信息系统开发中系统分析阶段的信息收集精要.docVIP

　　信息系统开发中系统分析阶段的信息收集精要|第1 内容显示中详细了解和深刻认识拟上马管理信息系统的企业之现状、发展方向、存在的问题和各级管理人员的信息需求是系统建设的重要基础。收集到真实、准确和适用的相关信息，是系统开发的第一阶段——系统分析阶段工作的重要内容。信息收集也是完成系统分析各项任务的基础。管理信息系统建设每个企业都各不相同，没有哪个系统可以完全按预定的规格和暨往的经验“克隆”出来。在系统建设中，建设者首先必须收集信息，了解情况，明确问题和目标，视具体情况决定工作方针。虽然，企业通常都有各种文件、档案等书面材料以记载其各项活动的内容与管理状况。但正式的书面材料难以生动、具体反映企业当前的和潜在的问题，且不少文件内容早已过时。显然做好信息收集工作是系统建设的首要任务。 1、进行系统分析所需用信息的种类 系统分析工作需要收集的信息可分为4类，即：有关企业的信息、有关人的信息、有关工作的信息和有关环境的信息。 （1）有关企业的信息，主要包括： ①企业的任务、目标与发展战略。包括对企业的任务、宗旨的总陈述，企业在未来几年内（如5～10年）的发展战略目标，为实现整体和长远目标的发展重点与主要措施。这些内容反映了整个企业的产业导向与工作基调，为系统开发工作目标与内容的确定提供依据。 ②企业的结构。反映了企业内部的管理机制、职能分配和各管理部门、层次之间的关系。管理信息系统是为实现企业的目标服务的。了解企业结构问题的重点在于企业目标与结构的关系。如果现有企业结构在支持企业的整体目标方面存在反动力，就必须收集有关信息以明确问题所在。一般可查阅企业的组织结构图。如果现有组织结构图过粗或与实际不符之处，就必须进行修改或重建。 ③职能部门的目标与宗旨。职能部门是整个企业组织的子系统。如各班组、科室、处、部以及其他固定的和临时的下属组织都有自己的目标和宗旨。必须了解各下属组织的目标是怎样符合或者不符合整个组织的目标的。必须弄清系统中各类信息的内容与流向。 ④规章制度与攻策。指企业进行业务活动的规则与指导方针，是为实现企业的整体目标服务的。管理信息系统应该贯彻执行这些规章制度与政策，就必须了解其内容与企业整体目标的关系和实际工作中的执行情况，认识这些规定对组织的当前工作和未来发展的影响。明文规定的和实际执行的规章制度与政策有时会有差别，必须收集有关差异性的信息。 （2）有关人的信息，主要包括： ①权利与责任。管理信息系统的建设与运行，必须与各级管理者的权利与责任相匹配，才能支持管理决策活动。系统建设与运用的成功与否，取决于管理者的支持程度。因此，必须弄清来自何方的支持是整个系统和各有关部分成功的关键。 ②岗位任务。在调查现有系统的工作程序和方法时，应该了解组织的业务工作进行过程中，每个人实际在做什么。要收集各项工作内容的文件。但文件上的规定和实际情况常有差别。因此要了解各种岗位的实际工作情况。 ③人际关系。反映企业员工在工作中处于何种关系，如何相互协调与配合。可验证或纠正组织结构图或其他文件中规定的关系。但再我国这种传统的人情社会里往往私情重于制度，实际的信息传递的途径和组织结构图上描述的会不同。系统分析人员要了解实情，发现哪些联系是合理的、有利于实现组织目标的，哪些是不合理的、容易引起混乱和失误的。要促进有利于工作和组织发展的人际交流。通过了解人际关系发现可能阻碍组织工作的变革和新系统建设的关键人物。只要使关键人物理解和认可新系统的价值，就会影响其他人物。 ④信息需求。系统分析人员要了解每个人、每个岗位实际上需要哪些信息以及目前实际上能得到哪些信息，正确评价每一个人、每一个工作岗位的信息需求，比较需要的和收到的两者的差别，为下一步系统数据流图的建立与分析提供依据。 （3）有关工作的信息，包括： ①任务和工作流程。从原系统业务处理的全过程（而非每个点）了解数据资料在系统中传递与变换的步骤和各步的任务，这些信息集中描述了数据形式与内容。应特别注意上述过程与步骤中数据的结构和内容的变化。 ②进行工作的方法与程序。描述各个工作岗位做些什么，由谁做，用何种设备、遵循什么规则、作业怎样安排。上述信息集中描述了行为和程序。 ③工作安排和工作量。在给定时间内完成多少工作，这一信息对于建立信息系统是至关重要的。还要了解工作的高峰期和低谷期。 ④绩效评价原则。指用于计划进度和工作量，包括质量、可靠性、准确性及其他信息处理工作评测的标准指标。指标要求和实际业绩表现这两方面的信息均需采集并要进行比较，以发现工作质量与其他方面的问题。在现有系统中要设置某些检测点或控制点，了解系统表现并按特定准则进行评价。 （4）有关工作环境的信息：主要包括工作地的设施布局方面的信息和文件、表格、传输数据和人员在工作地的设置和流动情况以及可用公共设施、专用仪设备等资源。 以上是系统