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英文商务信函写作原则分析摘要： 本文通过对商务信函写作的基本点、写作原则及其以客户为中心的服务原则，从信息接受者的角度给予了分析、评价，并讨论了它的写作理论，从而提出商务信函发展的趋势，以求对英文商务信函写作有所启示。 关键词： 基本特点；以客户为中心；信息接受者 一、引言 改革开放以来，尤其是中国成功加入世界贸易组织之后，中国对高层次复合型国际商务英语人才的需求越来越大，越来越迫切。但目前具有广博的国际商务知识，并熟练商务英语技能的高级复合型人才为数不多。大多数要么只有国际商务的专业知识而没有良好的语言技能，要么只具有良好的语言技能而没有国际商务方面的专业知识。在这种情况下，中国的企业很难在国际市场上进行竞争，很难具备真正的国际竞争力。因此培养出一批具有扎实的语言技能又有国际商务技能的人才日益迫切，而在日常交往中，商务信函尤为频繁，尽管电话、电传和电报通讯方式已广泛使用，商业书信仍然是重要的通讯方式。事实上绝大部分的重要电话、电传和电报通讯，最后还要用书信来证实。它在商务交流中所起的作用日益增强。 二、英文商务信函写作的重要性和必要性 1．什么是商务信函？商务信函是一种常用的商务交往的媒介，其内容常常是一种业务安排，一个协议或一个合同的证件，它是一种通过人工、电脑或打字机“书写”来完成的人际交往。实际上商务信函是一种“推销”函，写信人总是在推销着什么，可能是一种产品、一项服务、一项专利、一个观念，或树立自己所在公司的形象等。商务信函是商务活动中不可缺少的环节之一。 2．什么是英文商务信函？英文商务信函是商务信函在国际间进行商务沟通的实际应用，它与商务信函是具体与一般的关系。商务信函写作为英文商务信函的写作提供了理论基础，同时还为其它类型的写作提供了模板和方法，因此具有概括性、一般性的特点，而英文商务信函是商务信函的理论应用于对外商务活动的具体实践，并丰富和发展了商务信函写作的理论。二者相辅相存。 三、怎样才能写好英文商务信函呢 英文商务信函的写作是商业活动中的一项基本活动，必须谨慎撰写。首先必须记住，你是在同你的客户进行交流，这种交谈成功与否，你的目的能否实现，关键取决于信函中信息的表达方式和内容。信函写得好，就可能为你赢得新的业务，有助于促进和发展同客户的关系，也能够消除彼此间的误会，缩小分歧，抚慰受到伤害的心灵等。反之，就可能会招致新的矛盾、失去客户，达不到信函的目的，同时也说明你不具备处理日常商务事务的能力，是一个失败者。其次还应具备较扎实的语言基础，特别是英语，在语言的使用上应记住一个原则，那就是能恰当地表达思想的语言就是好的语言，也就是应该用的语言。 不仅如此，要写好一篇英文商务信函，我们还应从其以客户为中心的服务原则、书写原则和基本特点等方面对其进行分析： 1．以客户为中心的服务原则：商务信函是否成功，是否写得好，关键在于作者能通过所写信函获得自己希望的结果，这就要求在实际商务活动中反复实践、不断总结经验，针对具体情况，进行具体分析，采用不同的对策，灵活运用相关规则。只有这样才能充分发挥好信函的作用。在拟就一封英文商务信函时首先考虑的原则，主要有以下四大方面：“注意”、“兴趣”、“意愿”、“行动”。在商务活动中，为了达到与对方交易的目的，首先必须引起对方“注意”，后挑起其“兴趣”。一封英文商务信函，无论措辞多么优美，内容多么完备，如果不能吸引对方注意，则一切枉然；即使对方注意到了，但有关提议或交易意向缺乏兴趣，亦是前功尽弃。因此，把“引起对方注意”，“挑起对方兴趣”作为拟定信函的两个点，应认真加以考虑，力求初获成功。然后进一步激发对方的“意愿”，使其愿对提议或交易产生意愿，为“深谈” 实际交易做好准备，最后则是采取令其满意的“行动”和灵活的优惠活动，给经办人佣金等，使其不仅能痛快地接受议案，采取具体的购买行动，而且还为今后的进一步交易打下了良好的基础。 2．书写原则：商务信函的目的就是希望引起读信人的兴趣，并且取得客户合作，因此在书写时可注意以下10个“C”，尽量使自己的信函达到更佳的效果。 1）明确（clarity）：明确是指作者用组织良好的语言，提供足够的信息，使读者能够充分理解自己的意图。通知性信函一般采用演绎或顺序。首先提出中心思想，然后通过提供部分必要的信息来实现明确性。在信函的内容中，从一点到另一点的推论要符合逻辑，所写的句子和段落要前后一致，要过渡自然。 2）具体（concreteness）：信函要写得生动、具体和明确，特别是要求对方做出明确反应的信，或是答复对方提出的要求或问题的信函，或是报盘、承诺等，要用词确切，恰到好处，各条款、观点应明确、不抽象、不笼统，与表达的意思相符。 3）完整（completeness）