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浅谈房产档案馆社会功能实现摘要:房产档案馆的社会功能就是指档案馆面向社会面向公众所具有的档案服务功能。发挥房产档案馆社会功能创造社会效益是房产档案馆的生命力所在。在一般人的心目中,房产档案馆工作的现状与其他档案馆的现状相似,房产档案馆里的档案没什么大作用的。然而,随着房地产业的发展,房产档案部门是房产管理机构的重要组成部分,房产档案是房地产行政主管部门在房地产管理活动中形成的具有保存价值的历史记录,它对城市经济和房地产事业的发展具有十分重要的作用。 关键词:房产;档案馆;社会功能;实现 中图分类号:文献标识码:A 文章编号:1003-2851(2010)06-0253-02 近年来,随着房产市场的快速发展,房产档案馆以档案服务百姓、贴近百姓为宗旨,以创新档案服务为手段,不断提升房产档案管理水平,为房产事业的健康发展,保障房产权利人的合法权益,防范交易风险,推动住房制度改革和开征房地产税收,促进房地产市场繁荣,维护社会稳定做出了积极的贡献。特别是市民的购房消费观念形成以后,房产档案的作用很大。市民在购房,特别二00八年政府实行“新政”,市民在购房商品房、二手房、经济房等,经过房产档案馆查询,通过档案利用,房产档案馆其社会功能的发挥是作用越来越显现其社会价值,但还令人不满意的问题。 一、目前房产档案馆存在问题 (一)社会对房产档案馆的认知程度差 。人们对房产档案馆的性质、地位及其工作职能几乎一无所知。究竟是什么原因影响了人们对房产档案馆的认知程度,阻碍了档案馆社会功能的实现,主要是房产档案馆宣传工作没有到位。近几年房产档案部门在社会上开展了多层次的宣传活动。但这些宣传活动一般是针对房产工作自身而展开的,对房产档案馆的宣传却未能做到同步进行。另外档案工作者历来崇尚“默默无闻”,房产档案馆工作人员更是如此,只满足于踏踏实实地做好本职工作,从而影响到社会对房产档案馆的认知程度。 (二)服务水平不高。房产档案馆功能的实现主要体现在档案服务上。服务质量的高低必然会影响到房产档案馆社会功能的发挥。目前房产档案馆的服务水平尚有待提高。主要表现在: 1、利用方式单一 。对于房产档案馆来说坐等利用者上门,采取被动服务是主要的服务方式。而结合本区域内的中心工作提供主动服务,针对馆藏档案内容开展方便、快捷的档案咨询等行之有效的利用方式仍然没有真正付诸实施。 2、查询方法不简便 。虽然现在可以采用电脑查询,但许多档案的文字资料仍必需查阅手工档案,不能在电脑中一目了然。许多文字资料没有扫描进电脑,查阅仍比较繁琐。 3、编研工作缺乏成效 。对档案的排序、整理等工作以及相应的编研工作不够规范化、科学化。截止目前虽有一定数量的编研产品,但大部分为应付升级达标匆匆而就,质量不高,实用性不强,利用范围狭窄,利用效果不显著。因此编研工作没有发挥其应有的作用。 (三)房产档案馆社会功能发挥的局限 1、房产档案馆的档案涉及单位和个人的财产,有部分是涉及隐私,不能对外开放的档案,查档要提供相应的证件如本人持身份证、单位介绍信,对欲购二手房者需持购买合同和本人身份证,未签合同则不能满足需要。 2、整理进度慢、利用受限。房产档案管由于人员有限,采用手工作业,整理进度缓慢,查档会出现查档速度较慢的现象,使档案的利用受到一定的限制,查全率、查准率降低。另外由于以前使用的产权软件的系统的局限,纸质档案与电子文档有不符的现象,故查档准确率不能保证。 二、对策与措施 上述问题都在不同程度上妨碍了房产档案馆社会功能的实现。要改变现有状况充分发挥房产档案社会功能,笔者认为应结合房产档案馆档案的特点在以下几方面下功夫: (一)采取灵活多样的方式开展房产档案宣传工作 。第一、组织宣传活动。近几年档案工作开展得有声有色,面向公众而进行的宣传活动不深入。房产档案馆应抓住每一个机会向社会展示自己。可通过悬挂条幅、印发图片、回答公众咨询、赠送纪念品以至举办宣传周、宣传月等方式强化公众对房产档案馆的认识;第二、借助新闻媒体的力量进行宣传。电台、电视台、报纸等新闻媒体是宣传房产档案馆的最佳场所,是沟通房产档案馆与社会公众的一座桥梁。房产档案馆与新闻工作者团结协作采取“广而告之”的方式向公众宣传房产档案馆及档案馆工作成果,介绍房产档案馆馆藏档案内容势必会收到良好的效果。 (二)做好房产档案馆各项业务工作,为充分发挥社会功能奠定基础。房产档案馆为社会提供服务使档案价值得以实现,从而发挥其社会功能,要通过各项业务工作的良好运转才能得以实现。因此,做好馆内各项业务工作是房产档案馆社会功能得以发挥的前提。 1、加强档案基础业务建设。针对房产档案馆档案多,整理速度跟不上,其主要原因缺乏专业人员。应组织专业人员,实施整理