英文正式信函中信头及信内地址写作技巧.docVIP

英文正式信函中信头及信内地址写作技巧摘要： 英文正式信函包括英文公函和商业信函，信函中信头和信内地址提供了发信人和收信人的详细信息，是信函的重要组成部分。本文通过举例，详细介绍了信头和信内地址使用的格式与语言，以便涉外活动人员能够准确地使用英文信函，促进工作。 关键词： 正式信函 英文公函 商业信函 信头 信内地址 英文信函分为私人信函和正式信函两种，其中正式信函包括英文公函和商业信函。英文公函和商业信函是政府间或企业间、企业与厂商以及企业与顾客间进行业务交往的重要途径之一。目前涉外活动中英文信函一般都要求用电脑整齐地打印。 因此从事涉外活动的人员必须熟悉英文公函和商业信函的格式和用语，对信件内容要精心安排，使格式整齐美观。在英文信函中信头和信内地址提供了发信人和收信人的详细信息，是英文公函和商业信函的重要组成部分，掌握它们的格式和用语就能对涉外工作起到良好的促进作用。 英文公函和商业书信通常有三种格式，分别是缩进式（Indented Style，英国人常用，现已渐不使用）、齐头式（Blocked Style，美国人常用）、混合式（Modified Style，使用频率较高）。采用不同格式，信头和信内地址的位置也有差异。下面便详细介绍公函和商业信函中信头和信内地址的格式和用语。 一、信头 信头的目的是使收信人一看便知道书信来自何处，便于复信和查阅，包括机关或企业名称、地址、电话、传真、电传号码等，西方国家中有些信笺上的信头甚至还有单位负责人的姓名、职务和职称等。 1.信笺。政府机关的公函和企业单位的业务信函一般都使用公用信笺，信头印在信笺的正上方居中或左对齐的位置。 （1）政府机关公函的信笺，一般指包括单位名称、地址和电话号码等。外交机构和政府高级官员信函的信笺通常还印有国徽。如： （2）商业信函的信笺的信头内容较细，除单位名称、地址、电话、传真、电传号码和电挂等外，有时还包括董事长的姓名、使用密码和其他相关细节。如： 注意：一些企业还加印业务标志和业务范围。 2.普通信纸。如果不是用印有信头的信笺，用一般的信纸写信时，可将发信单位名称、地址和日期打在信件的右上角，有时也将发信人姓名打在发信单位名称的上面。若字数较多，可从信纸中间或偏右的地方写起。若字数较少，可适当多向右移一些，使整个信端的重心落在右上角。如： 注意：英文公函和商务信函只有第一页需要信头，其他续页只用与尺寸相同的空白笺上或一般信纸上， 打上收信单位名称或收信人姓名、页码和日期。如： 二、信内地址 英文书信一般除在信封上写明收信人姓名、地址外，信笺上仍要重复一遍上述收信人姓名和地址，打在信笺的左上角，一般低于写信日期的1―6行处，最多不能超过12行，从左边的边缘打起，第一行的长度不能超过信笺的中央。但有些政府机构特别是外交机构，多把信内地址放在信笺的左下角。 收信人的姓名应使用全名，前面加上适当的头衔或一般称呼语。收信人如系机关、企业，名称较长时，可分为两行，第二行缩进两格。 收信人地址必须完整精确，并必须按照收信国家惯用的次序排列。通常使用的英语国家地址的排列顺序为：门牌号、街名、城市名、邮区号(美国常打在州名后)、国名；给美国公司去信时，必须写上州名。如： 注意: 1.发信时信内收信人姓名和地址必须要与信封上收信人的姓名、地址保持一致。 若为复信，信内收信人姓名、地址应与来信的信头一致，不得任意更动，这是商务礼貌。 2.信内地址中收信人姓名前的称呼、职务和头衔也有一些规则可以遵循。 （1）称呼通常用缩写。Mr.，Esq.，Messrs.，Mrs.，Ms.，Prof.，Rev.等通常只用缩写，而不用全称；其中Mr. 与Esq.均为“先生”的意思，但用法不同。首先，两者不能同时并用，其次Mr. 用在姓名之前，如Mr. T. H. Ting; Esq.英国人常用，在姓名之后，如T. H. Ting，Esq.。称呼女士时，Mrs.和Ms.必须要慎重选择。 Miss（小姐）只用全称，不用缩写。 称呼缩写的结尾字母若与全写字母的结尾字母相同，则缩写后面可以不加点。如Mr.与Mister，Dr与Doctor的结尾都是r，Mrs.与Mistress的结尾都是s，所以Mr，Dr，和Mrs等可以不加点，即：Mr. 或Mr，Dr. 或Dr，Mrs. 或Mrs。 （2）职务和头衔不可缩写。如Chairman（主席 ）， Secretary （秘书），Manager（经理）等。即使使用职务或头衔，称呼也不可以省略，要放在姓名之前。如：Mr. James，President（总裁詹姆斯先生），而不可以写成President James（詹姆斯总裁）。