高校科技档案卷改件的思考.pdfVIP

斟技档案管理研奔 中华人民共和国档案行业标准 《归档文 件整理规则》的实施，是我国国家机关档案工 作改革的一项重要举措，是档案管理进入了 一 个更新、更高境界的标志。科技档案能否实 现“卷改件”，人们对此忌讳莫深。面对传统科 技档案立卷繁琐复杂和效率低的局面，广大科 技档案工作者盼望改革。考虑到科技档案的 特殊性和复杂性，人们又不敢越雷池一步，不 少学校在实行 “卷改件”新标准时都特别强 调：“新规则是针对文书类档案的，学校的教 学、科研、基建、财会、设备、出版、人事等其他 类档案不能实施文件级管理。在这些门类中 实施，会造成档案管理的混乱”。果真如此吗? 我校在实施新规则整理文书档案的同时，开 始对科技档案逐步开展以“件”为单位的整理 分类．取得了令人满意的效果，现介绍给大家 共同分享。 一 、 科技档案与文书档案整理方式的异 同 1．科技档案与文书档案整理的同一性 传统的档案整理，都是以案卷作为基本 单元进行的。案卷是在一个全宗内，由相互联 系的若干文件组成，其特征是揭示了卷内文 件都具有某一共性。如：XX年人员情况统计 报表，这里面可能包含人事、组织、校办等单 位填报的各种人员情况报表；又如：图书馆施 工图案卷，里面又包含有诸如框架施工，电梯 楼道及门窗施工等图纸。这种共性应当说都 是可以拆分的，报表可以按不同单位的拆分 成一件，图纸可按每个施工方位拆分成件。其 它如科研项目、获奖成果、机械设备等档案都 可按此思路分成“件”来进行管理。 两类档案的另一个同一性表现在：二者 作为档案，在分类编码时都必须遵循“来源原 则”，即档案的形成单位是不同的，甚至是唯 一 的，这点具有特别的意义。比如文书档案的 人员报表可以来自多个单位，按“件”分，将分 别归到不同单位的档案袋(盒)里。以科技档 案按“来源原则”也可拆分到各个归档单位， 《科技档案)2oo8年第2期 9 斟技档案管理研穷 比如建筑图纸基本都由基建处归档．科研项目 (归档年份)一XX(档案性质)一XX(单位代码)一 成果都由科研处归档，机械设备可以由基建、 XXXX(件号)。归档年份用4位阿拉伯数字： 国资处等多个部门归档。 档案性质用拼音字母，如WS代表文书档案、 2．科技档案与文书档案整理的不同性 KY代表科技项目及成果档案、SB代表设备档 科技档案与文书档案最大的区别有三点： 案、CP代表产品档案等：单位代码可从01— 一 是科技档案专业性强．主要体现在形成领域