在窗口中完全显示出来了。 图8 　　在普通视图中因为不像页面视图中那样一页一页看上去那么明显，因此它的分页使用一条虚线来表示。另外在普通视图中无法看到图形对象、插入的页码、页眉和页脚等内容，也不能进行竖向的排版，所以这个视图通常用来进行文字的输入、编辑和查阅纯文字的文档等。 　　Web版式视图的最大优点是联机阅读方便，它不以实际打印的效果显示文字，而是将文字显示得大一些，并使段落自动换行以适应当前窗口的大小，而且只有它可以添加文档背景颜色和图案。 　　大纲视图中在每一个段落的前面都有一个标记，不过在大纲视图中查看和重新组织文档的内容都是非常方便；它跟文档结构图有些像