办公室巧妙使用Word制作标准格式公文模板操作实例.doc

办公室巧妙使用Word制作标准格式公文模板操作实例 办公室巧妙使用Word制作标准格式公文模板操作实例 2012年4月16日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word软件印制和办理公文。本文作者就Word软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。 　　一、具体操作流程及内容 　　（一）页面设置。 　　1.新建一个word文档，单击文件页面设置，打开页面设置对话框，选择纸张选项卡，把纸张大小设置为A4。 　　2.选择页边距选项卡，首先在页码范围设置栏的下拉选项中选择对称页边距，然后在方向设置栏中选择纵向，然后在页边距设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm，左2.8cm，右2.6cm。最后点确定。计算公式为：标准A4纸张297mm210mm，版心高度297mm-37mm-35mm=225mm，版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm225mm。版心总体居于A4略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。 　　（二）制作发文机关标识。 　　1.在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值）都设置为99.5磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为无框线。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012版党政机关公文条例及规范，取消以往上本文由论文联盟http://www.LWlM.cOm收集整理行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。 　　2.在文档的第二行输入XX公司文件，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击格式字体，选择字体选项卡，在中文字体选择框中，选择小标宋（或用宋体代替），在字形选择框中选择常规，在字号选择框中直接输入62，即单个字的宽和高都是62磅，也就是22mm，在字体颜色选择框中选择红色；选择字符间距选项，在缩放选择框中选择68%，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击确定，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm15mm，主要由于99版国标中国务院文件是此标准，而2012版国标未对发文机关标志规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。 　　3.选中第二行，把第二行的行距设置成固定值62磅，单击确定。 　　（三）确定并标识发文字号。 　　1.在文档的第三行和第四行分别输入大小为3号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成固定值16磅，即3号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。 　　2.根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如XX司〔2014〕1号或XX厂〔2014〕1号，用3号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号〔〕括起。 　　3.选中第五行，并把第五行的行距设置成固定值16磅。 　　（四）红色分隔线。 　　1.在文档的第六行，输入一个大小为11磅即约4mm的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm处的规定。 　　2.选中第六行，并把第六行的行距设置为固定值11磅。 　　3.在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm-0.5mm的红色分隔线。单击插入图片自选图形，打开自选图形工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线双击横线，打开设置自选图形格式对话框，选择颜色与线条选项卡，设置线条颜色为红色，线条虚实为实线，线条粗细为1.0磅-1.5磅，即0.35mm-0.5mm。单击确定，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即2.8磅。 　　（五）设置标题。 　　1.在文档的第七行和第八行分别输入