漳州市物业档案管理存在的问题及对策研究.pdfVIP

_物业研究lP Research 现代物业·新建设2014年第13卷第6期 roperty 漳州市物业档案管理存在的问题及对策研究 陈萱萱 (漳州市城市建设档案馆．福建漳州363000) 摘 要：物业档案管理是指物业服务企业对物业在开发及开发完成后管理的过程中形成的作为原始记录的各项档案资 料进行收集、整理及保管。本文研究了漳州市目前物业服务企业在进行档案管理的过程中存在的问题并提出改善对 策。 关键词：物业服务；档案管理；资料 中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1671—8089(2014)06—0122—02 物业档案是指物业管理工作中所需要存档的文件，包 计费方式、收费依据和标准；管理规约和住宅专项维修资 括房屋设计建造情况，房屋给排水电气等设备情况，物业业 金管理使用等公众制度和相关资料。 主或使用人基本情况以及物业服务企业在物业管理经营活动 2、业主或物业使用人入住后不断形成并补充的相关 中产生的具有查询利用价值的历史记录，包括各种文字、图 资料。 表、声像、实物、电子文档等各种文件。物业管理工作正式 3、物业服务企业或物业管理项目行政、人事、财务 开展后，几乎每一个环节都离不开物业档案。因此，建立操 管理等方面文件以及物业管理各项应急预案、各岗位工作 作简易、格式规范、便于存放并且便于查看的物业档案，是 制度、作业指导书和考核办法等。 每个物业服务企业进行物业档案管理的目标。 4、已经完成的业主和使用人对物业管理服务报修、 求助、建议、问询、质疑、投诉等各类处理记录；物业维 一、物业档案的主要内容 修文件、物业租赁文件、物业装饰装修管理资料、物业巡 (一)物业承接查验时移交的物业工程方面以及共用 查记录和其他物业管理服务资料等。 设施设备方面的物业基础档案，主要包括： 5、社区文化活动、便民服务以多种经营活动形成的 1、项目建设资料。如位置及周围关系示意图；工程地 相关资料等。 质示意图；现状图；土地使用规划图；各项专业规划图；近 期建设规划图和规划说明书、环保评估报告等六图二书，建 二、目前我市在物业档案管理过程中存在的问题 设用地规划许可证、建设工程规划许可证、建筑工程施工许 (一)我市大部分物业服务企业资质较低，对档案管 可证、国有土地使用证、商品房销售(预售)许可证等建设 理的认识重视程度不够 五证以及竣工验收备案表，面积核准单等。 目前漳州市物业档案相对完整和管理比较规范的企业 2、业主和住户资料，房屋销售(租赁)合同，业主和项目还较少，且主要集中在有创建物业管理示范项目的 住户及其他居住人员的身份证明、情况简介、通讯方式、 企业和项目，大部分物业服务企业属于三级资质企业，未 业主住户机动车登记表等。 专门设置物业档案管理人员岗位，也未建立相关配套的物 3、物业相关装修资料。 业档案管理制度和规范。截至2013年，漳少H市实施物业管 4、物业管理服务中，各项工作记录、单据、维修保 理的项目共有411个，市级以上物业管理示范项目仅有41 养计划表、各项检查表格等。 个，仅占10％，且他们的档案也大多是在创建示范项目时 5、各项相关合约、合同等资料。 才根据创建标准要求对物业档案进行梳理和重建。这主要 (二)物业服务企业日常运用管理服务形成的管理文 因为实际工作中，建设单位对物业管理资料的移交工作往 件和物业管理实际操作形成的各种专业性文件所形成的物 往不重视，存在移交不及时或不全面的现象，而物业服务 业服务档案，主要包括： 企业也常常因为是“父子”关系企业，不重视接管时的移