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第6学时 优 化 邮 件 个性化你的邮件是邮件的重要任务之一。例如，可以从 N o t e s 的几个可用的信头中选择一 个信头。还可以决定除了你之外，还有谁能够为你阅读和回信。 为更有效地操作邮件，可以设置一些规则。这些规则规定如何处理从某人或某群组来的 邮件。还可以创建信纸来处理重复的邮件。该信纸的作用就像格式信件。电话邮件也可以通 过邮件发送，以代替把信件纸片留在某人的办公桌上。如果将要离开办公室一段时间，可以 设置邮件使其他人知道你外出了，直到回来之前暂时不能够回信。 除了信头和信纸之外，在这个学时中我们还将要学习下列主题： • 操作定则。 • 使用“离开办公室代理”。 • 生成电话邮件。 • 创建链接文档，添加签名和创建邮件书签。 • 指定你的邮件如何被其他人处理的惯用选项。 6.1 选择信头 信头是与你的姓名一道出现在邮件便笺顶部的图形，如图 6 - 1所示。有一些预先精确定义 的信头样式可用，修改信头也是一项简单的事情。 图6-1 这个新的邮件显示了 w a n g q d 的邮件信头 要选择邮件信头的类型，可以打开邮件数据库并选择“操作”菜单中“工具”子菜单的 “惯用选项”命令。从打开的“惯用选项”对话框中选取“信头”选项卡，如图6 - 2所示。 当选择了需要使用的信头之后，单击“确定”按钮关闭该对话框。选择该信头之后，在 以后创建的所有便笺上都会显示这个新的信头。而在这之前创建的便笺仍然会继续显示老的 信头样式。保存的邮件信头总会显示它们创建时使用的信头，没有必要让它们也使用当前选 图6-2 可以在对话框的下面 部分预览选择的信头 择的信头。 当需要新的外观时，可以修改信头选项。如果想返回到第一次启动 N o t e s 时使用的默认样 式，可以选择Plain Te x t信头。 6.2 创建信笺 利用信笺可以重复多次使用格式和邮件接收者列表。例如，你有月份状况报告或状况报 告的摘要，需要将此报告发送给一组人，使这一组人每月接收到同样格式的信息。那么，这 个报告就是应用信笺的最好场合。 要创建信笺，可按下列步骤操作： 1) 打开邮件数据库，并选择“信笺”视图。 2) 单击操作栏上的“新建信笺”按钮。 3) 在打开的“新建信笺”对话框中，可以选择一个模板。从“便笺信笺”或“个人信笺” 两者中任意选择一个。该便笺信笺使用当前选取的信头，并且外观就像具有同样标题的信息 和RT F文本域（主体）的信头一样。个人信笺包括与你的信头一样的信息。除此之外，还包 括三种为添加图形或格式化文本的 RT F 文本域（一个在标题中，一个在页脚中，另一个就是 主体）。 4) 每次填写使用这个信笺时都要包括同样的信息，即包括在便笺主体中的信息。 5) 单击操作栏上的“保存”按钮，这时将弹出如图 6 - 3所示的对话框，询问信笺的名称。 图6-3 必须在对话框中输入 所创建的信笺的名称 6) 输入标题并单击“确定”按钮。 要使用的新信笺时，可以选择“操作”菜单中“新建便笺”子菜单的“新建便笺—使用 信笺”命令，或者从如图 6 - 4所示的“信笺”视图中，单击操作栏上的“新建便笺”按钮，从 打开的菜单中选择“新建便笺—使用信笺”按钮。 图6-4 信笺视图列出通过模 板上的信笺创建和存 储的信笺 图6-5 当根据所创建的信笺 创建便笺时，可以选 择适当的信笺并单击 “确定 ”按钮 要修改信笺设计，可从“信笺”视图中选取它并单击操作栏上的“编辑”按钮，进行所 需要的修改并保存文档。要删除信笺，可在“信笺”视图中选取它，并单击“删除”操作 按钮。 6.3 操作定则 定则决定了怎样应用N o t e s处理收到的邮件。可通过用定义 N o t e s对接收到的便笺的操作的 方法来创建定则。在打开定则时， N o t e s对收到的符合定则条件的所有邮件都起作用。可以定 义对符合条件的便笺采取什么行动。例如，如果便笺有一个主题为“全国会议”时，定则就 会即时把它移动到“会议”文件夹中，而且你不必对所接收到以“全国会议”为主题的邮件 进行排序。 创建定则有两个部分。第一部分是指定定则的条件，或者指定 N o t e s 要监视的事情，例如 “如果发送者包含Jane Calabria ”。创建定则的第二部